Gérer les entreprises

Pour les lieux qui travaillent avec des entreprises, des agences ou des collectivités, un même client n'est presque jamais une seule personne ni un seul événement. Un service commercial vous envoie un séminaire, le service RH une soirée d'équipe, et l'assistante de direction gère la logistique : trois interlocuteurs, plusieurs dossiers, une seule organisation. La fiche entreprise existe pour rassembler tout cela au même endroit et suivre un compte dans la durée.

Concrètement, la fiche entreprise regroupe tous les contacts et tous les événements d'une même organisation, avec ses informations (nom, site web, téléphone, adresse, n° SIREN, n° TVA). À la création, Joinways complète automatiquement ces informations en cherchant l'entreprise sur le web. C'est l'outil B2B qui vous permet de raisonner par compte plutôt que par dossier isolé, et de repérer vos meilleurs clients récurrents.

Prérequis

Accès à la section Entreprises : c'est de là que se créent et se consultent les fiches entreprise.

Des contacts (personnes) à rattacher, ou la possibilité d'en créer, pour relier les interlocuteurs à l'organisation.

Le nom exact de l'organisation, et idéalement son site web : c'est à partir de ces deux informations que Joinways complète la fiche.

Ce que vous allez apprendre

• Créer une fiche entreprise propre, sans doublon.
• Y rattacher contacts et événements pour centraliser le compte.
• Laisser Joinways compléter la fiche automatiquement à partir du nom de l'entreprise.
• Suivre la valeur générée par un compte dans la durée.

Pourquoi raisonner par entreprise

Sans fiche entreprise, vos clients B2B se dispersent en contacts isolés et en événements indépendants. Vous perdez la vue d'ensemble : impossible de voir d'un coup d'œil qu'une même organisation vous a confié cinq événements dans l'année. En regroupant contacts et dossiers sous une seule fiche, vous suivez le compte comme un tout et vous identifiez vos partenaires récurrents.

Cette vue compte facilite aussi la relation commerciale : un nouvel interlocuteur de la même organisation hérite immédiatement de l'historique, et vous pouvez justifier un tarif partenaire avec le CA cumulé sous les yeux.

Créer une entreprise

La création d'une fiche se fait en quelques champs depuis la section dédiée. Voici le déroulé et ce qui se passe à chaque étape.

1. Ouvrez « Entreprises » puis « Ajouter une entreprise » : saisissez le nom ; des suggestions, avec leur logo, s'affichent pour éviter les fautes de frappe et les doublons.
2. Enregistrez : la fiche se complète automatiquement en arrière-plan. L'option « Continuer en ajoutant un événement » enchaîne directement sur la création d'un événement.
3. Rattachez les contacts depuis l'onglet « Personnes » de la fiche (« Ajouter une personne »), ou depuis le bloc « Entreprise » de chaque fiche contact.

Astuce : inutile de tout saisir. Dès la création, Joinways recherche l'entreprise et remplit les champs vides : site web, téléphone, adresse, n° SIREN et n° TVA.

Ce que contient une fiche (référence)

Une fiche entreprise est organisée en quelques blocs. Voici chaque élément et ce qu'il contient, en une ligne.

• Informations : nom, site web, téléphone, n° SIREN et n° TVA ; Adresse : adresse, code postal, ville, pays.
• « Personnes » : les interlocuteurs de l'organisation rattachés à la fiche.
• « Événements » : tous les dossiers liés à l'entreprise, regroupés au même endroit.
• « Aperçu », « Activités », « Tâches » et « Notes » : les autres onglets de la fiche, pour l'historique et le suivi du compte.
• CA HT : visible en colonne dans la liste « Entreprises », il additionne le montant des événements confirmés (et des frais d'annulation) liés à l'entreprise.

Rattacher contacts et événements

Le cœur de la fiche, c'est le lien : une entreprise relie plusieurs personnes et plusieurs dossiers. Voici comment ces liens se construisent.

1. Rattachez chaque interlocuteur à l'entreprise : il apparaît alors dans la liste des contacts de la fiche.
2. Associez les événements de cette organisation : ils remontent dans la liste des événements de la fiche.
3. Consultez la fiche : vous voyez d'un coup d'œil tous les contacts et tous les dossiers du compte.

L'enrichissement automatique

Vous n'avez pas à remplir chaque champ : à la création de la fiche (depuis « Entreprises » ou lors de la création d'un événement), Joinways cherche l'entreprise sur le web à partir de son nom et de son site, puis complète uniquement les champs encore vides. Voici ce qu'il peut ajouter.

