Importar tus contactos desde tu correo
Al conectar Gmail u Outlook, Joinways crea tus contactos y empresas a partir de las personas a las que escribiste en los últimos 12 meses.
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Un CRM vacío el primer día son horas de introducción de datos antes de poder encontrar a un cliente. Sin embargo, tus contactos reales ya están ahí: son las personas a las que escribes.
Cuando conectas tu buzón de Gmail o de Outlook, Joinways crea los contactos y empresas a los que escribiste en los últimos 12 meses, y después añade a cada nueva persona a la que escribes. No hay nada que lanzar: la importación arranca sola tras la conexión.
Lo que vas a aprender
- Qué importa Joinways de tu buzón y qué deja fuera.
- Cuándo se hace la importación, según el tipo de buzón.
- Qué se conserva y quién ve los contactos creados.
- Hacer limpieza tras la primera importación.
Requisitos previos
- Un buzón de Gmail o de Outlook conectado en «Configuración» > «Mi buzón», abierto a todos los miembros. Consulta Conectar Gmail o Conectar Outlook.
- O una dirección de solicitudes conectada directamente desde la tarjeta «Buzón de solicitudes», por un propietario o un administrador.
1. Qué se importa
- Las personas a las que escribiste: los destinatarios (Para y CC) de tus mensajes enviados. Quien solo te escribió no se importa: boletines, notificaciones y prospección quedan fuera.
- Su empresa, deducida del dominio de su dirección. Si la empresa ya existe, se reutiliza. Los dominios de uso general como gmail.com u outlook.com no crean ninguna empresa.
- Su nombre, tomado del nombre que aparece en el email o, si no hay, de la dirección: jean.dupont@… pasa a ser Jean Dupont.
Se ignoran: tu propia dirección, las direcciones de servicio (noreply, contact@, info@, reservation@…) y las direcciones técnicas de rebote. Un contacto que ya existe con la misma dirección no se duplica y conserva su origen.
2. Cuándo se hace la importación
- Buzón personal («Mi buzón»): una pasada única sobre tus mensajes enviados de los últimos 12 meses, justo después de la conexión. Después, cada email que envías a una persona nueva crea su contacto a medida que se sincroniza.
- Dirección de solicitudes conectada directamente: la misma pasada única de 12 meses, sin importación continua después. Sus emails entrantes se convierten en solicitudes, no en contactos.
- Dirección recibida por reenvío, grupo de Google, lista de distribución o buzón compartido de Microsoft 365: ninguna importación de contactos.
La pasada de 12 meses nunca se vuelve a lanzar sola, aunque reconectes el buzón: no se acumulan duplicados.
3. Qué se conserva
La importación lee direcciones, no correspondencia: esta pasada no copia el contenido de tus mensajes enviados. Solo se guarda la lista de contactos y empresas que produce.
Estas fichas pertenecen al espacio de trabajo, como todas las demás: tu equipo las ve en «Clientes» («Empresas» y «Personas») y puede modificarlas.
Si un email que enviaste vuelve con error porque la dirección no existe, Joinways retira el contacto creado a partir de esa dirección, y su empresa, siempre que nadie los haya modificado ni utilizado.
4. Hacer limpieza tras la primera importación
Pueden aparecer varios cientos de contactos de golpe. Dedica diez minutos a la lista:
- Abre «Clientes» y repasa los contactos nuevos en «Personas».
- Fusiona los duplicados evidentes con «Fusionar con otro contacto», en la ficha.
- Elimina lo que claramente no es un cliente ni un socio.
Bueno saber: no hay ningún interruptor para desactivar la importación en la interfaz. Si no quieres que se ejecute en un buzón, escríbenos antes de conectarlo.
Ejemplo: una responsable comercial recién llegada
Claire se incorpora al Hôtel Maison Aubriot y conecta su buzón de Outlook el primer día. Unos minutos después, las 340 personas a las que escribió durante el último año están en «Personas», vinculadas a 180 empresas. Fusiona tres duplicados, elimina dos proveedores de material de oficina y encuentra a sus clientes por su nombre antes incluso de crear su primer evento.
Solución de problemas
No se ha creado ningún contacto
Causa: el buzón tiene pocos mensajes enviados en 12 meses, o llega por reenvío. Solución: comprueba que está conectado directamente, en «Mi buzón» o como «Conectado directamente» en la tarjeta «Buzón de solicitudes».
Han aparecido contactos con los que nunca he trabajado
Causa: les escribiste en algún momento, y es lo único que mira la importación. Solución: elimínalos. La pasada de 12 meses no vuelve, pero un nuevo email que les envíes desde tu buzón personal vuelve a crear el contacto.
Un contacto no tiene empresa
Causa: su dirección está en un dominio de uso general, que no dice nada de dónde trabaja. Solución: vincula la empresa a mano en la ficha.
Preguntas frecuentes
¿Mis compañeros ven mis emails?
La importación solo comparte contactos y empresas. No copia el contenido de tus mensajes.
¿La importación modifica un contacto existente?
No. Un contacto que ya existe con la misma dirección se reconoce, no se duplica, y conserva su origen (alta manual, importación de archivo, formulario).
¿Qué pasa si vuelvo a conectar mi buzón?
La pasada de 12 meses no se vuelve a lanzar. Solo se añaden los nuevos destinatarios de tus próximos emails.
Ver también
30 días de prueba con tus próximas solicitudes, sin tarjeta.