Cómo la IA cualifica tus solicitudes

Cada solicitud que llega a tus Solicitudes es analizada por la IA de Joinways antes incluso de que la abras. En lugar de releer cada email, mensaje de Instagram o WhatsApp a mano, recibes una ficha ya estructurada con lo esencial: fecha, número de asistentes (Pax), presupuesto y tipo de evento. El objetivo no es decidir por ti, sino ahorrarte los cinco minutos de lectura y de copiado para que llegues a una solicitud lista para tramitar.

En eventos, la rapidez de respuesta suele ser lo que gana o pierde un contrato. Al evitarte la introducción manual de datos, la IA te permite responder más rápido y con información fiable, sin olvidar nada por el camino.

Lo que vas a aprender

• Cómo la IA detecta y lee una solicitud entrante, sea cual sea el canal
• Qué datos se extraen automáticamente y cómo se rellenan previamente
• Cómo leer el resumen de IA, verificar los datos y conservar la última palabra
• Qué ocurre con un mensaje ambiguo y cómo gestiona la IA la duda
• Cómo se protegen tus datos

Requisitos

Antes de que la IA pueda trabajar para ti, al menos una fuente de solicitudes debe estar conectada a Joinways. Una vez hecha la conexión, no hay nada más que configurar.

• Al menos una fuente conectada: Gmail, Outlook, una dirección de reenvío, Instagram o WhatsApp (ver Integraciones).
• Sin configuración adicional: el análisis de IA está activo por defecto en todas las solicitudes, sin ninguna opción que marcar.
• Encontrarás esta función en «Configuración» > «Automatizaciones», pestaña «Integradas», como «Lectura de solicitudes entrantes» («Siempre activo»). También lee los correos de las plataformas de reserva.
• Para ir más allá, el Agente Joinways también puede comprobar la disponibilidad y preparar la respuesta a cada nueva solicitud: ver La clasificación automática de nuevas solicitudes.

Cómo lee la IA una solicitud

En cuanto un mensaje llega a uno de tus canales, la IA lo lee como lo haría un comercial experimentado: localiza la fecha mencionada, el número de asistentes (Pax), el presupuesto, el tipo de evento y el canal de origen, y luego rellena previamente estos campos en la solicitud. Solo tienes que verificar lo que se ha entendido en lugar de teclearlo todo tú.

En concreto, Joinways ejecuta cuatro pasos en unos segundos:

1. Detección: la IA reconoce primero si se trata realmente de una solicitud de evento, y no de un boletín, una factura o spam. Un email puramente publicitario se aparta para no saturar tus Solicitudes.
2. Extracción: lee luego el contenido del mensaje y extrae los campos clave (fecha, aforo, presupuesto…), incluso cuando están escondidos en un párrafo largo.
3. Creación de la solicitud: aparece una ficha en tus Solicitudes, junto con un resumen de IA que condensa el mensaje en unas líneas.
4. Vinculación: Joinways asocia la solicitud al lugar correcto y detecta si la misma solicitud ya existe (duplicado, otro de tus lugares, un recordatorio de la plataforma).

En la lista de Solicitudes, cada solicitud muestra un resumen redactado por la IA. Al abrirla, ves el bloque « Datos extraídos » a la derecha del mensaje original, que sigue disponible completo.

Qué extrae la IA

La IA busca sistemáticamente la información que estructura un evento. Cuando un dato está presente en el mensaje, lo coloca en el campo correspondiente; cuando falta, el campo queda vacío para que detectes de inmediato lo que tendrás que pedir.

• Nombre del cliente y datos de contacto (email, teléfono)
• Tipo de evento (boda, seminario, cumpleaños…)
• Fecha(s) deseada(s) y horarios
• Asistentes (Pax)
• Presupuesto indicativo
• Necesidades especiales (catering, alojamiento, técnica…)

Estos campos no son simples etiquetas: la fecha y el aforo alimentan tu disponibilidad, el presupuesto y el tipo de evento nutren tus estadísticas, y los datos de contacto preparan tu respuesta. Un campo bien rellenado hoy es un reporting correcto mañana.

Un índice de fiabilidad interno

La IA asigna a cada extracción un índice de fiabilidad, calculado según la información encontrada: cliente, evento, fecha, presupuesto, enlace a la plataforma, datos de contacto completos. Este índice no se muestra en Solicitudes. Funciona internamente, por ejemplo para decidir si se prepara un presupuesto prellenado al convertir la solicitud.

Para priorizar, apóyate en los « Datos extraídos » de cada solicitud: una solicitud con fecha, número de asistentes y presupuesto está lista para convertirse en evento; una sin fecha requiere primero una pregunta al cliente.

Consejo: una solicitud incompleta no es una mala solicitud. A menudo solo le falta una fecha o un presupuesto: un seguimiento preciso basta para cualificarla.

