Ejemplos de flujos para copiar
Las cuatro plantillas listas para usar y tres recetas para reproducir: seguimiento de presupuesto, recordatorio previo, formulario de la hoja de función.
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No tienes que inventar tus primeros flujos. Joinways incluye cuatro plantillas ya conectadas al disparador adecuado, al plazo adecuado y con un correo redactado, para los momentos en que un lugar pierde más tiempo.
Este artículo describe cada plantilla tal como viene, y luego tres recetas para reproducir tú mismo, dos de ellas sobre la hoja de función. Todo se puede modificar después.
Lo que vas a aprender
- Qué contiene cada una de las cuatro plantillas.
- Montar un recordatorio del formulario del cliente de la hoja de función.
- Avisar al equipo cuando la hoja de función no ha salido.
- Adaptar una plantilla sin equivocarte.
Requisitos previos
- Plan Pro o prueba, rol Propietario o Administrador.
- Para los correos: el buzón del responsable del evento conectado en «Configuración» > «Mi buzón».
- Para las recetas de hoja de función: un formulario del cliente creado en el lugar. Ver Preparar una hoja de función (BEO).
1. Dónde encontrar las plantillas
«Configuración» > «Automatizaciones», pestaña «Flujos de trabajo»: las plantillas están en el bloque «Plantillas listas para usar», bajo la lista. Un clic crea el flujo en pausa y lo abre en el editor. La secuencia de seguimiento de presupuesto crea sus tres flujos de golpe y se queda en la lista.
2. Opinión posevento (+2 días)
Dos días después del fin de un evento confirmado, el cliente recibe un mensaje breve que pregunta cómo fue, mientras el recuerdo está fresco.
- Disparador: «Evento finalizado», estado Confirmado.
- Plazo: 2 días.
- Condición: «Correo del contacto» «está completado».
- Acción: un correo con el título del evento, el nombre del cliente y el nombre del lugar.
3. Recordatorio previo al evento
Una semana antes de un evento confirmado, se pide al cliente los últimos detalles: número definitivo de invitados, horarios, restricciones.
- Disparador: «Evento próximo», estado Confirmado.
- Plazo: 7 días antes del inicio, a las 9:00 en la zona horaria del lugar.
- Condición: «Correo del contacto» «está completado».
- Acción: un correo con el título y {event_date}, que muestra el rango completo para un evento de varios días.
4. Acuse de recibo al crear el evento
En cuanto se crea un evento (solicitud convertida o introducida a mano), el cliente recibe la confirmación de que su solicitud se está atendiendo.
- Disparador: «Evento creado», estado En opción.
- Plazo: ninguno. El envío sale en la siguiente pasada horaria, entre las 8:00 y las 21:00 hora local.
- Condición: «Correo del contacto» «está completado».
- Acción: el correo de acuse de recibo.
Vigila los eventos, no las Solicitudes: una solicitud no convertida no lo activa.
5. Seguimiento de presupuesto (secuencia)
La única plantilla que crea varios flujos. Sigue un presupuesto enviado que sigue pendiente y luego devuelve el control a una persona.
- A los 3 días, a las 10:00: un primer correo, si el contacto tiene dirección.
- A los 7 días, a las 10:00: un segundo correo, misma condición.
- A los 12 días: una tarea de prioridad Alta en el evento, con vencimiento al día siguiente, y una notificación al responsable.
En cuanto el cliente acepta, firma o rechaza, el presupuesto se sustituye por una enmienda o el evento pasa a Perdido o Cancelado, la secuencia se detiene sola. En una solicitud de una plataforma que conserva la relación con el cliente (Kactus, Funbooker), los correos quedan «Omitido»; la tarea y la notificación del día 12 se mantienen.
Consejo: reescribe los tres correos con tus palabras antes de activar la secuencia. Una plantilla que se lee como plantilla convence menos que un seguimiento escrito por ti.
6. Receta: recordar el formulario del cliente de la hoja de función
El cliente debe rellenar su formulario (menús, regímenes, horarios) antes de que cierres la hoja de función. Este flujo se lo recuerda solo si aún no lo ha hecho.
- Disparador: «Evento próximo», estado Confirmado.
