Vues calendrier et pipeline

Une même réalité — vos événements — peut se lire de plusieurs façons selon ce que vous cherchez à faire à un instant donné. Quand un client vous demande au téléphone « êtes-vous libres le 14 ? », vous avez besoin d'une lecture spatiale et temporelle de votre occupation. Quand vous préparez votre point commercial du lundi, vous avez besoin de voir où en sont vos opportunités dans leur cycle de vente. Et quand vous voulez exporter, trier ou traiter une liste de dossiers en masse, vous avez besoin d'un tableau. Joinways réunit ces trois besoins dans trois vues complémentaires qui partagent exactement les mêmes données : le calendrier, le pipeline et la liste.

Ces trois vues ne sont pas trois bases de données séparées : ce sont trois angles sur un seul jeu d'événements. Un changement effectué dans l'une se répercute instantanément dans les autres. Comprendre quand basculer de l'une à l'autre est l'une des compétences qui font gagner le plus de temps au quotidien dans la gestion d'un lieu événementiel.

Prérequis

Avant de tirer parti des trois vues, quelques éléments doivent être en place dans votre espace de travail.

• Au moins un événement existe, sinon les vues sont vides. Créez-en un pour expérimenter.
• Vos espaces (salles) sont configurés pour que le filtre par espace et le calendrier reflètent votre lieu réel.
• Vos événements ont un statut renseigné (Option, Confirmé, Perdu, Annulé) pour que le pipeline les classe dans la bonne colonne.

Ce que vous allez apprendre

• Utiliser la vue calendrier, pipeline et liste
• Filtrer par statut, espace et période
• Choisir la vue adaptée à chaque besoin
• Basculer rapidement d'une vue à l'autre sans perdre votre contexte

La vue calendrier

Le calendrier est la vue spatiale et temporelle de votre activité. Il affiche l'occupation et les disponibilités de vos espaces par jour, par semaine ou par mois. C'est la vue à ouvrir lorsqu'une question de date se pose : un client demande une disponibilité, vous voulez caler une visite, ou vous cherchez un trou pour replacer un événement déplacé.

Concrètement, voici ce qui se passe quand vous l'utilisez.

1. Vous ouvrez le calendrier : chaque événement apparaît sur sa date, positionné sur l'espace qu'il occupe.
2. Vous choisissez l'échelle jour, semaine ou mois selon la finesse dont vous avez besoin.
3. Les créneaux libres se distinguent des créneaux occupés : vous lisez d'un coup d'œil ce qui est disponible.
4. Vous cliquez sur un événement pour ouvrir son dossier, ou sur un créneau libre pour amorcer une nouvelle réservation.

La vue pipeline (kanban)

Le pipeline est la vue commerciale. Il présente vos opportunités sous forme de colonnes correspondant aux statuts du cycle de vente : Option, Confirmé, Perdu, Annulé. Chaque événement est une carte que vous pouvez déplacer d'une colonne à l'autre. C'est la vue à ouvrir lorsque vous raisonnez en termes d'avancement : combien d'options en attente, lesquelles relancer, lesquelles ont basculé en confirmé.

Voici le déroulé typique d'une revue de pipeline.

1. Vous ouvrez le pipeline : vos événements sont répartis en colonnes par statut.
2. Vous lisez la colonne Option pour repérer les opportunités à relancer.
3. Vous glissez-déposez une carte d'une colonne à l'autre : le statut de l'événement change immédiatement et partout.
4. Vous cliquez sur une carte pour ouvrir le dossier et avancer (devis, relance, note).

La vue liste

La liste est la vue tabulaire. Elle aligne tous vos événements dans un tableau que vous pouvez trier et filtrer colonne par colonne. C'est la vue à ouvrir lorsque vous voulez une vision exhaustive, exporter des données ou traiter plusieurs dossiers en masse. Là où le calendrier privilégie le temps et le pipeline le statut, la liste privilégie l'exhaustivité et le tri.

En pratique, la liste s'utilise ainsi.

1. Vous ouvrez la liste : tous vos événements s'affichent en lignes.
2. Vous triez par colonne pour ordonner par date, statut ou espace.
3. Vous appliquez des filtres pour restreindre l'affichage au sous-ensemble qui vous intéresse.
4. Vous exportez ou traitez la sélection résultante.

Filtrer et trier

Les filtres sont la charnière entre les trois vues : ils restreignent le jeu d'événements affiché, quel que soit l'angle choisi. Trois axes de filtrage couvrent l'essentiel des besoins.

• Par statut pour vous concentrer sur votre pipeline actif.
• Par espace pour vérifier la disponibilité d'une salle.
• Par période pour préparer la semaine ou le mois.

Référence : les vues et leurs usages

Pour mémoire, voici l'inventaire des trois vues, de ce que chacune affiche et du moment où la privilégier.

