Gérer les personnes (contacts)
Centralisez vos interlocuteurs, reliez-les à leurs événements et entreprises, et gardez tout l'historique au même endroit.
Derrière chaque événement, il y a une personne : la mariée, le responsable RH, le chef de projet d'une agence. Les fiches contacts de Joinways centralisent ces interlocuteurs et tout leur historique pour un suivi sans angle mort, quel que soit le membre de l'équipe qui reprend le dossier.
Un contact est l'unité de base de votre relation client : c'est la personne avec qui vous échangez, à qui vous envoyez les devis et que vous appelez pour confirmer un événement. Bien tenue, sa fiche vous évite de chercher dans vos emails et vous fait gagner un temps précieux à chaque interaction.
Prérequis
Avant de gérer vos contacts, vérifiez les points suivants :
- Disposer d'un compte Joinways actif avec accès à la section Personnes.
- Avoir au moins un événement ou une demande entrante pour relier le contact à un dossier.
- Connaître, idéalement, l'entreprise du contact pour activer le rattachement B2B.
Ce que vous allez apprendre
- Créer et compléter une fiche contact, manuellement ou automatiquement.
- Relier un contact à ses événements et à une entreprise.
- Retrouver l'historique complet des échanges (emails, devis, notes).
- Éviter et fusionner les doublons pour garder une base propre.
Créer un contact
La création manuelle convient quand vous saisissez un prospect rencontré sur un salon ou recommandé par un partenaire. Voici ce qui se passe à chaque étape :
- Ouvrez la section Personnes puis cliquez sur Ajouter une personne : un formulaire vide s'affiche.
- Renseignez le nom, l'email et le téléphone : ces coordonnées deviennent les points d'entrée pour toute communication.
- Reliez-le à une entreprise si pertinent : la fiche hérite alors du contexte B2B de l'organisation.
- Enregistrez : le contact apparaît immédiatement dans la liste et devient sélectionnable sur un événement.
Astuce : la plupart des contacts se créent automatiquement depuis les Demandes quand une demande arrive ; Joinways lit l'expéditeur et crée la fiche si elle n'existe pas encore.
Relier un contact à un événement et à une entreprise
Un contact isolé a peu de valeur ; c'est le rattachement qui construit la vue à 360°. En reliant, vous tissez le lien personne ↔ organisation ↔ dossier.
- Depuis la fiche contact, ajoutez l'événement concerné dans la liste des événements liés.
- Sélectionnez l'entreprise pour rattacher le contact à son organisation B2B.
- Vérifiez que les trois entités pointent bien les unes vers les autres : le contact apparaît désormais dans la fiche entreprise et dans l'événement.
Retrouver l'historique des échanges
Toute la mémoire de la relation se consulte depuis la fiche. Avant un appel, un coup d'œil suffit pour savoir où vous en êtes.
- Ouvrez la fiche contact et déroulez la section Historique.
- Parcourez les emails, devis et notes associés, classés chronologiquement.
- Cliquez sur un élément pour ouvrir le devis ou l'email d'origine dans son dossier.
Éviter et fusionner les doublons
Une base saine repose sur une seule fiche par personne. Les doublons dispersent l'historique et faussent la vue à 360°.
- Repérez deux fiches portant le même nom ou la même adresse email.
- Comparez leurs événements et leur historique pour confirmer qu'il s'agit bien de la même personne.
- Fusionnez les fiches : les événements, emails et notes des deux se réunissent sur une seule.
Ce que contient une fiche contact
Une fiche regroupe les informations suivantes ; chacune sert un usage précis dans le suivi :
- Coordonnées : email, téléphone et fonction de la personne, utilisés pour la communication et la personnalisation.
- Fonction : le rôle de la personne (responsable événementiel, RH, marié…) pour adapter le ton de vos messages.
- Événements liés : tous les dossiers auxquels ce contact est rattaché, pour mesurer l'historique de collaboration.
- Entreprise : le rattachement B2B éventuel, qui relie la personne à son organisation.
- Historique : les emails, devis et notes associés, classés par date pour reconstituer toute la relation.
- Notes : les remarques internes de l'équipe, visibles sur la fiche pour partager le contexte.
La création automatique depuis les Demandes
La plupart des fiches naissent d'une demande entrante. Comprendre ce mécanisme évite de saisir à la main ce que Joinways fait déjà pour vous.
