Automatiza tus emails posevento

Pedir feedback dos días después de un evento, hacer seguimiento de un presupuesto en opción, agradecer a un cliente: estos emails siempre salen tarde cuando se envían a mano. Las Automatizaciones los envían por ti, cada día, según reglas que defines una sola vez.

Qué vas a aprender

• Crear una regla desde cero o desde una plantilla
• Configurar el disparador, el retraso, las condiciones y el email
• Seguir el historial de envíos y entender los estados

Requisitos previos

• Plan Pro (o prueba gratuita). El plan Basic no incluye las automatizaciones.
• Rol de propietario del workspace para crear, editar o eliminar una regla (los demás miembros pueden consultarlas).
• Buzón de correo conectado. Los emails salen desde la cuenta Gmail u Outlook del propietario del evento — cada miembro conecta la suya en Perfil > Emails.

Crear una automatización

1. Abre Ajustes > Automatizaciones, pestaña Workflows.
2. Haz clic en Nueva automatización, o parte de una plantilla: «Feedback D+2 posevento» o «Seguimiento de presupuesto sin firmar».
3. La regla se abre en el editor. Está inactiva por defecto: no se envía nada hasta que la actives.

Las etapas del workflow

• Disparador. Dos opciones: «Fin de un evento» (la fecha de fin ha pasado) o «Cambio de estado». Después selecciona los estados afectados: Confirmado, En opción, Perdido, Cancelado.
• Retraso. De 0 a 365 días tras el disparador, con una «Hora de envío preferida» (9:00 por defecto). La zona horaria utilizada es la del lugar del evento.
• Condición (opcional). Verifica una información antes de enviar: Email del contacto, Tipo de evento, Lugar o Número de participantes — con los operadores «está rellenado», «está vacío», «es igual a», «es distinto de», «contiene». Si la condición no se cumple, el email no se envía para ese evento.
• Acción «Enviar un email». Redacta el asunto y el mensaje, e inserta campos dinámicos: {client_name}, {event_title}, {event_date}, {venue_name}, {owner_name}, {company_name}… Una regla contiene una sola acción de email.

Probar y activar

1. Usa «Enviar un email de prueba» para recibir el resultado real en tu buzón (asunto con prefijo [Test]).
2. Haz clic en Guardar.
3. Activa la regla con el interruptor en la parte superior del editor. Las reglas activas se ejecutan automáticamente cada día.

Seguir el historial de envíos

Cada regla muestra su «Historial de envíos»: Enviado, Fallido, Ignorado o Pendiente, con la fecha. Un evento nunca recibe dos veces el mismo email: una ejecución Enviada o Ignorada es definitiva para esa regla.

FAQ

¿Por qué un envío aparece como «Ignorado»?

El evento no tiene propietario, o su propietario no ha conectado Gmail/Outlook en Perfil > Emails, o una condición de la regla no se cumplía.

¿Puedo enviar dos emails distintos para el mismo evento?

Sí: crea dos reglas (por ejemplo un agradecimiento en D+1 y una petición de reseña en D+7). Cada regla lleva una acción de email.

¿Quién puede crear reglas?

Solo el propietario del workspace. Los miembros ven las reglas y su historial.

Ver también

• Enviar emails desde un evento
• Conectar Gmail
• Conectar Outlook