Gestionar la disponibilidad y evitar dobles reservas

Para un lugar, el peor error es prometer una fecha ya ocupada, o una sala cerrada ese día. Joinways muestra lo que ocupa cada lugar y cada espacio, y te deja declarar tus horarios de apertura y tus periodos de cierre, para todo el lugar o sala por sala.

Joinways no decide por ti: comprueba la fecha desde la solicitud entrante, luego al crear el evento, en su ficha y cuando lo mueves en el calendario. Te muestra los conflictos; tú decides si confirmas.

Lo que vas a aprender

• Definir los horarios de apertura y la política fuera de horario de un lugar.
• Declarar un cierre para todo el lugar o para algunos espacios.
• Dar a un espacio sus propios horarios y cierres.
• Leer el distintivo «Libre» o «1 conflicto» de una solicitud y las alertas de conflicto de un evento.
• Saber cuándo dos eventos están en conflicto.

Requisitos previos

• Los ajustes de un lugar (horarios, cierres, espacios) están reservados a los propietarios y administradores del espacio de trabajo.
• Todos los miembros ven el calendario, los distintivos de disponibilidad y las alertas de conflicto.
• Para ajustar un espacio aparte, debe existir: consulta Crear tus espacios.

1. Abrir la página «Disponibilidad» del lugar

En el menú de la izquierda, abre «Lugares», luego tu lugar («Mi lugar» si tu espacio de trabajo solo tiene uno) y después «Disponibilidad». También llegas desde «Configuración» > «Lugares». La página tiene cuatro bloques: «Política fuera de horario», «Horarios de apertura», «Períodos de cierre» y «Vacaciones escolares».

Bueno saberlo: el ajuste «Este lugar solo se alquila completo» ya no está en esta página. Está al principio de «Lugar y espacios», porque indica si los espacios se reservan por separado.

2. Definir los horarios de apertura

1. En «Horarios de apertura», activa o desactiva cada día. Un día desactivado aparece como «Cerrado»: así defines un día de descanso semanal.
2. En un día abierto, «Añadir tramo horario» limita su horario. Puedes añadir varios tramos por día (mediodía y noche, por ejemplo). Sin tramo, el día está abierto sin restricción.
3. El menú «Configurar» ofrece «Plantillas», «Copiar lunes → entre semana» y «Borrar todo».
4. En «Política fuera de horario», elige «Aviso no bloqueante» (aparece un mensaje y el evento puede crearse) o «Bloquear la creación» (el botón de validación sigue desactivado mientras la fecha caiga en un día cerrado, fuera de horario o durante un cierre).

Con «Bloquear la creación», Joinways también rechaza mover o duplicar un evento a un periodo cerrado, así como las reservas hechas por la API o el MCP. Para una estancia de varios días cuya hora de fin es anterior a la de inicio (llegada el lunes a las 14:00, salida el miércoles a las 11:00), solo se comparan la llegada y la salida con el horario; los días intermedios solo se comprueban frente a los cierres.

3. Cerrar fechas

Vacaciones, obras, privatización: declara estas fechas como periodos de cierre. Aparecen rayadas en el calendario y al crear un evento.

1. En «Períodos de cierre», haz clic en «Añadir cierre».
2. Elige el intervalo de fechas (solo fechas futuras).
3. En «Afecta a», deja «Todo el lugar» o elige uno o varios espacios: el cierre solo se aplica a ellos.
4. Ponle un nombre opcional («Vacaciones de verano», «Obras de cocina»). Activa «Franja horaria específica» para cerrar solo una parte del día.
5. Haz clic en «Añadir».

La lista del lugar muestra también los cierres de sus espacios, con el nombre de los espacios afectados (agrupados cuando son idénticos). Para eliminar un cierre, haz clic en el icono de papelera de su fila; «Deshacer» sigue disponible unos segundos. Los cierres pasados se muestran con «Mostrar cierres pasados».

Importante: un cierre no reserva una fecha para un cliente. Para guardar una fecha mientras el cliente decide, crea el evento como «Opción»: aparece punteado y conserva todo el expediente.

4. Dar a un espacio sus propios horarios y cierres

Por defecto, un espacio sigue los horarios y cierres de su lugar. Para una sala que cierra antes o una azotea cerrada en invierno, abre «Lugar y espacios», haz clic en la fila del espacio y luego en la pestaña «Disponibilidad».

• «Horarios de apertura» muestra «Iguales que» seguido del nombre del lugar. «Personalizar» copia los horarios del lugar para modificarlos; «Usar los horarios del lugar» vuelve al ajuste común.
• «Períodos de cierre» lista los cierres propios del espacio, además de los del lugar. Desactiva «Aplicar también los cierres del lugar» para que el espacio siga abierto durante los cierres del lugar.
• El espacio no tiene política fuera de horario propia: se aplica la del lugar.

En la lista «Lugar y espacios», una etiqueta indica un espacio con «Horarios propios», un cierre próximo («Cerrado» seguido de las fechas) o que sigue «Abierto durante los cierres del lugar». Haz clic en ella para abrir la pestaña correcta.