- Une demande arrive dans les Demandes : Joinways lit l'adresse de l'expéditeur.
- Si aucun contact ne correspond, une fiche est créée avec les coordonnées disponibles.
- L'email est attaché à la fiche, prêt à être relié à un événement.
Comment ça marche
Joinways traite le contact comme un nœud central : la personne existe une seule fois, puis se relie à plusieurs événements et à une entreprise. Quand un email arrive dans les Demandes, le système rapproche l'expéditeur d'un contact existant ou en crée un nouveau, puis attache la conversation à sa fiche.
Grâce à ce modèle, chaque devis envoyé, chaque note prise et chaque événement créé viennent enrichir automatiquement l'historique du contact, sans ressaisie.
Cas particuliers
Quelques situations méritent une attention particulière :
- Un même email pour deux personnes : Joinways peut créer une seule fiche ; vérifiez et séparez si besoin.
- Un contact sans entreprise : c'est valable pour les particuliers (mariages) ; le rattachement B2B reste optionnel.
- Un contact qui change d'entreprise : mettez à jour le rattachement pour garder l'historique cohérent.
💡 Bon à savoir : un contact bien rattaché vous évite les doublons et donne une vue à 360° avant chaque appel.
Bonnes pratiques
- Fusionnez les doublons dès que vous les repérez pour ne pas éparpiller l'historique.
- Renseignez la fonction pour personnaliser vos messages et prioriser les bons interlocuteurs.
- Reliez systématiquement contact ↔ entreprise ↔ événement pour une traçabilité complète.
- Saisissez les notes internes sur la fiche plutôt que dans des fichiers à part.
Dépannage
Problème : un contact apparaît en double dans la liste.
Cause : un email reçu avec une adresse légèrement différente a généré une seconde fiche.
Solution : repérez les deux fiches et fusionnez-les pour réunir l'historique.
Problème : l'historique d'un contact semble incomplet.
Cause : les échanges ont eu lieu sous une autre adresse ou un autre contact non relié.
Solution : vérifiez le rattachement à l'entreprise et reliez les événements manquants.
Problème : impossible de relier un contact à un événement.
Cause : l'événement n'est pas encore créé ou n'apparaît pas dans la recherche.
Solution : créez d'abord l'événement, puis revenez ajouter le contact depuis sa fiche.
Exemple concret
Une responsable événementiel d'une entreprise revient chaque année. Sa fiche regroupe les 3 séminaires passés : l'équipe prépare une offre fidélité en un coup d'œil, sans rouvrir d'anciens emails.
Autre exemple
Un couple demande un devis pour son mariage via les Demandes. Joinways crée automatiquement la fiche du contact, y attache l'email reçu, puis la relie au nouvel événement. Le jour de l'appel de confirmation, toute la conversation est déjà rassemblée sur la fiche.
FAQ
Différence entre contact et entreprise ?
Le contact est une personne ; l'entreprise regroupe plusieurs contacts et événements d'une même organisation.
Dois-je créer mes contacts manuellement ?
Non, la plupart se créent automatiquement depuis les Demandes ; la création manuelle sert surtout aux prospects rencontrés hors email.
Un contact peut-il être lié à plusieurs événements ?
Oui, c'est même l'intérêt : la fiche regroupe tous les dossiers de la personne pour suivre l'historique de collaboration.
Un contact doit-il forcément avoir une entreprise ?
Non, le rattachement B2B est optionnel : il reste vide pour les particuliers comme les couples de mariés.
Comment retrouver les emails d'un contact ?
Ouvrez sa fiche et déroulez l'historique : les emails, devis et notes associés y sont classés par date.
Que faire si deux fiches concernent la même personne ?
Fusionnez-les dès que vous les repérez pour réunir tout l'historique sur une seule fiche.
La fonction du contact sert-elle à quelque chose ?
Oui, elle vous aide à personnaliser vos messages et à identifier le bon interlocuteur dans l'organisation.
Puis-je relier un contact à une entreprise après coup ?
Oui, le rattachement se modifie à tout moment depuis la fiche : sélectionnez l'entreprise pour l'associer ou changez-la si le contact a déménagé.
Voir aussi
Prêt à centraliser vos demandes événementielles ?