Gestionar los correos de un evento

Los intercambios por correo mantienen vivo un expediente. Al centralizarlos en el evento, conservas todo el contexto sin rebuscar en tu bandeja, y todo el equipo ve lo mismo. Enviar, recibir y releer una conversación se hacen en un solo lugar, directamente desde el expediente del cliente.

En concreto, cada mensaje enviado o recibido queda vinculado al expediente correcto y al contacto correcto. El hilo deja de dispersarse entre las bandejas individuales: se convierte en una memoria compartida que cualquier miembro del equipo puede consultar y retomar.

Esta página resume todo lo que puedes hacer con el hilo de correos de un evento: redactar un mensaje, responder dentro de la conversación, adjuntar un presupuesto, apoyarte en el asistente de IA y mantener un historial legible por todos.

Requisitos

Antes de enviar o recibir correos desde un evento, comprueba estas condiciones.

• Una bandeja conectada: Gmail u Outlook vinculada a Joinways para enviar y recibir desde la aplicación.
• Un evento abierto: el expediente al que se vinculará el hilo.
• Un contacto identificado: la dirección del cliente o del interlocutor al que escribir, para vincular el intercambio a la persona correcta.
• La sincronización activa: según tu configuración, condiciona la aparición automática de las respuestas y del historial.

Una vez reunidas estas condiciones, el hilo de correos funciona solo: escribes desde el expediente, y las respuestas vuelven a archivarse ahí.

Lo que aprenderás

• Enviar un correo desde el evento, con o sin adjunto.
• Seguir el hilo vinculado y responder en él.
• Apoyarte en el asistente de IA y las plantillas para escribir más rápido.
• Mantener un historial compartido en equipo, legible por todos.

Enviar un correo

Desde el expediente, redactas y envías un mensaje sin salir del evento. La respuesta del cliente vuelve luego al mismo lugar, en el mismo hilo.

1. Abre el evento y luego la pestaña Correos.
2. Redacta tu mensaje (presupuesto adjunto, respuesta a una pregunta…).
3. Envía: la respuesta del cliente vuelve al mismo lugar.
4. Sigue el hilo a medida que avanzan los intercambios: cada nuevo mensaje se añade a la conversación.

Como el envío parte de tu bandeja conectada, el cliente recibe un correo normal, firmado con tu dirección. La diferencia, en el lado de Joinways, es que la conversación queda archivada en el expediente correcto.

Responder en el hilo y compartirlo

Responder desde el evento en lugar de desde tu correo personal mantiene el intercambio visible para todo el equipo y conserva el contexto del expediente.

1. Abre el hilo vinculado al evento.
2. Haz clic para responder al último mensaje recibido.
3. Redacta tu respuesta, añade un adjunto si es necesario y envía.
4. El mensaje se une al hilo: un compañero que abre el expediente ve el intercambio completo.

Ese carácter compartido es la clave: si estás ausente, un compañero retoma la conversación donde está, sin tener que pedirte que reenvíes nada.

Qué puedes hacer con el hilo de correos

El hilo de correos de un evento reúne varias acciones. Esto es lo que cada una abarca.

• Enviar un correo: redactar un nuevo mensaje al cliente o a un contacto desde el expediente.
• Responder: continuar una conversación existente sin salir del mismo hilo.
• Adjuntar un archivo: añadir un presupuesto o un documento a tu mensaje.
• Recibir las respuestas: las respuestas del cliente vuelven al evento, no solo a tu bandeja.
• Vincular al contacto correcto: cada intercambio queda vinculado a la persona correspondiente del expediente.
• Asistente de IA: hacer redactar un borrador de respuesta para ahorrar tiempo.
• Plantillas de correo: partir de un texto tipo para los mensajes recurrentes.
• Historial compartido: todo el equipo consulta el mismo hilo.

Escribir más rápido: IA y plantillas

Para no partir de una página en blanco en cada mensaje, dos ayudas conviven en el hilo: el asistente de IA y las plantillas de correo.

• Asistente de IA: genera un borrador de respuesta a partir del contexto del expediente, que relees y ajustas.
• Plantillas de correo: ofrecen un texto tipo para los mensajes recurrentes (confirmación, seguimiento, envío de presupuesto).
• Adjuntos: completas el mensaje adjuntando el presupuesto o el documento esperado.

En todos los casos, tú tienes la última palabra: la IA y las plantillas ofrecen un punto de partida, tú validas el contenido antes de enviar.

