Disparadores, condiciones y acciones: la referencia

Una automatización de Joinways siempre sigue la misma lógica en cuatro tiempos: un disparador inicia el escenario, las condiciones filtran los casos pertinentes, las acciones se ejecutan y los retrasos pueden espaciar los pasos. Entender estos cuatro bloques es entender todo lo que puedes construir en Joinways sin escribir una sola línea de código. Este artículo sirve de guía de referencia: presenta los principales disparadores, condiciones, acciones y tipos de retraso disponibles, con su significado, para que sepas exactamente con qué cuentas al montar un flujo.

Piensa en una automatización como en una frase: « CUANDO ocurre esto (disparador), SI se cumplen estos criterios (condiciones), ESPERA un tiempo (retraso), ENTONCES haz esto (acción). » Cada bloque ocupa un lugar preciso y los bloques se combinan libremente. La misma acción — enviar un email, por ejemplo — puede dispararse desde diez escenarios distintos según el disparador y las condiciones que elijas.

Requisitos

Antes de construir un flujo, algunos elementos deben estar listos para que los bloques funcionen correctamente:

• Una cuenta con acceso a las automatizaciones: la sección Automatizaciones debe ser visible en tu espacio de trabajo.
• Datos reales con los que trabajar: eventos, presupuestos o solicitudes en Solicitudes; de lo contrario los disparadores no tienen sobre qué dispararse.
• Un buzón conectado: imprescindible si tus acciones envían emails en nombre de tu establecimiento.
• Un pipeline definido: las etapas de tu pipeline sirven a la vez de condiciones y de objetivos de acción.

Lo que aprenderás

• El papel exacto de cada uno de los cuatro bloques de una automatización.
• La lista de todos los disparadores disponibles y el evento preciso que los activa.
• Las condiciones de filtrado y cómo combinarlas.
• Las acciones ejecutables y los tipos de retraso para marcar el ritmo de un escenario.

Entender los disparadores

El disparador es el evento que inicia la automatización. Es el « CUANDO » de tu frase. Sin disparador no ocurre nada: una automatización permanece dormida hasta que el evento esperado sucede en tu espacio. Elegir el disparador adecuado equivale a decidir el momento exacto en que tu escenario debe activarse en el recorrido de un caso.

Así opera un disparador, paso a paso:

1. Un evento sucede en tu espacio (llega una solicitud, un presupuesto cambia de estado, etc.).
2. Joinways detecta ese evento y comprueba si coincide con el disparador de una automatización activa.
3. Si coincide, el escenario arranca y pasa a la evaluación de las condiciones.

Entender las condiciones

Las condiciones afinan el disparo: la acción solo se ejecuta si se cumplen los criterios. Es el « SI » de tu frase. Un mismo disparador puede afectar a cientos de casos; las condiciones te permiten tratar solo los que realmente importan, por ejemplo solo las bodas, o solo los presupuestos por encima de cierto importe.

El filtrado transcurre así:

1. El disparador se ha activado y aporta un caso (evento, presupuesto o solicitud).
2. Joinways compara las características del caso con las condiciones que has fijado.
3. Si se cumplen todas las condiciones, el escenario continúa; si no, se detiene sin hacer nada.

Entender las acciones

La acción es lo que la automatización hace realmente. Es el « ENTONCES » de tu frase. Una vez activado el disparador y cumplidas las condiciones, Joinways ejecuta la acción: enviar un email, crear una tarea, hacer avanzar el caso o avisar al equipo. Un escenario puede encadenar varias acciones.

La ejecución de una acción sigue este desarrollo:

1. Las condiciones se validan y el posible retraso ha transcurrido.
2. Joinways ejecuta la acción sobre el caso correspondiente (envío, creación, cambio de etapa o notificación).
3. Si quedan acciones o retrasos, el escenario pasa al siguiente paso.

Entender los retrasos

Un retraso pausa la automatización antes del siguiente paso (p. ej. esperar 3 días antes de un seguimiento). Es esencial para escenarios de seguimiento naturales, sin parecer robóticos. Sin retraso, todas las acciones se encadenarían en el mismo segundo, lo que parecería artificial a tus clientes.

Un retraso se inserta así en un escenario:

1. Una primera acción se ejecuta (o las condiciones acaban de validarse).
2. El retraso deja el escenario en espera durante el tiempo que has definido.
3. Una vez transcurrido el retraso, el siguiente paso se reanuda automáticamente.

Referencia: todos los disparadores

Estos son los disparadores disponibles para un lugar de eventos, cada uno con el evento preciso que lo activa:

• Nueva solicitud recibida: llega un mensaje entrante a Solicitudes. Ideal para responder al instante a un prospecto.
• Evento creado o actualizado: un evento se crea, o cambia de etapa o estado. Sirve para reaccionar a cualquier cambio de un caso.
• Presupuesto enviado / firmado: un presupuesto cambia de estado (enviado o firmado). Permite hacer seguimiento de un presupuesto o celebrar una firma.
• Fecha relativa: X días antes o después de la fecha del evento. Ideal para recordatorios a 7 días o seguimientos posteriores al evento.

