Crea tu primer flujo de automatización

Las automatizaciones te ahorran horas cada semana. En lugar de acordarte de hacer seguimiento de un presupuesto o de agradecer a un cliente tras su evento, creas un flujo una sola vez y Joinways se encarga del resto, de forma indefinida y sin olvidos. Un flujo es una secuencia simple y legible: un disparador, condiciones opcionales, un retraso y una acción. Esta guía te acompaña paso a paso para construir tu primer flujo de principio a fin, ya sea desde una plantilla lista para usar o desde una página en blanco.

La idea central que debes recordar: describes una sola vez « cuando ocurra esto, espera X días, luego envía este email », y Joinways vigila continuamente todos tus eventos para ejecutar esa regla automáticamente cada vez que se aplica. Pasas de un seguimiento manual, que depende de tu memoria, a un seguimiento sistemático que funciona en segundo plano.

Requisitos

• Rol de propietario (Owner) — la gestión de automatizaciones está reservada a los propietarios del espacio de trabajo. Si eres miembro sin ese rol, la sección no aparecerá.
• Una conexión de email activa — necesaria para que la acción de envío de email funcione. Sin conexión, el flujo se disparará pero el envío fallará.
• Las automatizaciones se incluyen según tu plan; revisa tu plan si la sección está bloqueada.
• Algunos eventos ya creados en tu espacio, idealmente con un contacto y una dirección de email rellenados, para que las variables tengan datos reales que reemplazar.

Lo que vas a aprender

• Entender la estructura de un flujo (disparador, condición, retraso, acción)
• Crear un flujo desde una plantilla o desde cero
• Personalizar el email enviado con variables dinámicas
• Probar y activar tu flujo con seguridad
• Seguir las ejecuciones y resolver los envíos que no salen

Los bloques de un flujo

Antes de construir, tómate un minuto para visualizar los cuatro bloques. Cada flujo se lee de izquierda a derecha: partes de un disparador, filtras opcionalmente con una condición, esperas un retraso y ejecutas una acción. Entender este esqueleto hace que todo lo demás resulte evidente.

• Disparador — el evento que inicia el flujo: el fin de un evento o el cambio de estado de un evento. Es el punto de partida obligatorio.
• Condición — un filtro opcional: tipo de evento, lugar, número de invitados, email del contacto. Operadores « es igual a », « contiene », « está vacío »… La condición restringe el flujo a un subconjunto de eventos.
• Retraso — el número de días que esperar antes del siguiente paso (por ejemplo 2 días después del evento). Un retraso de 0 días ejecuta la acción inmediatamente.
• Acción — lo que Joinways ejecuta: enviar un email personalizado al cliente.

Crear un flujo desde una plantilla

La forma más rápida de empezar es desde una plantilla lista para usar. La plantilla rellena de antemano el disparador, el retraso y un borrador de email que solo tienes que adaptar a tu voz. Es el enfoque recomendado para un primer flujo.

1. Abre Ajustes > Automatizaciones.
2. Haz clic en Nuevo flujo y elige una plantilla (seguimiento posevento o seguimiento de presupuesto).
3. Adapta el asunto y el cuerpo del email a tu tono y a tu lugar.
4. Guarda, prueba y luego activa.

En cada paso, el editor te muestra el flujo ensamblado: puedes revisar el disparador que eligió la plantilla y ajustar el retraso sin empezar de cero.

Crear un flujo desde cero

Si ninguna plantilla se ajusta a tu necesidad, parte de una página en blanco. Entonces ensamblas tú mismo los cuatro bloques, en orden. Lleva algo más de tiempo, pero te da control total sobre el disparador, las condiciones y el contenido.

1. En Ajustes > Automatizaciones, haz clic en Nuevo flujo > Empezar desde cero.
2. Elige el disparador (p. ej. « Estado del evento cambiado » → « Confirmado »).
3. Añade una condición si hace falta (p. ej. tipo de evento igual a « Boda »).
4. Define un retraso (p. ej. 1 día después de la confirmación).
5. Añade la acción « Enviar un email » y redacta el mensaje.

Referencia de los bloques disponibles

Aquí tienes el inventario completo de las opciones que puedes ensamblar. Ten esta lista a mano al configurar: cada línea indica en una frase qué hace la opción.

• Disparador « Fin de un evento » — se dispara cuando un evento termina.
• Disparador « Cambio de estado » — se dispara cuando un evento pasa a un estado concreto (p. ej. Confirmado).
• Condición « Tipo de evento » — limita el flujo a un tipo dado (boda, seminario…).
• Condición « Lugar » — limita el flujo a un lugar concreto.
• Condición « Número de invitados » — filtra según el número de asistentes previsto.
• Condición « Email del contacto » — filtra según la dirección de email del contacto vinculado.
• Operador « es igual a » — el valor debe coincidir exactamente.
• Operador « contiene » — el valor debe incluir el texto indicado.
• Operador « está vacío » — el campo no debe contener ningún valor.
• Retraso (en días) — número de días de espera antes de la acción; 0 = inmediato.
• Acción « Enviar un email » — envía un email personalizado al cliente con asunto y cuerpo.