Cómo funciona

El hilo de correos conecta tu bandeja vinculada y el expediente del evento. El envío pasa por tu correo, y la conversación se archiva dentro de Joinways.

1. Escribes desde el evento: el mensaje parte de tu bandeja conectada.
2. El cliente responde como a un correo normal.
3. La respuesta queda vinculada al evento y al contacto correspondiente.
4. El hilo se enriquece con cada intercambio y sigue siendo consultable por el equipo.

Los correos vinculados a una solicitud aparecen automáticamente en el evento creado a partir de esa solicitud: empiezas el expediente con la conversación ya en su sitio.

Casos particulares

Algunas situaciones conviene anticiparlas.

• Correo llegado a tu bandeja: según la sincronización, puede aparecer en el evento sin intervención por tu parte.
• Varios interlocutores: vincula cada intercambio al contacto correcto para que el hilo siga siendo legible.
• Solicitud convertida en evento: los correos de la solicitud pasan al evento creado.
• Respuesta durante una ausencia: un compañero ve el hilo y retoma sin perder nada.

💡 Bueno saber: los correos vinculados a una solicitud aparecen automáticamente en el evento creado. No tienes que recomponer las piezas: la conversación ya está vinculada.

Buenas prácticas

• Responde desde el expediente: conservas el contexto y haces el intercambio visible para el equipo.
• Vincula cada intercambio al contacto correcto: el hilo se mantiene claro, sobre todo cuando escriben varias personas.
• Usa el asistente de IA: redacta un primer borrador que solo tienes que ajustar.
• Apóyate en las plantillas: para los mensajes recurrentes, parte de un texto tipo en lugar de una página en blanco.
• Adjunta los documentos correctos: añade el presupuesto o el documento útil directamente a tu mensaje.

Solución de problemas

Estas son las situaciones más frecuentes y cómo resolverlas.

No puedo enviar un correo desde el evento. Causa: no hay ninguna bandeja conectada. Solución: vincula tu correo Gmail u Outlook a Joinways y vuelve a intentarlo desde la pestaña Correos.

La respuesta del cliente no aparece en el expediente. Causa: la sincronización no está activa o el mensaje no se vinculó. Solución: comprueba la conexión de tu bandeja y que el intercambio esté vinculado al contacto correcto.

El hilo está repartido entre varios contactos. Causa: los intercambios no se vincularon todos al mismo interlocutor. Solución: vincula cada mensaje al contacto correcto para reconstruir una conversación legible.

Ejemplo concreto

Un compañero está ausente; su clienta responde a un seguimiento. El resto del equipo ve el hilo en el evento y retoma sin perder nada. La respuesta, el historial y el presupuesto adjunto están ahí, en el expediente: nadie necesita rebuscar en una bandeja personal.

Otro ejemplo

Recibes una solicitud por correo. Al convertirla en evento, la conversación inicial aparece automáticamente en el expediente. Respondes desde el evento con un presupuesto adjunto, partiendo de una plantilla para ir rápido, y la respuesta de la clienta vuelve a archivarse en el mismo hilo.

Preguntas frecuentes

¿Se importan mis correos antiguos?

Según tu configuración de sincronización, un historial reciente puede adjuntarse automáticamente al evento.

¿El envío parte de mi dirección?

Sí. El mensaje parte de tu bandeja conectada: el cliente recibe un correo firmado con tu dirección habitual.

¿Puedo adjuntar un presupuesto a un correo?

Sí. Añades el presupuesto o un documento como adjunto directamente a tu mensaje desde el evento.

¿El asistente de IA escribe por mí?

Redacta un borrador que relees y ajustas antes de enviar: conservas el control del contenido final.

¿Mis compañeros ven el hilo?

Sí. El hilo es compartido: todo el equipo consulta los mismos intercambios desde el evento.

¿Necesito Gmail u Outlook?

Una bandeja Gmail u Outlook conectada es necesaria para enviar y recibir desde Joinways.

¿La respuesta del cliente vuelve automáticamente?

Sí, cuando la sincronización está activa: la respuesta se archiva en el hilo del evento.

¿Puedo partir de una plantilla de correo?

Sí. Para los mensajes recurrentes, partes de un texto tipo que adaptas antes de enviar.

Véase también

• Responder más rápido con el asistente de correo IA
• Conectar Gmail
• Crear un evento