• Calendrier : visualisez occupation et disponibilités par jour/semaine/mois. À privilégier pour répondre à une question de date.
• Pipeline (kanban) : suivez vos opportunités par statut (Option, Confirmé, Perdu, Annulé). À privilégier pour piloter l'avancement commercial.
• Liste : triez et filtrez tous vos événements dans un tableau. À privilégier pour l'exhaustivité, l'export et le traitement en masse.

Les statuts utilisés par le pipeline structurent aussi les filtres dans les autres vues : Option (opportunité en cours), Confirmé (réservation actée), Perdu (opportunité non aboutie), Annulé (réservation annulée).

Comment ça marche

Le principe fondamental est l'unicité de la donnée. Les trois vues lisent le même ensemble d'événements ; elles ne font que le présenter différemment. Modifier un statut dans le pipeline, déplacer une date dans le calendrier ou éditer une ligne dans la liste agit sur le même objet sous-jacent.

Conséquence directe : un changement effectué dans une vue se reflète immédiatement dans les deux autres. Si vous faites glisser un événement de la colonne Option vers Confirmé dans le pipeline, il apparaîtra avec son nouveau statut dans la liste et restera positionné sur sa date dans le calendrier. Vous ne risquez jamais de désynchroniser vos vues.

Les filtres, eux, sont des lentilles : ils ne suppriment pas de données, ils restreignent simplement ce que vous voyez à l'instant T.

Cas particuliers

Quelques situations méritent une attention particulière.

• Un événement Perdu ou Annulé n'occupe plus la salle : il sort de l'occupation réelle du calendrier tout en restant traçable dans le pipeline et la liste.
• Un événement sans statut clair peut ne pas apparaître dans la bonne colonne du pipeline : renseignez son statut pour le replacer.
• Un filtre actif peut donner l'impression qu'un événement a disparu : pensez à le réinitialiser avant de conclure à une perte de donnée.

💡 Astuce : en vue pipeline, glissez-déposez un événement d'une colonne à l'autre pour changer son statut.

Bonnes pratiques

• Calendrier pour répondre vite à « êtes-vous dispo le 14 ? ».
• Pipeline pour vos points commerciaux hebdomadaires.
• Liste pour les exports et le traitement en masse.
• Prenez l'habitude de revenir à une vue sans filtre en fin de manipulation pour éviter d'oublier un filtre actif.
• Tenez les statuts à jour dans le pipeline : c'est ce qui garde le calendrier et la liste fiables.

Dépannage

Problème : un événement que je sais avoir créé n'apparaît pas dans la liste. Cause : un filtre est probablement actif et l'exclut de l'affichage. Solution : réinitialisez les filtres de statut, d'espace et de période, puis vérifiez à nouveau.

Problème : une carte est dans la mauvaise colonne du pipeline. Cause : le statut de l'événement n'est pas celui attendu. Solution : glissez-déposez la carte dans la bonne colonne, ce qui met le statut à jour partout.

Problème : le calendrier semble afficher une salle occupée alors que l'affaire est perdue. Cause : le statut n'a pas été passé en Perdu ou Annulé. Solution : mettez le statut à jour pour libérer le créneau dans l'occupation réelle.

Exemple concret

Au point du lundi, l'équipe ouvre le pipeline : 12 options, 4 à relancer cette semaine. Puis bascule en calendrier pour caler deux visites sans conflit de salle.

Une fois les visites calées, l'équipe revient au pipeline pour faire glisser l'une des options devenue ferme vers la colonne Confirmé. Le changement se voit aussitôt dans la liste, qui servira en fin de mois à l'export du récapitulatif commercial.

Autre exemple

Un client appelle pour savoir si la grande salle est libre le 14. Le commercial ouvre le calendrier en vue semaine, filtre par espace sur la grande salle et constate que le créneau est libre. Il clique sur le créneau pour amorcer une option.

Plus tard, pour préparer la facturation du trimestre, la responsable ouvre la liste, trie par période, filtre sur les événements Confirmé et exporte le tout en quelques clics.

FAQ

Les vues montrent-elles les mêmes données ? Oui, ce sont trois angles sur les mêmes événements ; un changement se reflète partout.

Comment changer le statut d'un événement le plus vite ? En vue pipeline, glissez-déposez sa carte d'une colonne à l'autre.

Quelle vue pour vérifier une disponibilité ? Le calendrier, qui montre occupation et disponibilités par jour, semaine ou mois.

Quelle vue pour un point commercial ? Le pipeline, qui classe vos opportunités par statut.

Quelle vue pour exporter ou traiter en masse ? La liste, qui aligne tous vos événements dans un tableau triable et filtrable.

Sur quels critères puis-je filtrer ? Par statut, par espace et par période.

Un filtre peut-il masquer un événement ? Oui ; un filtre actif restreint l'affichage. Réinitialisez-le pour revoir l'ensemble.

Un événement Annulé occupe-t-il encore la salle ? Non ; une fois le statut passé en Annulé ou Perdu, le créneau redevient disponible dans le calendrier.

Voir aussi

• Créer un événement
• Suivre l'activité et l'occupation
• Tâches et relances