Referencia: todas las condiciones

Puedes filtrar un disparo con los siguientes criterios, combinables entre sí:

• Tipo de evento: tratar solo bodas, seminarios, cumpleaños, etc.
• Lugar: restringir la automatización a un establecimiento o un espacio concreto.
• Importe del presupuesto: actuar solo por encima o por debajo de un umbral (p. ej. superior a 5.000 €).
• Etapa del pipeline: apuntar solo a los casos en una etapa dada del pipeline.
• Puntuación IA de la solicitud: priorizar o filtrar según la calidad estimada del prospecto por la IA.

Referencia: todas las acciones

Estas son las principales acciones que una automatización puede ejecutar una vez cumplidas sus condiciones. La generación de una factura de anticipo o de saldo también forma parte de las acciones disponibles: se realiza a través de la integración con Stripe Connect y puede activarse tras la firma de un presupuesto o según un calendario de pagos.

• Enviar un email: mensaje automático al contacto (seguimiento, confirmación, agradecimiento).
• Crear una tarea: asignar un recordatorio a ti o a un colega (p. ej. « llamar al cliente »).
• Cambiar la etapa del evento: hacer avanzar el caso en el pipeline automáticamente.
• Notificar al equipo: enviar una alerta interna sobre un evento importante.

Referencia: los retrasos

El retraso sirve para espaciar los pasos de un escenario en el tiempo:

• Espera antes del siguiente paso: pausa el escenario durante una duración definida (p. ej. 3 días) antes de continuar.

Cómo funciona

Cuando montas una automatización, conectas estos bloques de extremo a extremo. Joinways lee el escenario de izquierda a derecha: espera el disparador, evalúa las condiciones, aplica el retraso y luego ejecuta la acción — y repite si siguen más pasos. Este es el ciclo completo:

1. El disparador espera en segundo plano a que ocurra su evento.
2. Al activarse, las condiciones se evalúan sobre el caso correspondiente.
3. Si se cumplen, el posible retraso comienza.
4. Transcurrido el retraso, la acción se ejecuta; los pasos siguientes se encadenan de la misma forma.

Casos particulares

Algunas situaciones merecen atención al combinar estos bloques:

• El caso cambia durante un retraso: si un presupuesto se firma durante los 3 días de espera de un seguimiento, una condición « no firmado » bien colocada evitará el seguimiento inútil.
• Sin condiciones fijadas: la acción se ejecuta para TODOS los casos que activan el disparador. Úsalo deliberadamente.
• Disparador « fecha relativa » en el pasado: si la fecha objetivo ya ha pasado cuando creas la automatización, el paso pasado no se reproduce retroactivamente.

💡 Consejo: combina varias condiciones para apuntar con precisión (p. ej. « boda » Y « importe > 5.000 € »). Cuanto más finas sean tus condiciones, menos riesgo de enviar un mensaje al destinatario equivocado.

Buenas prácticas

• Empieza simple: un disparador, una acción y luego enriquece progresivamente con condiciones y retrasos.
• Prueba en un evento real antes de activar la automatización para todos.
• Documenta el propósito de cada automatización directamente en su nombre.
• Añade siempre una condición de seguridad (p. ej. « no firmado ») antes de cualquier seguimiento.

Solución de problemas

Problema: la acción nunca se dispara. Causa: el disparador elegido no coincide con el evento real, o las condiciones son demasiado restrictivas. Solución: revisa el disparador y retira temporalmente las condiciones para aislar el problema.

Problema: un email sale en el momento equivocado. Causa: el retraso está mal configurado o ausente. Solución: inserta o ajusta el retraso entre el disparador y la acción de envío.

Problema: un cliente recibe un seguimiento aunque ya ha firmado. Causa: ninguna condición « no firmado » protege el escenario. Solución: añade esa condición para que el retraso actúe de salvaguarda.

Ejemplo concreto

Disparador: presupuesto enviado. Condición: no firmado. Retraso: 3 días. Acción: enviar un email de seguimiento + crear una tarea « llamar al cliente ». Resultado: ningún seguimiento olvidado. El retraso da tiempo al cliente para responder, y la condición « no firmado » evita hacer seguimiento a quienes ya han dicho que sí.

Otro ejemplo

Disparador: nueva solicitud recibida. Condición: tipo de evento « boda » Y puntuación IA alta. Acción: notificar al equipo + crear una tarea de recordatorio. Resultado: tus solicitudes de boda más prometedoras nunca pasan desapercibidas y se asigna un comercial de inmediato.

Preguntas frecuentes

¿Puedo encadenar varias acciones en una sola automatización?

Sí. Un escenario puede combinar varias acciones, por ejemplo enviar un email y luego crear una tarea, con o sin retrasos entre ellas.

¿Las varias condiciones son acumulativas?

Sí. Cuando fijas varias condiciones se combinan: el caso debe cumplirlas todas para que el escenario continúe.

¿Qué ocurre sin condiciones?

La acción se aplica a cada caso que activa el disparador, sin filtrado. Útil para mensajes genéricos, pero úsalo con cuidado.

¿Es obligatorio un retraso?

No. Si no añades ningún retraso, la acción se ejecuta inmediatamente después de validar las condiciones.

¿Puede la puntuación IA servir de condición?

Sí. La puntuación IA de una solicitud es una de las condiciones disponibles para priorizar tus prospectos más cualificados.

¿Puede una acción cambiar la etapa del pipeline?

Sí. La acción « cambiar la etapa del evento » hace avanzar el caso en el pipeline sin intervención manual.

Véase también

• Crear tu primer flujo
• Gestionar tus tareas