Relancez un devis deux jours ouvrés après l'envoi, de préférence par téléphone, puis par mail vers J+5, J+10 et J+15, en apportant à chaque contact un élément nouveau : un plan de salle, une variante, une date d'option. Au-delà de trois relances sans réponse, envoyez un mail de clôture qui libère la date, et arrêtez-vous là.
Le devis du séminaire de direction de 40 personnes est parti mardi. Nous sommes le lundi suivant, et la boîte de réception est muette. La tentation, c'est un « Avez-vous bien reçu mon devis ? ». C'est aussi le message le plus facile à ignorer. Cet article donne le calendrier de relance, ce que disent les données publiques sur le nombre de relances, six modèles de mail de relance devis écrits pour un lieu (et non pour un éditeur de logiciel), et les règles à respecter.
Quand relancer un devis ?
La première relance intervient deux jours ouvrés après l'envoi. C'est assez tard pour que l'organisateur ait ouvert la proposition, assez tôt pour qu'elle ne soit pas enterrée. Le téléphone fonctionne mieux que le mail à ce stade : il fait remonter les objections qu'un client n'écrira jamais (« le budget est plutôt à 90 € par personne », « la direction hésite entre deux dates »).
Avant même la relance, il y a la réponse. Dans leur étude publiée par la Harvard Business Review sur la courte durée de vie des demandes reçues en ligne, Oldroyd, McElheran et Elkington concluent que la plupart des entreprises répondent bien trop lentement. Un devis envoyé le premier soir n'a pas besoin des mêmes relances qu'un devis parti au bout d'une semaine. Notre article sur la réponse aux demandes en moins de deux heures détaille ce premier délai. Pour l'organiser dans l'équipe, voyez comment réduire votre temps de réponse aux organisateurs.
| Moment | Canal | Ce que vous apportez |
|---|---|---|
| J+2 ouvrés | Téléphone, puis mail de relais | Vérifier la réception, recueillir les objections |
| J+5 | Un élément nouveau : photos, plan, variante de menu | |
| J+10 | Mail ou téléphone | Un point honnête sur la disponibilité, une option courte |
| J+15 | Une demande de décision, puis la libération de la date |
Combien de fois relancer un devis sans être insistant ?
Trois relances après l'envoi, plus un mail de clôture, suffisent pour une demande entrante. Deux jeux de données publics montrent que la deuxième et la troisième relance valent la peine. Les données de Yesware indiquent que, lorsqu'un premier mail reste sans réponse, le second conserve 21 % de chances d'en obtenir une ; l'éditeur conseille d'attendre environ 48 heures. L'analyse de 12 millions d'emails menée par Backlinko avec Pitchbox montre qu'une seule relance supplémentaire augmente les réponses de 65,8 %.
Lisez ces chiffres pour ce qu'ils sont : ils portent sur de la prospection à froid, avec un taux de réponse de base de 8,5 % dans l'étude Backlinko. Un organisateur qui vous a donné sa date, son effectif et son budget est un interlocuteur bien plus chaud. Les cadences de six contacts conçues pour la prospection ne s'appliquent pas à quelqu'un qui vous a demandé un prix.
Côté forme, Boomerang a analysé 40 millions d'emails : les messages de 50 à 125 mots obtiennent plus de 50 % de réponses, une à trois questions font mieux qu'aucune, et les objets de trois ou quatre mots sont ceux qui répondent le mieux. Les modèles ci-dessous tiennent dans ces limites.
Modèle de mail de relance devis pour un lieu événementiel
Six situations reviennent dans un lieu qui reçoit des demandes d'entreprises. Remplacez les crochets, supprimez ce qui ne s'applique pas, et n'envoyez jamais deux relances le même jour.
1. Relance à J+2 après l'envoi du devis
Appelez d'abord. Sur messagerie, laissez dix secondes de message, puis envoyez ceci.
Objet : Votre séminaire du [date]
Bonjour [Prénom], je viens d'essayer de vous joindre. Je voulais m'assurer que la proposition pour votre séminaire du [date] vous était bien parvenue, et savoir si la configuration, les horaires ou la formule déjeuner méritent d'être ajustés. Je peux tout reprendre. Vous me joignez au [téléphone].
2. Relance après une visite du lieu
Le lendemain de la visite, pas plus tard. Reprenez ce que la personne a dit sur place : c'est la preuve que vous avez écouté.
