Connecter Gmail

Pour beaucoup de lieux de réception, l'email reste le tout premier canal par lequel arrivent les demandes : un couple qui cherche une salle pour son mariage, une entreprise qui veut organiser un séminaire, un traiteur qui sollicite une date. Connecter votre boîte Gmail à Joinways permet à la plateforme de détecter ces demandes automatiquement, de les faire remonter dans les Demandes unifiées, puis de vous laisser répondre directement depuis le dossier de l'événement, sans jamais quitter Joinways.

L'objectif est simple : ne plus jamais perdre une demande dans une boîte de réception encombrée, et regrouper toute la conversation commerciale au même endroit que les devis, les contacts et le planning. Ce guide détaille pas à pas la connexion d'un compte Gmail ou Google Workspace, ce qui se synchronise réellement, comment fonctionne le mécanisme sous le capot, et comment résoudre les rares incidents.

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous de réunir les éléments suivants. Ils garantissent que l'autorisation se déroulera sans accroc.

• Un compte Gmail ou Google Workspace : c'est l'adresse depuis laquelle vous recevez les demandes que vous souhaitez voir remonter dans Joinways.
• Les droits pour autoriser une application : sur un compte Google Workspace géré par une organisation, l'administrateur peut restreindre les applications tierces. Vérifiez que vous pouvez accorder l'accès, ou demandez à votre administrateur.
• Un accès à Joinways avec les permissions nécessaires pour ouvrir les Paramètres et gérer les intégrations de votre espace de travail.

Ce que vous allez apprendre

• Connecter votre compte Gmail en toute sécurité via OAuth2.
• Choisir le périmètre de synchronisation entre nouveaux emails et historique récent.
• Vérifier que les demandes remontent bien dans les Demandes et se rattachent au bon contact.
• Diagnostiquer et corriger les principaux incidents : reconnexion, délai de synchronisation, permissions.

Connecter Gmail, étape par étape

La connexion ne prend que quelques instants. Suivez ces étapes dans l'ordre ; à chaque étape, le guide précise ce que vous voyez à l'écran et ce que vous autorisez.

1. Allez dans Paramètres puis Intégrations. C'est le centre de pilotage de toutes les connexions externes de votre espace de travail.
2. Dans la section Sources de demandes, repérez la ligne Gmail et cliquez sur Connecter à côté de Gmail.
3. Une fenêtre Google s'ouvre. Autorisez Joinways via la fenêtre Google (OAuth) : sélectionnez le compte concerné, puis validez l'accès demandé. Vous restez sur les serveurs de Google pendant toute cette étape.
4. De retour dans Joinways, choisissez le périmètre : nouveaux emails uniquement, ou un historique récent pour remonter aussi les échanges déjà reçus.

Une fois ces étapes terminées, la connexion devient active et la première synchronisation démarre en arrière-plan. Vous n'avez rien d'autre à configurer pour commencer à recevoir vos demandes.

Référence : ce qui se synchronise et ce que vous autorisez

Cette section récapitule, de manière factuelle, le périmètre de la connexion telle qu'elle est décrite ci-dessus. Elle vous aide à comprendre exactement ce que Joinways voit et fait avec votre boîte Gmail.

Le périmètre de synchronisation

• Nouveaux emails uniquement : Joinways analyse les messages reçus à partir du moment de la connexion. C'est le périmètre le plus léger, idéal pour démarrer proprement.
• Historique récent : Joinways remonte également des échanges déjà présents dans votre boîte, afin de retrouver des demandes en cours qui sont arrivées juste avant la connexion.

Ce qui remonte dans Joinways

• Les nouveaux emails sont analysés et les demandes détectées remontent dans les Demandes.
• Vous pouvez répondre directement depuis le dossier de l'événement, sans rouvrir Gmail.
• Les fils de discussion sont rattachés automatiquement au bon contact, ce qui garde l'historique propre.

Comment l'accès est sécurisé

La connexion repose sur OAuth2, le standard d'autorisation de Google. Concrètement, cela signifie que vous accordez l'accès depuis la fenêtre Google, et que vos identifiants ne sont jamais stockés par Joinways. Vous pouvez révoquer cet accès à tout moment, côté Google ou en déconnectant le compte dans Joinways.

Comment ça marche

Une fois la connexion établie, Joinways surveille votre boîte Gmail selon le périmètre choisi. À chaque nouvel email entrant, le contenu est analysé pour déterminer s'il s'agit d'une demande pertinente pour un lieu de réception.

Lorsqu'une demande est détectée, elle remonte dans les Demandes unifiées. De là, vous traitez la conversation comme n'importe quel autre échange : vous répondez depuis le dossier de l'événement, et le fil reste rattaché au bon contact.

La synchronisation est continue : vous n'avez pas à actualiser manuellement. La première synchronisation peut prendre quelques minutes, le temps que Joinways traite les premiers messages.

