Crear tu primer flujo de automatización
Parte de una plantilla o de cero, redacta el correo con campos dinámicos, prueba y activa: tu primer seguimiento automático en marcha.
Actualizado el
Hacer seguimiento de un presupuesto sin respuesta, agradecer a un cliente dos días después de su seminario, recordar los últimos detalles una semana antes de una boda: estos correos salen tarde, o no salen, cuando dependen de la memoria de cada uno.
Un flujo los envía por ti. Describes una vez «cuando pase esto, espera tantos días, comprueba aquello y haz tal acción», y Joinways lo aplica a cada evento afectado.
Lo que vas a aprender
- Crear un flujo desde una plantilla o desde cero.
- Montar disparador, plazo, condición y acción.
- Personalizar el correo con campos dinámicos, o hacer que lo redacte la IA.
- Probar, activar y seguir el historial.
Requisitos previos
- Plan Pro o prueba. En el plan Free, la pestaña «Flujos de trabajo» muestra «Desbloquea las automatizaciones con Pro».
- Rol Propietario o Administrador para crear, modificar o activar un flujo. Los demás miembros ven los flujos y su historial en solo lectura.
- Un buzón conectado para la acción «Enviar un correo»: el correo sale de la cuenta Gmail u Outlook del responsable del evento, que cada miembro conecta en «Configuración» > «Mi buzón».
1. Abrir la pestaña «Flujos de trabajo»
Abre «Configuración» > «Automatizaciones» (grupo «Seguimiento comercial»), pestaña «Flujos de trabajo». Tus flujos aparecen con su interruptor, su número de ejecuciones y la última ejecución. Las «Plantillas listas para usar» están debajo.
La pestaña de al lado, «Integradas», lista lo que Joinways ya hace solo: ver La página Automatizaciones.
2. Partir de una plantilla
Es lo más rápido para un primer flujo. Se proponen cuatro plantillas: «Opinión posevento (+2 días)», «Recordatorio previo al evento», «Acuse de recibo al crear el evento» y «Seguimiento de presupuesto (secuencia)».
- Haz clic en una plantilla. El flujo se crea en pausa y se abre en el editor. «Seguimiento de presupuesto (secuencia)» crea tres flujos de golpe y se queda en la lista.
- Revisa el disparador, el plazo y la condición propuestos.
- Reescribe el asunto y el mensaje del correo con tus palabras.
El detalle de cada plantilla está en Ejemplos de flujos para copiar.
3. O partir de cero
- Haz clic en «Nueva automatización» («Crear desde cero» cuando la lista está vacía). El flujo se abre con el disparador «Evento finalizado».
- Ponle un nombre que reconozcas en la lista, por ejemplo «Opinión del cliente 2 días después».
- Haz clic en el disparador para abrir «Configurar el paso» y elige otro si hace falta, con sus «Estados incluidos».
- Haz clic en «+» entre dos pasos («Añadir un paso») para insertar un plazo, una condición o una acción.
4. Los cuatro bloques
- Disparador: lo que inicia el flujo. Seis opciones: «Evento finalizado», «Evento próximo», «Estado sin cambios desde», «Evento creado», «Evento confirmado», «Presupuesto enviado sin respuesta».
- Plazo: cuánto esperar, en días y horas, con una «Hora de ejecución preferida» en la zona horaria del lugar.
- Condición: lo que debe cumplirse para actuar, por ejemplo «Correo del contacto» «está completado», el tipo de evento, el lugar, el número de invitados, el responsable o el estado del formulario del cliente de la hoja de función.
- Acción: «Enviar un correo», «Crear una tarea», «Enviar una notificación» o «Llamar a un webhook».
Cada opción se detalla en Disparadores, condiciones y acciones: la referencia.
