Guide pratique
Comment réduire votre temps de réponse aux organisateurs d'événements
Vos clients consultent souvent plusieurs lieux sur la même demande. Voici comment mesurer votre délai de réponse réel, en heures d'ouverture, et retirer les étapes qui le rallongent.
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Réduire votre délai en cinq étapes
Comptez quatre semaines : une mesure de départ, puis un suivi chaque semaine.
Mesurer votre point de départ
Reprenez les demandes des quatre dernières semaines. Pour chacune, notez l'heure d'arrivée et l'heure de la première réponse utile : une réponse sur la plateforme, un devis, un email, une demande d'informations. Calculez le délai médian en heures d'ouverture.
Repérer où les heures se perdent
Classez les réponses tardives par canal, par moment d'arrivée et par personne. Le retard se concentre presque toujours quelque part : une plateforme relevée moins souvent, les demandes reçues après la fermeture, un membre de l'équipe pris par les événements en cours.
Nommer qui répond, créneau par créneau
Un nom par demi-journée d'ouverture, connu de toute l'équipe. Hors horaires, décidez de ce que le client reçoit : un accusé de réception qui annonce l'heure de votre réponse.
Préparer ce qui se recopie
Écrivez un modèle par type de demande fréquent, cinq ou six au plus. Gardez vos formules à jour (forfait, prix par personne) pour répondre avec un prix dès la première réponse. Le devis détaillé peut suivre.
Fixer l'objectif et le suivre
Fixez l'objectif à partir de votre médiane de départ, pas d'un chiffre lu ailleurs. Recalculez-la chaque semaine pendant quatre semaines, par canal et par personne. Vous savez alors quelle étape a joué et ce qui reste à corriger.
La première réponse utile n'est pas toujours le devis
Trois habitudes raccourcissent le délai sans ajouter de travail.
Comptez en heures d'ouverture : une demande reçue à 22 h compte à partir de l'ouverture suivante. Sinon, le chiffre mêle votre réactivité et vos horaires
Une entreprise qui consulte attend trois choses dans la première réponse : la disponibilité, un prix au forfait ou par personne, et un interlocuteur nommé
Les demandes de fin d'année arrivent dès la rentrée, celles du printemps en janvier. Sur ces semaines, nommez deux personnes par créneau au lieu d'une
Trois chiffres à suivre
- Délai médian de première réponse, en heures d'ouverture
- Part des demandes répondues en moins d'une heure ouvrée
- Demandes à traiter depuis plus de 24 h
Le délai se mesure jusqu'à la vraie réponse
L'accusé de réception rassure, il ne répond pas. Joinways compte le délai jusqu'au premier signal utile au client, et le montre par source : vous voyez quel canal attend.
Votre réponse attend tout ce qu'il faut faire avant de l'écrire
Vous êtes en visite ou sur un événement en cours quand la demande arrive. Avant de répondre, il faut la trouver, vérifier la date, recopier les détails et souvent chiffrer. Chaque étape ajoute des heures.
La demande attend dans une boîte que personne n'ouvre : la notification d'une plateforme, la boîte d'un collègue absent
Avec JoinwaysToutes vos demandes arrivent dans une seule boîte de réception. Une notification, à activer, vous prévient des nouvelles demandes, et celles qui attendent depuis plus de 24 h sont comptées
Vous ne répondez pas sans avoir vérifié la date sur le planning, et le planning n'est pas sous vos yeux
Avec JoinwaysPour une demande de plateforme, l'extension Chrome affiche sur la page de la plateforme si la date est libre. À la création de l'événement, les conflits d'espace sont signalés, mise en place comprise
Chaque réponse s'écrit depuis zéro, en recopiant la date, l'effectif et les espaces
Avec JoinwaysUn brouillon de réponse préparé par l'IA à partir de la demande, de vos espaces et de la disponibilité réelle. Si la date est prise, il propose une autre date ou un autre espace. Vous le relisez et vous l'envoyez
La première réponse attend le devis, et le devis attend que vous repreniez vos tarifs dans un fichier
Avec JoinwaysLe devis se prépare à la création de l'événement, depuis vos formules au forfait, par personne ou par palier
Vous ne connaissez pas votre délai réel, ni par canal, ni pour les demandes reçues après la fermeture
Avec JoinwaysL'onglet Demandes des rapports donne votre délai médian de première réponse en heures d'ouverture, par source, par membre et par lieu
Pages produit associées : Rapports
Le produit, écran par écran
Ce que vous vérifiez pendant l'essai
Sur vos propres demandes, à côté de vos outils actuels.
Pour connecter votre boîte mail
Gmail ou Outlook se connectent en deux minutes. Les demandes des plateformes de réservation qui y arrivent sont lues comme les autres.
Quand arrivent vos demandes
Une carte par jour et par tranche de deux heures, à l'heure du lieu, avec le délai des demandes reçues hors horaires.
D'essai gratuit, à côté de vos outils
L'essai tourne à côté de votre organisation actuelle, sans carte bancaire.
La même méthode, trois situations
Trois situations, et ce qui les tient.
Les demandes reçues après la fermeture
Le formulaire du site peut envoyer son accusé de réception juste après l'envoi, à toute heure. Le lendemain, la personne nommée pour l'ouverture traite ces demandes en premier.
Les périodes de pointe
Quand les demandes affluent, le délai s'allonge sans que personne le voie. Le compteur des demandes à traiter depuis plus de 24 h le rend visible.
L'équipe en visite ou sur un événement
La notification signale la demande où que vous soyez. La réponse part entre deux rendez-vous, depuis le brouillon préparé.
Pour aller plus loin : Demandes · Événements
Questions fréquentes
Comment réduire votre temps de réponse aux organisateurs d'événements ?
- Le délai se compte en heures d'ouverture, jusqu'à une vraie réponse : l'accusé de réception ne compte pas
- Une personne nommée pour répondre sur chaque créneau d'ouverture
- Un accusé de réception qui annonce quand vous répondrez, et qui tient sa promesse
- Des modèles par type de demande et des formules prêtes, pour répondre avec un prix
- Le délai suivi chaque semaine, par source et par personne
Quel est un bon temps de réponse à une demande d'événement ?
Un accusé de réception automatique n'est-il pas impersonnel ?
Peut-on répondre plus vite aux demandes des plateformes de réservation ?
Comment Joinways mesure-t-il le temps de réponse ?
Répondre vite, est-ce répondre sans devis ?
Comment calculer son temps de réponse aux demandes ?
Pourquoi le temps de réponse compte-t-il pour un lieu événementiel ?
Faut-il suivre le délai médian ou le délai moyen ?
Les modèles de réponse font-ils gagner du temps ?
En combien de temps peut-on réduire son délai de réponse ?
Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, avec un essai gratuit de 30 jours. Voir les tarifs