Cas particuliers

• Plusieurs boîtes : selon votre offre, vous pouvez relier plusieurs adresses Gmail au même espace de travail. Répétez simplement la procédure de connexion pour chaque boîte.
• Compte Workspace géré : si votre organisation restreint les applications tierces, l'autorisation peut nécessiter l'intervention d'un administrateur avant que la fenêtre Google ne valide l'accès.
• Changement de mot de passe Google : un changement de mot de passe peut révoquer l'accès accordé. Dans ce cas, il faut reconnecter le compte.

💡 Bon à savoir : la connexion utilise OAuth2. Vos identifiants ne sont jamais stockés par Joinways — vous gardez le contrôle et pouvez révoquer l'accès à tout moment.

Bonnes pratiques

• Connectez l'adresse qui reçoit réellement vos demandes commerciales, plutôt qu'une boîte personnelle peu utilisée.
• Choisissez l'historique récent si vous avez des demandes en cours arrivées juste avant la connexion, pour ne rien perdre.
• Après la connexion, attendez quelques minutes puis vérifiez les Demandes pour confirmer que la première synchronisation a bien eu lieu.
• Répondez toujours depuis le dossier de l'événement pour garder toute la conversation centralisée et rattachée au bon contact.

Dépannage

Rien ne remonte dans les Demandes

Problème : vous avez connecté Gmail mais aucune demande n'apparaît.

Cause : la première synchronisation n'est pas encore terminée, ou la connexion n'est pas active.

Solution : vérifiez que la connexion est active dans Paramètres puis Intégrations, et patientez quelques minutes pour la première synchronisation.

Délai de synchronisation

Problème : les demandes mettent du temps à apparaître après la connexion.

Cause : la première synchronisation traite les messages en arrière-plan et peut prendre quelques minutes selon le volume.

Solution : laissez la synchronisation se terminer, puis rafraîchissez les Demandes. Les nouveaux emails suivants remontent ensuite en continu.

Connexion perdue ou permissions révoquées

Problème : la connexion affichée comme inactive, ou les emails cessent de remonter.

Cause : un changement de mot de passe Google ou une révocation d'accès côté Google peut couper la connexion.

Solution : reconnectez le compte depuis Paramètres puis Intégrations, et réautorisez Joinways via la fenêtre Google.

Exemple concret

Le Domaine des Tilleuls reçoit toutes ses demandes de mariage sur contact@domaine-tilleuls.fr, une adresse Google Workspace. La responsable ouvre Paramètres puis Intégrations, clique sur Connecter à côté de Gmail, sélectionne le compte dans la fenêtre Google et autorise Joinways.

Comme plusieurs couples ont déjà écrit la semaine précédente, elle choisit le périmètre Historique récent. Quelques minutes plus tard, ces demandes apparaissent dans les Demandes, chacune rattachée au bon contact. Elle répond à la première directement depuis le dossier de l'événement, sans jamais rouvrir Gmail.

Autre exemple

Un espace événementiel urbain gère deux adresses distinctes : une pour les événements d'entreprise, une pour les soirées privées. Son offre permet de relier plusieurs boîtes, alors l'équipe connecte les deux comptes Gmail l'un après l'autre, en choisissant à chaque fois Nouveaux emails uniquement.

Résultat : toutes les demandes, quelle que soit l'adresse d'arrivée, convergent vers les mêmes Demandes unifiées. Quand le mot de passe Google de la boîte entreprise est changé un mois plus tard, la connexion tombe ; l'équipe la reconnecte en deux clics depuis Paramètres puis Intégrations.

FAQ

Puis-je connecter plusieurs boîtes ?

Oui. Selon votre offre, vous pouvez relier plusieurs adresses au même espace de travail. Répétez la procédure de connexion pour chaque boîte.

Mes identifiants Gmail sont-ils stockés par Joinways ?

Non. La connexion utilise OAuth2 : vos identifiants ne sont jamais stockés par Joinways. Vous autorisez l'accès via la fenêtre Google.

Quelle différence entre nouveaux emails et historique récent ?

Nouveaux emails uniquement ne traite que les messages reçus après la connexion. Historique récent remonte aussi des échanges déjà présents, utile pour récupérer des demandes en cours.

Combien de temps avant de voir les premières demandes ?

La première synchronisation prend généralement quelques minutes. Ensuite, les nouveaux emails remontent en continu.

Pourquoi ma connexion s'est-elle interrompue ?

Le plus souvent, un changement de mot de passe Google révoque l'accès. Reconnectez le compte depuis Paramètres puis Intégrations pour rétablir la synchronisation.

Puis-je répondre aux demandes sans ouvrir Gmail ?

Oui. Vous répondez directement depuis le dossier de l'événement dans Joinways, et le fil reste rattaché au bon contact.

Que faire si mon compte est géré par une organisation ?

Sur un compte Google Workspace géré, vous avez besoin des droits pour autoriser une application. Si l'accès est restreint, demandez à votre administrateur.

Voir aussi

• Connexions email
• Gérer les emails d'un événement
• Comprendre les Demandes unifiées