- Plazo: 21 días antes del inicio, a las 9:00.
- Condiciones: «Correo del contacto» «está completado»; «Formulario del cliente de la orden de servicio» «aún no está completado».
- Acción: un correo con {beo_form_link} y {event_date}.
La condición se comprueba justo antes de actuar: un cliente que rellena su formulario mientras tanto no recibe nada. Duplica la regla a 14 y 7 días antes para un segundo y un tercer recordatorio.
7. Receta: avisar al equipo cuando la hoja de función no ha salido
Cinco días antes del evento, si la hoja de función nunca se ha enviado, el responsable recibe una tarea para cerrarla.
- Disparador: «Evento próximo», estado Confirmado.
- Plazo: 5 días antes del inicio, a las 9:00.
- Condición: «Orden de servicio» «nunca se ha enviado».
- Acción: «Crear una tarea», prioridad Alta, vencimiento «En N días» a 0, con {beo_team_link} en la descripción para abrir la hoja completa.
{beo_team_link} da acceso a las notas internas: resérvalo para tareas y notificaciones, nunca para un correo al cliente.
8. Receta: un mensaje de bienvenida tras la firma
- Disparador: «Evento confirmado», estado Confirmado (sin plazo).
- Condición: «Correo del contacto» «está completado».
- Acción: un correo de bienvenida, opcionalmente con {beo_client_link} para que el cliente siga su hoja de función.
La firma del presupuesto confirma el evento, salvo si «Confirmar el evento al firmar» está desactivado en la pestaña «Integradas»: el mensaje sale entonces cuando haces clic en «Validar la reserva».
Adaptar una plantilla
Una vez creada, una plantilla es un flujo normal: cada paso se modifica y ya nada la vincula al original.
- Cambia el plazo y la «Hora de ejecución preferida».
- Afínala con una condición sobre el tipo de evento, el lugar, el número de invitados o el responsable.
- Reescribe el asunto y el mensaje, o activa «Redacción por IA».
- Añade una acción: una tarea, una notificación o un webhook.
Lo que ninguna receta puede hacer
No hay disparador sobre una factura emitida o un pago, ni condición sobre un importe o un anticipo: un recordatorio de anticipo no se automatiza aquí. Para preparar seguimientos que validas uno a uno, pide mejor una tarea programada al Agente Joinways.
Ejemplo: una finca de bodas
Una finca activa el acuse de recibo, la secuencia de presupuesto y el recordatorio del formulario del cliente a 21 días. Cada pareja recibe un acuse en la hora, sus presupuestos tienen dos seguimientos y el formulario solo se pide a quienes no lo han rellenado. El primer mes, nadie escribió un seguimiento a mano.
Solución de problemas
La plantilla está creada pero no sale nada
Causa: una plantilla llega en pausa, a propósito. Solución: revísala y actívala.
El correo de opinión nunca sale
Causa: la plantilla solo cubre los eventos Confirmados. Solución: amplía los «Estados incluidos» o confirma tus eventos.
El recordatorio del formulario queda «Omitido»
Causa: el cliente ya rellenó el formulario, o el lugar no tiene formulario del cliente. Solución: nada que hacer en el primer caso; en el segundo, crea el formulario en los ajustes del lugar.
La secuencia de presupuesto se detuvo tras el primer correo
Causa: el cliente respondió (aceptó, firmó o rechazó). Solución: nada que hacer; mira el estado del presupuesto.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas plantillas hay?
Cuatro: «Opinión posevento (+2 días)», «Recordatorio previo al evento», «Acuse de recibo al crear el evento» y «Seguimiento de presupuesto (secuencia)».
¿Por qué la secuencia de presupuesto crea tres flujos?
Cada paso tiene su propio plazo. Puedes pausar uno sin tocar los otros dos.
¿Los correos de las plantillas están en mi idioma?
En el idioma de tu interfaz en el momento de crearlas. Reescríbelos en el idioma de tus clientes si es distinto.
¿Puedo usar una plantilla dos veces?
Sí. Vuelve a crearla y afina cada copia con una condición, por ejemplo una por lugar.
Ver también
30 días de prueba con tus próximas solicitudes, sin tarjeta.