5. Comprobar una fecha antes de responder

La misma comprobación te acompaña desde la solicitud hasta el evento confirmado.

• En «Solicitudes»: junto a la fecha extraída aparece un distintivo «Libre» o «1 conflicto» cuando se conocen el lugar y una fecha precisa. Tiene en cuenta los días, los horarios y los espacios solicitados. Pasa el ratón por encima para leer los eventos en conflicto. Desaparece una vez creado el evento.
• Al crear el evento: en cuanto eliges el lugar, las fechas y los espacios, el formulario lista los eventos «Opción» y «Confirmado» que ocupan los mismos espacios en las mismas fechas, con su cliente y su responsable (por ejemplo «2 eventos encontrados en este lugar en la misma fecha»). También avisa de un día cerrado, una fecha fuera de horario o un cierre.
• En la ficha del evento: bajo las propiedades, una línea «En conflicto con» nombra cada evento confirmado que ocupa las mismas salas al mismo tiempo, con su fecha; haz clic para abrirlo. Varias opciones en una misma fecha son una práctica normal y no se listan aquí.
• En el calendario: un contorno rojo indica una doble reserva con un evento confirmado. Un desplazamiento sin riesgo se guarda directamente; si no, la ventana de confirmación lista los solapamientos.

¿Cuándo están en conflicto dos eventos?

La misma regla se aplica en todas partes: solicitud, formulario de creación, ficha del evento, calendario, API y MCP. Solo cuentan los eventos «Opción» y «Confirmado».

• Un evento sin espacio elegido ocupa el lugar completo: está en conflicto con cualquier otro evento del lugar al mismo tiempo.
• Dos eventos que tienen cada uno sus espacios solo están en conflicto si comparten un espacio. Una combinación cuenta por los espacios que une.
• Con franjas, la comparación es por horas: dos franjas de la misma sala que no se solapan no están en conflicto. El montaje y el desmontaje del espacio se añaden antes y después de cada franja.
• Un evento con horario distinto cada día se compara día a día, con el horario de cada día.
• En un lugar configurado como «Este lugar solo se alquila completo», cada evento ocupa todo el lugar durante su horario, sean cuales sean los espacios.

Ejemplo: dos bodas el mismo sábado

Una finca recibe dos solicitudes de boda para el mismo sábado de junio. En «Solicitudes», la segunda lleva el distintivo «1 conflicto»: el granero ya está en opción. En lugar de decir que no, la responsable propone el invernadero, libre ese día.

Crea el evento en el invernadero: el formulario ya no lista conflictos. Ese mismo mes, cierra el jardín del 1 al 15 de julio por obras, eligiendo solo el jardín en «Afecta a»: el granero y el invernadero siguen a la venta.

Solución de problemas

Una fecha aparece cerrada aunque no hay ningún evento

Causa: un periodo de cierre cubre esa fecha, o el día está «Cerrado» en los horarios de apertura; para un espacio, el cierre puede venir del lugar. Solución: abre «Disponibilidad» del lugar o del espacio, elimina el cierre o vuelve a abrir el día. Para un espacio, desactiva si hace falta «Aplicar también los cierres del lugar».

El formulario lista un evento que no usa la misma sala

Causa: ese evento no tiene espacio elegido y ocupa el lugar completo, o reserva una combinación que incluye tu sala, o el lugar solo se alquila completo. Solución: en ese evento, elige los espacios que ocupa realmente.

No aparece el distintivo «Libre» en una solicitud

Causa: el lugar no se reconoce, la fecha no es precisa o el evento ya está creado. Solución: corrige el lugar y la fecha en los datos extraídos; la comprobación se hará al crear el evento.

No puedo crear un evento en una fecha

Causa: la política del lugar es «Bloquear la creación» y la fecha cae durante un cierre o fuera de horario. Solución: cambia la fecha o el horario, elimina el cierre o vuelve a poner la política en «Aviso no bloqueante».

Preguntas frecuentes

¿Joinways impide las dobles reservas?

No entre dos eventos: los señala en cada paso y tú decides. Para cierres y horarios, la política «Bloquear la creación» impide crear un evento cuando el lugar está cerrado.

¿Puedo cerrar una sola sala?

Sí. En «Nuevo cierre», elige el espacio en «Afecta a», o añade el cierre desde la pestaña «Disponibilidad» del espacio.

¿Los festivos cierran el lugar?

No. Se marcan en ámbar en el calendario, según el país del lugar, pero no cierran nada. Si no abres ese día, añade un periodo de cierre.

¿Todo el equipo ve un cierre?

Sí. Aparece en el calendario para todos los miembros. Si el lugar sincroniza un calendario de Google u Outlook, la opción «Periodos de cierre» de «Sincronización» lo envía como franja ocupada.

Ver también

• Vistas de calendario, lista y kanban
• Crear tus espacios
• Crear y estructurar un evento
• Procesar una solicitud entrante