Verificar y corregir la información

La IA propone, tú decides. Los « Datos extraídos » no se editan en la solicitud: validas o corriges lo que se entendió al convertir la solicitud en evento, y se conservan tus valores.

1. Abre la solicitud desde la sección Solicitudes: la ficha aparece con el resumen y los campos extraídos.
2. Revisa el bloque « Datos extraídos » que aparece encima del mensaje original.
3. Haz clic en « Convertir »: se abre la ventana de creación del evento, prellenada con estos datos. Corrige o completa ahí cualquier campo, por ejemplo una fecha dada como rango o un presupuesto mencionado por teléfono.
4. Haz clic en « Convertir en evento »: el evento se crea con los valores que verificaste, sin volver a teclear.

Casos particulares

No todos los mensajes son tan claros como « el 12 de septiembre, 120 personas ». Así gestiona la IA las situaciones delicadas.

• Fecha ambigua: para « el primer fin de semana de junio » o « este verano », la IA hace una hipótesis razonable, que corriges en la ventana de conversión; cuando la duda es grande, deja el campo vacío en lugar de inventar una fecha.
• Varias fechas propuestas: cuando el cliente da dos opciones, la IA las señala en el resumen para que lo decidas con él en el seguimiento.
• Presupuesto en horquilla: un presupuesto « entre 10 000 y 15 000 € » se recoge como valor indicativo; lo afinas en el momento del presupuesto.
• Mensaje multilingüe o muy corto: un mensaje redactado en varios idiomas o reducido a una frase puede reducir la precisión: la solicitud se crea igualmente y a ti te toca completarla.

Buenas prácticas

• Verifica siempre la fecha y el aforo antes de crear el evento: son los campos que alimentan tu disponibilidad y tus estadísticas.
• Conecta todos tus canales para que nada escape a las Solicitudes unificadas: una solicitud de Instagram sin conectar es un evento potencialmente perdido.
• Responde rápido a las solicitudes completas (fecha, asistentes, presupuesto): están listas, y la rapidez de respuesta suele ser decisiva.
• Haz seguimiento de las solicitudes incompletas con una pregunta concreta sobre lo que falta en lugar de un mensaje genérico.

Solución de problemas

¿No se ha detectado una solicitud?

Causa probable: el canal no está conectado, o el mensaje no tenía intención de evento. Comprueba que el canal correspondiente está conectado y activo en «Configuración» > «Integraciones». Los correos puramente publicitarios o sin intención de evento pueden ser ignorados a propósito por la IA.

¿La información extraída es incorrecta?

Causa probable: un mensaje ambiguo o en varios idiomas. Corrige los campos en la ventana que se abre al hacer clic en « Convertir »: tus valores son los que pasan al evento.

¿Una información llegó por teléfono?

No figura en el mensaje escrito, así que la IA no puede extraerla. Añade la fecha, el número de asistentes o el presupuesto en la ventana de conversión antes de hacer clic en « Convertir en evento ».

Ejemplo concreto

Camille gestiona una finca vinícola que acoge bodas. Una clienta escribe: « Hola, buscamos un lugar para nuestra boda el 12 de septiembre, unas 120 personas, presupuesto de unos 15 000 €. » En segundos, la solicitud muestra el tipo « Boda », el 12 de septiembre, 120 asistentes y un presupuesto de 15 000 € en sus « Datos extraídos ».

Camille solo tiene que comprobar la disponibilidad del Granero, hacer clic en « Convertir » y ajustar el presupuesto si hace falta antes de crear el evento. El tiempo que habría pasado copiando datos lo dedica a una respuesta personalizada.

Preguntas frecuentes

¿La IA procesa varios idiomas?

Sí. La IA entiende solicitudes redactadas en francés, inglés y español, entre otros, y extrae los campos clave sea cual sea el idioma del mensaje.

¿Se usan mis datos para entrenar un modelo público?

No. Tus solicitudes se usan únicamente para alimentar tu propio espacio de trabajo de Joinways; nunca nutren un modelo compartido con otros clientes.

¿Puedo crear una solicitud manualmente?

Sí, mediante el formulario público de solicitud o creando un evento directamente si la petición llega por teléfono.

¿Qué ocurre si modifico un campo rellenado por la IA?

Los « Datos extraídos » se quedan tal cual en la solicitud. Corriges los valores en la ventana de conversión, y lo que validas es lo que pasa al evento.

¿Puede la IA equivocarse de tipo de evento?

Puede ocurrir con un mensaje ambiguo. El tipo propuesto es solo una sugerencia: lo corriges en la ventana de conversión antes de crear el evento.

Véase también

• Entender las Solicitudes
• Procesar una solicitud entrante
• La clasificación automática de nuevas solicitudes
• El Agente Joinways: pedir, preparar, confirmar