Comment l’IA évalue et priorise vos demandes

Toutes les demandes ne se valent pas. Une demande précise, avec une date ferme et un budget, a plus de chances de se concrétiser qu'un message vague. Joinways évalue automatiquement la qualité de chaque demande analysée par l'IA. Le but n'est pas de vous imposer un verdict, mais d'alimenter l'automatisation et de vous aider à concentrer vos efforts au bon endroit.

Cette page explique en détail ce que l'IA observe dans une demande, comment cette évaluation circule en arrière-plan dans Joinways, et comment vous en servir pour traiter vos Demandes dans le bon ordre, sans jamais perdre la main sur vos priorités.

Prérequis

• Disposer d'une boîte de messagerie connectée qui alimente vos Demandes (email entrant analysé par l'IA).
• Pour le devis pré-rempli : un lieu rattaché à l'événement et des articles au catalogue de ce lieu.
• Rien à activer pour l'analyse : elle est toujours active (« Lecture des nouvelles demandes », onglet « Intégrées » des Automatisations).
• Pour le devis automatique : l'interrupteur « Devis pré-remplis » (« Réglages » > « Automatisations », onglet « Intégrées »). Il est actif par défaut pendant l'essai et sur les offres payantes.

Ce que vous allez apprendre

• Comprendre ce que l'IA évalue dans une demande
• Voir comment cette évaluation alimente l'automatisation
• Prioriser efficacement vos demandes au quotidien
• Savoir corriger les champs extraits au moment de la conversion

Ce que l'IA évalue dans une demande

L'IA lit le message de la demande, en extrait les éléments clés, puis note sa propre extraction. L'idée n'est pas de juger la personne mais de mesurer à quel point la demande est renseignée : plus elle contient d'informations exploitables, plus l'indice est élevé.

Concrètement, l'indice additionne les informations trouvées. Voici comment il se construit :

1. L'IA repère d'abord la précision de la demande : présence d'une date, d'un nombre de participants et d'un type d'événement.
2. Elle ajoute des points pour un lien vers la demande sur la plateforme, des coordonnées complètes (email et téléphone) et des besoins précis (technique, service, déroulé).
3. Elle en tire un indice entre 0 et 0,95, conservé en arrière-plan sur la demande.

La précision de la demande

Une demande précise donne à l'IA de quoi travailler. Trois éléments comptent particulièrement : la date, le nombre de participants et le type d'événement. Plus ces champs sont renseignés et nets, plus la demande est considérée comme complète.

1. L'IA cherche une date d'événement : une date ferme vaut mieux qu'une période floue.
2. Elle identifie le nombre de Participants (Pax), qui conditionne la faisabilité et le dimensionnement.
3. Elle détecte le type d'événement (mariage, séminaire, anniversaire…), utile pour cadrer la prestation.

Le budget et l'intention

Le budget fait partie des informations comptées par l'indice. Le ton du message, lui, n'est pas noté : une formulation qui montre l'envie de réserver n'augmente pas l'indice, mais reste un bon signal pour vous.

1. Un budget explicite (montant, fourchette) est un signal fort de sérieux.
2. Une intention claire (« je souhaite réserver », « pouvez-vous me faire un devis ») n'entre pas dans l'indice, mais vous aide à repérer une demande mûre.
3. À l'inverse, un message vague sans projet daté reste exploitable mais moins prioritaire.

Ce que l'évaluation ne regarde pas

L'évaluation ne compare pas la demande à votre lieu : elle ne vérifie ni la capacité de vos espaces ni votre type de prestation. Une demande de 250 personnes pour une salle de 120 peut donc être jugée complète. Cette vérification reste la vôtre, au moment de convertir la demande.

Référence : les signaux et notions évalués

Voici, pour mémoire, chaque élément que l'IA prend en compte et ce qu'il signifie :

• Date : la date de l'événement ; une date ferme est plus qualifiante qu'une période vague.
• Participants (Pax) : la taille attendue de l'événement.
• Type d'événement : la nature de l'événement (mariage, séminaire, etc.).
• Budget : montant ou fourchette annoncés, signal d'intention.
• Lien et coordonnées : lien vers la demande sur la plateforme, email et téléphone du client.
• Champs extraits : date, budget et PAX affichés sur la demande, utilisés par l'IA et l'automatisation.

Comment ça marche

L'évaluation se déroule sans intervention de votre part, au moment où la demande est analysée :

1. Une demande arrive dans vos Demandes.
2. L'IA l'analyse et en extrait les champs (date, budget, PAX, type).
3. Elle compte les informations trouvées pour estimer la complétude de la demande.
4. Cette évaluation reste en arrière-plan : elle n'apparaît pas comme une note à trier dans les Demandes.
5. Si l'option « Devis pré-remplis » est active, convertir en événement une demande suffisamment complète prépare un devis brouillon, à condition que l'événement ait un lieu.

Vous gardez ainsi la main sur l'ordre de traitement : l'évaluation aide et automatise, mais ne décide pas à votre place.

