Importer vos contacts depuis votre boîte mail

Un CRM vide le premier jour, ce sont des heures de saisie avant de pouvoir retrouver un client. Vos vrais contacts sont pourtant déjà là : ce sont les personnes à qui vous écrivez.

Quand vous connectez votre boîte Gmail ou Outlook, Joinways crée les contacts et entreprises à qui vous avez écrit ces 12 derniers mois, puis ajoute chaque nouvelle personne à qui vous écrivez. Rien à lancer : l'import démarre seul après la connexion.

Ce que vous allez apprendre

• Ce que Joinways importe de votre boîte, et ce qu'il laisse de côté.
• Quand l'import a lieu, selon le type de boîte.
• Ce qui est conservé et qui voit les contacts créés.
• Faire le tri après le premier import.

Prérequis

• Une boîte Gmail ou Outlook connectée dans « Réglages » > « Ma boîte mail », ouverte à tous les membres. Voir Connecter Gmail ou Connecter Outlook.
• Ou une adresse de demandes connectée directement depuis la carte « Boîte des demandes », par un propriétaire ou un administrateur.

1. Ce qui est importé

• Les personnes à qui vous avez écrit : les destinataires (À et Cc) de vos messages envoyés. Quelqu'un qui vous a seulement écrit n'est pas importé : newsletters, notifications et prospection restent dehors.
• Leur entreprise, déduite du domaine de leur adresse. Une entreprise qui existe déjà est réutilisée. Les domaines grand public comme gmail.com ou outlook.com ne créent aucune entreprise.
• Leur nom, repris du nom affiché dans l'email ou, à défaut, de l'adresse : jean.dupont@… devient Jean Dupont.

Sont ignorées : votre propre adresse, les adresses de service (noreply, contact@, info@, reservation@…) et les adresses techniques de rebond. Un contact qui existe déjà avec la même adresse n'est pas dupliqué et garde son origine.

2. Quand l'import a lieu

• Boîte personnelle (« Ma boîte mail ») : un passage unique sur vos messages envoyés des 12 derniers mois, juste après la connexion. Ensuite, chaque email que vous envoyez à une nouvelle personne crée son contact au fil de la synchronisation.
• Adresse de demandes connectée directement : le même passage unique sur 12 mois, sans import continu ensuite. Ses emails entrants deviennent des demandes, pas des contacts.
• Adresse reçue par transfert, groupe Google, liste de distribution ou boîte partagée Microsoft 365 : aucun import de contacts.

Le passage sur 12 mois ne se relance jamais tout seul, même si vous reconnectez la boîte : pas de doublons accumulés.

3. Ce qui est conservé

L'import lit des adresses, pas de la correspondance : le contenu de vos messages envoyés n'est pas copié par ce passage. Seule la liste de contacts et d'entreprises qu'il produit est gardée.

Ces fiches appartiennent à l'espace de travail, comme toutes les autres : votre équipe les voit dans « Clients » (« Entreprises » et « Personnes ») et peut les modifier.

Si un email que vous avez envoyé revient en erreur parce que l'adresse n'existe pas, Joinways retire le contact créé à partir de cette adresse, ainsi que son entreprise, tant que personne ne les a modifiés ni utilisés.

4. Faire le tri après le premier import

Plusieurs centaines de contacts peuvent apparaître d'un coup. Accordez dix minutes à la liste :

1. Ouvrez « Clients » et parcourez les nouveaux contacts dans « Personnes ».
2. Fusionnez les doublons évidents avec « Fusionner avec un autre contact », sur la fiche.
3. Supprimez ce qui n'est manifestement pas un client ou un partenaire.

Bon à savoir : il n'y a pas d'interrupteur pour désactiver l'import dans l'interface. Si vous ne voulez pas qu'il tourne sur une boîte, écrivez-nous avant de la connecter.

Exemple : une responsable commerciale qui arrive

Claire rejoint l'Hôtel Maison Aubriot et connecte sa boîte Outlook le premier jour. Quelques minutes plus tard, les 340 personnes à qui elle a écrit depuis un an sont dans « Personnes », rattachées à 180 entreprises. Elle fusionne trois doublons, supprime deux fournisseurs de fournitures, et retrouve ses clients par leur nom avant même d'avoir créé son premier événement.

Dépannage

Aucun contact n'a été créé

Cause : la boîte a peu de messages envoyés sur 12 mois, ou elle arrive par transfert. Solution : vérifiez qu'elle est connectée directement, dans « Ma boîte mail » ou comme « Connectée en direct » dans la carte « Boîte des demandes ».

Des contacts que je n'ai jamais suivis sont apparus

Cause : vous leur avez écrit à un moment, et c'est tout ce que l'import regarde. Solution : supprimez-les. Le passage sur 12 mois ne revient pas, mais un nouvel email que vous leur envoyez depuis votre boîte personnelle recrée le contact.

Un contact n'a pas d'entreprise

Cause : son adresse est sur un domaine grand public, qui ne dit rien de l'endroit où il travaille. Solution : rattachez l'entreprise à la main sur la fiche.

Questions fréquentes

Mes collègues voient-ils mes emails ?

L'import ne partage que les contacts et entreprises. Il ne copie pas le contenu de vos messages.

L'import modifie-t-il un contact existant ?

Non. Un contact déjà présent avec la même adresse est retrouvé, pas dupliqué, et garde son origine (saisie, import de fichier, formulaire).

Que se passe-t-il si je reconnecte ma boîte ?

Le passage sur 12 mois ne se relance pas. Seuls les nouveaux destinataires de vos prochains emails sont ajoutés.

Voir aussi

• Connecter Gmail
• Connecter Outlook
• Gérer les personnes (contacts)
• Gérer les entreprises