Personalizar el email con variables

Inserta variables para personalizar cada envío automáticamente. Se reemplazan por los datos reales del evento en el momento del envío, lo que hace único cada mensaje sin ninguna escritura manual:

• {client_name} — el nombre del cliente
• {event_title} — el título del evento
• {event_date} — la fecha del evento

Escribe tu email como una carta de verdad, colocando las variables donde deban aparecer el nombre, el título o la fecha. Si una variable no tiene datos correspondientes en un evento, simplemente se reemplaza por nada; asegúrate por tanto de que tus contactos estén bien rellenados.

Cómo funciona

Entre bastidores, Joinways vigila tus eventos de forma permanente. Esta es la mecánica, paso a paso, una vez que tu flujo está activo:

1. Un evento cumple la condición del disparador (termina o cambia su estado).
2. Joinways comprueba las condiciones: si no se cumplen, el flujo se detiene para ese evento.
3. El retraso comienza: Joinways espera el número de días configurado.
4. Al vencer, la acción se ejecuta: el email se compone reemplazando las variables y luego se envía.
5. La ejecución queda registrada en el historial del flujo.

Probar y activar

1. Haz clic en Enviar una prueba para recibir el email en tu dirección.
2. Revisa el asunto, el cuerpo y las variables reemplazadas.
3. Cambia el flujo a Activo. Se ejecutará automáticamente en cada disparo.

Seguir las ejecuciones

Cada flujo guarda un historial de ejecuciones: ves cuándo se disparó, en qué evento y si el email se envió. Práctico para comprobar que todo funciona como esperabas y para detectar un envío que haya podido fallar.

Casos particulares

Algunas situaciones merecen tu atención para evitar sorpresas:

• Evento sin email de contacto: la variable {client_name} queda vacía y el envío puede fallar por falta de destinatario; rellena siempre el contacto.
• Condiciones demasiado restrictivas: un filtro combinado (tipo + lugar + invitados) puede no coincidir con ningún evento, y el flujo nunca se dispara.
• Evento cancelado: exclúyelo con una condición para evitar enviar un agradecimiento a un cliente cuyo evento no se celebró.
• Retraso largo: con un retraso de varios días, el email sale bastante después del disparo; es normal, síguelo en el historial.

💡 Consejo: envíate un email de prueba antes de activar el flujo. Verás exactamente cómo queda, variables incluidas, y evitarás enviar un mensaje defectuoso a un cliente real.

Buenas prácticas

• Empieza con un solo flujo simple (p. ej. agradecimiento posevento) antes de multiplicarlos.
• Usa condiciones para no enviar el mensaje equivocado al cliente equivocado (p. ej. excluir eventos cancelados).
• Revisa tus emails automáticos cada trimestre para mantener el tono adecuado.
• Revisa el historial de ejecución tras la activación para confirmar que los primeros envíos salieron.

Solución de problemas

Problema: el email no se envía.

Causa: el flujo está inactivo, no hay conexión de email configurada o las condiciones son demasiado restrictivas. Solución: comprueba que el flujo está Activo, que hay una conexión de email configurada y que las condiciones no bloquean cualquier disparo.

Problema: no veo la sección Automatizaciones.

Causa: la sección está reservada a los propietarios y puede depender del plan. Solución: inicia sesión con una cuenta propietaria o contacta con el propietario del espacio de trabajo, y revisa tu plan.

Problema: las variables aparecen vacías en el email recibido.

Causa: el evento no tiene contacto ni datos rellenados. Solución: completa el contacto, el título y la fecha en el evento antes de que el flujo se dispare.

Ejemplo concreto

Marc dirige un hotel-restaurante. Crea un flujo: disparador « Fin del evento », retraso de 2 días, acción « Enviar un email » con un mensaje de agradecimiento y un enlace de reseña de Google. El resultado: cada cliente recibe automáticamente una nota personal dos días después de su seminario, y las reseñas en línea del hotel crecen sin esfuerzo.

Otro ejemplo

Sophie gestiona un salón de recepciones. Quiere hacer seguimiento de los presupuestos sin firmar. Crea un flujo: disparador « Estado del evento cambiado » → « Pendiente », condición « tipo de evento igual a Boda », retraso de 3 días, acción « Enviar un email » que recuerda amablemente a la pareja que su presupuesto espera respuesta. Las bodas representan la mayor parte de su facturación, y este recordatorio automático recupera varios expedientes que de otro modo se habrían perdido en el olvido.

Preguntas frecuentes

¿Puedo encadenar varios emails?

Sí, añadiendo un retraso y luego una nueva acción después del primer envío.

¿Los flujos se aplican a eventos existentes?

Se disparan en eventos futuros que coincidan con el disparador, no de forma retroactiva.

¿Qué ocurre si desactivo un flujo?

Deja de dispararse en los nuevos eventos; su configuración y su historial se conservan y puedes reactivarlo en cualquier momento.

¿El cliente ve las variables como {client_name}?

No, se reemplazan por los datos reales en el momento del envío; el cliente recibe un mensaje legible y personalizado.

¿Necesito una conexión de email para probar?

El envío real de emails depende de la conexión de email; la prueba te permite previsualizar el resultado en tu propia dirección antes de activar.

¿Puedo filtrar por lugar si gestiono varios establecimientos?

Sí, la condición « Lugar » limita el flujo a los eventos de un lugar concreto.

¿Puede un flujo dispararse varias veces en el mismo evento?

Se dispara cuando se cumple la condición del disparador; el historial te muestra cada ejecución para un seguimiento claro.

Ver también

• Emails de un evento
• Estados de un evento