5. Redactar el correo
En la acción «Enviar un correo», escribe el asunto y el mensaje. «Insertar campo dinámico» añade un dato propio de cada evento, sustituido en el momento del envío:
- {client_name}, {client_first_name}, {company_name}: el cliente;
- {event_title}, {venue_name}, {owner_name}: el evento, el lugar y el responsable;
- {event_date}: la fecha, o el rango para un evento de varios días («1 al 3 de abril de 2026»);
- {beo_form_link}: el enlace del formulario del cliente de la hoja de función;
- {quote_link}, {quote_number}: solo con el disparador «Presupuesto enviado sin respuesta».
Para un mensaje redactado evento por evento, activa «Redacción por IA» y describe lo que quieres en «Instrucciones para la IA». El asunto y el mensaje escritos sirven entonces de respaldo si la redacción falla.
6. Probar y activar
- En la acción de correo, abre «Enviar un correo de prueba», escribe tu dirección y haz clic en «Enviar prueba». La prueba sale de tu buzón, con datos de ejemplo y el asunto precedido de [Test] (5 pruebas por hora como máximo). Con la redacción por IA, la prueba envía el asunto y el mensaje de respaldo.
- Haz clic en «Guardar» (⌘S).
- Activa el interruptor bajo el título: el flujo revisa entonces los eventos cada hora.
Solo se tratan los eventos que entran en la ventana del disparador después de la activación. Nada sale de forma retroactiva sobre eventos pasados.
7. Seguir el historial
Bajo los pasos, el «Historial» lista cada ejecución, agrupada por día: el evento, la acción y un estado «Enviado», «Fallido», «Omitido» o «Pendiente», con el motivo. Un «Fallido» se reintenta en la siguiente pasada horaria. Un «Omitido» es definitivo para ese evento, por ejemplo cuando el contacto no tiene correo o no se cumple una condición.
Ejemplo: el agradecimiento de un hotel-restaurante
Marc dirige un hotel-restaurante. Parte de la plantilla «Opinión posevento (+2 días)», añade una «Hora de ejecución preferida» a las 10:00 y sustituye el mensaje por unas palabras personales con el enlace a su ficha de Google. Se envía una prueba, guarda y activa. Cada cliente confirmado recibe el mensaje dos días después de su evento, desde el buzón del responsable del evento.
Solución de problemas
El correo no sale
Causa: el flujo está en pausa, el responsable del evento no tiene buzón conectado o una condición lo bloquea. Solución: revisa el interruptor, pide al responsable que conecte su buzón en «Configuración» > «Mi buzón» y lee el motivo en el «Historial».
No puedo crear ni modificar un flujo
Causa: tu rol no tiene permiso para gestionar las automatizaciones, o el espacio está en el plan Free. Solución: pídelo a un propietario o administrador, o cambia al plan Pro.
El flujo no se deja activar
Causa: un paso está incompleto (sin acción, correo sin asunto ni mensaje, falta el plazo para «Evento próximo», condición sin valor). Solución: lee el mensaje mostrado, completa el paso y vuelve a intentarlo.
Los campos dinámicos salen vacíos
Causa: falta el dato en el evento, o {quote_link} se usa fuera del disparador de presupuesto. Solución: completa el contacto y el evento, y reserva los campos de presupuesto para «Presupuesto enviado sin respuesta».
Preguntas frecuentes
¿Puedo encadenar varios correos?
Sí, con un flujo por envío, cada uno con su plazo. Es lo que hace «Seguimiento de presupuesto (secuencia)» con sus tres flujos (+3, +7 y +12 días).
¿Puede un flujo actuar dos veces sobre el mismo evento?
No. Un flujo actúa una sola vez por evento, o por presupuesto con «Presupuesto enviado sin respuesta».
¿Qué pasa si pongo un flujo en pausa?
Deja de actuar; su configuración y su historial se conservan. Al reactivarlo, los eventos que se volvieron elegibles durante la pausa no se recuperan.
¿Flujo o tarea programada del Agente?
Un flujo envía solo, según una regla fija. Una tarea programada del Agente Joinways busca, prepara los seguimientos y espera tu validación antes de enviar nada. Ver El Agente Joinways.
Ver también
30 días de prueba con tus próximas solicitudes, sin tarjeta.