Cas particuliers

Quelques situations méritent d'être connues pour bien interpréter l'évaluation :

• Un message hors sujet ou très court peut ne pas être analysé par l'IA, et donc ne pas être évalué.
• Une demande moins complète n'est pas disqualifiée : elle peut très bien se transformer en réservation avec un bon suivi.
• Si un champ extrait est inexact, corrigez-le dans la fenêtre de conversion : l'événement et le devis préparé reprennent vos valeurs. L'indice, lui, n'est pas recalculé.
• Si l'option « Devis pré-remplis » est désactivée, ou si l'événement n'a pas de lieu, aucun devis n'est préparé, même pour une demande très complète.

Prioriser au quotidien

L'évaluation n'étant pas affichée comme une note, vous priorisez à partir des champs extraits, visibles sur chaque demande. Voici la marche à suivre :

1. Appuyez-vous sur les champs extraits (date, budget, PAX) pour repérer les demandes les plus complètes.
2. Répondez vite aux demandes à fort potentiel : la rapidité fait la différence.
3. Convertissez en événement les demandes les plus complètes : si « Devis pré-remplis » est actif, un devis brouillon est préparé dans la foulée.
4. Revenez ensuite vers les demandes moins complètes pour les relancer.

Bonnes pratiques

• Corrigez les extractions inexactes dans la fenêtre de conversion : l'événement et le devis reposent sur vos valeurs.
• Ne négligez pas les demandes moins complètes : un bon suivi peut faire la différence.
• Activez la génération automatique de devis pour gagner du temps sur les demandes les mieux qualifiées.
• Répondez en priorité dans la matinée aux demandes datées et budgétées pour maximiser vos chances.

Dépannage

Problème : une demande qualifiée n'a pas déclenché de devis automatique.

Cause : l'option « Devis pré-remplis » est désactivée, l'événement n'a pas de lieu, ou la demande était trop incomplète.

Solution : vérifiez l'interrupteur « Devis pré-remplis » dans l'onglet « Intégrées » des Automatisations, rattachez un lieu à l'événement, ou lancez « Générer avec l’IA » depuis l'onglet « Devis » de l'événement.

Problème : une demande semble ignorée par l'IA.

Cause : le message est hors sujet ou très court, donc non analysé.

Solution : traitez-la manuellement ; ajoutez au besoin la date, le budget et le nombre de participants.

Problème : les champs extraits sont erronés.

Cause : le message était ambigu ou mal formulé.

Solution : corrigez les valeurs dans la fenêtre de conversion. L'indice n'est pas recalculé, mais l'événement et le devis s'appuient sur les valeurs que vous validez.

Exemple concret

Le lundi matin, Yanis ouvre ses Demandes. Les demandes avec date ferme et budget sont les plus complètes : il les convertit en événements avant 10 h. Pour celles-ci, un devis brouillon a déjà été préparé : il n'a plus qu'à le relire et l'envoyer.

En une heure, il a traité les demandes les plus chaudes et programmé une relance pour les messages plus vagues, sans rien laisser passer.

Autre exemple

Sarah reçoit une demande pour 250 personnes alors que son lieu en accueille 120. La demande est complète, l'indice est donc bon : c'est Sarah qui repère l'écart de capacité en lisant les « Données extraites », puis propose son autre espace plutôt qu'un devis inadapté.

À l'inverse, une demande de séminaire pour 40 personnes avec budget colle parfaitement à son offre : elle la traite en priorité.

FAQ

Puis-je voir une note chiffrée par demande ? Non. L'évaluation alimente l'automatisation en coulisses ; elle n'est pas affichée comme une note triable dans les Demandes. Vous gardez la main sur l'ordre de traitement.

Une demande peut-elle ne pas être évaluée ? Oui : un message hors sujet ou très court peut ne pas être analysé par l'IA.

Sur quoi repose l'évaluation ? Sur la quantité d'informations trouvées dans le message : client, type d'événement, lieu, date, budget, lien de plateforme, coordonnées et besoins détaillés.

Une demande peu qualifiée est-elle perdue ? Non. Une demande moins complète peut très bien se transformer en réservation avec un bon suivi.

Comment fiabiliser le résultat ? Corrigez les valeurs inexactes dans la fenêtre de conversion : l'indice ne change pas, mais l'événement et le devis préparé reposent sur vos valeurs.

L'évaluation peut-elle générer un devis toute seule ? Pas toute seule : un devis brouillon est préparé quand vous convertissez en événement une demande suffisamment complète, si l'option « Devis pré-remplis » est active et que l'événement a un lieu.

L'évaluation décide-t-elle à ma place ? Non. C'est une aide à la décision : vous restez maître de l'ordre de traitement et des réponses.

Voir aussi

• Comment l'IA qualifie vos demandes
• Générer un devis avec l'IA
• Le tri automatique des nouvelles demandes
• Comprendre les Demandes