• Coordonnées : site web et téléphone.
• Adresse : rue, code postal, ville et pays.
• Identifiants légaux : n° SIREN et n° TVA.

Comment ça marche

La fiche entreprise agit comme un point central : les contacts et les événements ne sont pas copiés dans la fiche, ils y sont reliés. Un même contact reste une personne à part entière, simplement rattachée à l'organisation. De son côté, le CA cumulé se construit à partir des événements liés : chaque événement confirmé vient s'ajouter au total du compte.

L'enrichissement part du nom de l'entreprise (et de son site web s'il est connu) : Joinways interroge le web, ne remplit que les champs vides et ne remplace jamais une valeur que vous avez saisie. Vous pouvez tout ajuster ensuite dans la fiche.

Cas particuliers

• Doublon de fiche : deux fiches pour la même organisation dispersent contacts et événements ; cherchez toujours avant de créer.
• Nom ambigu ou très courant : l'enrichissement peut ne rien trouver ou se tromper d'homonyme. Renseignez le site web pour l'aider, et vérifiez le n° SIREN.
• Contact partagé : un interlocuteur reste une personne unique ; le rattacher à une entreprise ne le duplique pas.
• Compte sans événement : une fiche peut exister sans dossier lié ; son CA cumulé reste alors à zéro jusqu'au premier événement confirmé.

Bonnes pratiques

• Centralisez les comptes récurrents pour repérer vos meilleurs clients B2B.
• Suivez la colonne « CA HT » de la liste « Entreprises » pour prioriser vos relances.
• Évitez les doublons en cherchant l'entreprise avant de la créer.
• Rattachez chaque nouvel interlocuteur à la fiche pour garder une vue compte complète.
• Vérifiez les informations ajoutées automatiquement, en particulier le n° SIREN et le n° TVA, avant de facturer.

Dépannage

Problème : l'IA n'enrichit pas la fiche.

Cause : nom trop générique ou homonymes, sans site web pour lever l'ambiguïté. Solution : renseignez le site web de l'organisation ; les champs restés vides se complètent aussi à la main.

Problème : deux fiches existent pour la même entreprise.

Cause : la fiche a été créée sans recherche préalable. Solution : ouvrez l'une des deux fiches et choisissez « Fusionner avec une autre entreprise », puis la « Fiche à conserver » : événements, contacts, notes et historiques sont transférés, et l'autre fiche est supprimée (opération irréversible).

Problème : un événement n'apparaît pas dans la fiche.

Cause : le dossier n'est pas rattaché à l'entreprise. Solution : associez l'événement à la fiche pour qu'il remonte dans la liste ; il comptera dans le CA cumulé une fois confirmé.

Exemple concret

Une agence événementielle vous confie 5 événements par an. Vous créez sa fiche entreprise ; Joinways complète son site, son adresse et son n° SIREN, et vous y rattachez les trois interlocuteurs habituels. La liste « Entreprises » affiche son « CA HT » sur les événements confirmés : vous justifiez facilement un tarif partenaire, chiffres à l'appui.

Autre exemple

Une collectivité organise chaque année un gala et plusieurs réunions. Au fil du temps, l'interlocuteur change : l'ancien responsable part, un nouveau arrive. Comme tout est rattaché à la fiche entreprise, le nouveau contact hérite immédiatement de l'historique des événements et du CA cumulé, sans rien reconstruire.

FAQ

Une entreprise peut-elle avoir plusieurs contacts ?

Oui, c'est même son intérêt : regrouper tous les interlocuteurs d'une organisation sous une seule fiche.

Une entreprise peut-elle avoir plusieurs événements ?

Oui : tous les dossiers de l'organisation sont rattachés à sa fiche, et les événements confirmés alimentent le CA cumulé du compte.

Comment fonctionne l'enrichissement par l'IA ?

Joinways recherche l'entreprise sur le web à partir de son nom et de son site, puis complète les champs vides : site web, téléphone, adresse, n° SIREN et n° TVA.

Comment éviter les doublons ?

Cherchez le nom de l'entreprise avant d'en créer une nouvelle : si elle existe déjà, rattachez-vous à la fiche existante.

Puis-je suivre le chiffre d'affaires d'un compte ?

Oui : la colonne « CA HT » de la liste « Entreprises » additionne les événements confirmés liés à chaque compte, utile pour repérer vos meilleurs clients B2B.

Un même contact peut-il appartenir à plusieurs entreprises ?

Le contact reste une personne unique ; rattachez-le à l'organisation pertinente pour garder une vue compte cohérente.

Voir aussi

• Gérer les personnes
• Enrichir les entreprises avec l'IA
• Analyser votre chiffre d'affaires