Objet : Suite à votre visite de jeudi
Bonjour [Prénom], merci pour votre visite. Vous aviez un doute sur la plénière à [effectif] personnes : je vous joins le plan en théâtre et en classe, avec les deux sous-commissions à côté. J'ai mis à jour le devis avec la pause d'après-midi dont vous parliez. Souhaitez-vous que je pose une option sur le [date] le temps d'en parler à votre direction ?
3. Relance quand l'option arrive à échéance
Deux jours ouvrés avant la fin de l'option. N'envoyez la mention d'une autre demande que si elle existe réellement : une urgence inventée se découvre, et les organisateurs se parlent.
Objet : Option du [date] jusqu'à vendredi
Bonjour [Prénom], l'option posée sur le [date] pour votre [événement] court jusqu'à vendredi [heure]. Au-delà, la date redevient disponible pour les autres demandes. Si vous avez besoin de quelques jours de plus pour la validation interne, dites-le-moi : je regarde ce que je peux tenir. Si le projet a évolué, un mot suffit.
4. Relance du séminaire annuel pas encore re-signé
Le client récurrent est celui qu'on oublie de relancer, parce qu'on le croit acquis. Écrivez-lui avant qu'il ne relance lui-même une consultation.
Objet : Votre séminaire [année]
Bonjour [Prénom], l'an dernier, votre séminaire annuel s'est tenu chez nous le [date], à [effectif] personnes. Les dates équivalentes de cette année sont encore libres, et je peux vous les réserver sur la base du programme précédent, en ajustant ce que vous souhaitez changer. Voulez-vous que je vous envoie le devis mis à jour ?
5. Relance d'une demande reçue par une plateforme
Voir la section suivante pour le canal à utiliser. Le texte, lui, reste court.
Objet : Votre demande du [date de la demande]
Bonjour [Prénom], je reviens vers vous au sujet de notre proposition pour votre [événement] du [date]. Si le format a changé depuis votre demande (effectif, horaires, restauration), je peux vous envoyer une version ajustée aujourd'hui. Avez-vous déjà une date de décision ?
6. Le mail de clôture à J+15
Vous demandez une décision et vous libérez la date. C'est le dernier message de la séquence.
Objet : Je libère le [date] ?
Bonjour [Prénom], sans nouvelles de votre part au sujet du [date], je pars du principe que le projet a changé et je libère la date de notre côté. Aucun souci. Si l'événement revient à l'ordre du jour, répondez simplement à ce message et nous reprendrons là où nous en étions.
Comment relancer un devis reçu via Kactus, Naboo ou Funbooker ?
Relancez par le canal par lequel la demande est arrivée, dans les règles de la plateforme. Les conditions générales prestataires de Kactus prévoient un délai moyen de 24 à 72 heures pour envoyer le devis (article 5) et interdisent de contracter directement avec un client venu par la plateforme (article 8). Les conditions partenaires de Funbooker imposent que les devis d'entreprise soient édités et envoyés sur la plateforme, mais autorisent, par exception, à appeler par téléphone l'entreprise qui a fait la demande de devis.
En pratique, relancer une demande de plateforme, c'est répondre depuis l'espace partenaire, avec le même calendrier que plus haut, et appeler quand la plateforme le permet. Le mail n°5 ci-dessus fonctionne tel quel. Pour mesurer ce que chaque plateforme vous apporte vraiment, lisez notre article sur ce que Kactus, Naboo et Funbooker rapportent à un lieu.
Que dit la loi sur la relance client après un devis ?
Relancer quelqu'un qui vous a demandé un devis n'est pas de la prospection non sollicitée : c'est la suite de sa demande. Les règles deviennent strictes à trois moments : quand vous continuez après un refus, quand vous ajoutez le contact à votre lettre d'information, et quand l'organisateur est un particulier plutôt qu'une entreprise.
- Entre professionnels, la CNIL admet une prospection fondée sur l'intérêt légitime si le message est en rapport avec la profession de la personne, qui doit pouvoir s'y opposer simplement et gratuitement.
- Pour un particulier, la même page rappelle la règle du consentement préalable, avec une exception pour les clients existants sur des services similaires.
- Ces règles transposent l'article 13 de la directive 2002/58/CE, qui exige dans tous les cas une identité d'expéditeur lisible et une adresse valable pour demander l'arrêt des envois.
- Le devis lui-même engage : comme le rappelle Service-Public, c'est une offre qui lie le professionnel dès que le client l'accepte. Sa durée de validité est la fin naturelle de votre séquence de relance.
Quand arrêter de relancer un client ?
Après le mail de clôture. Plus tôt si l'organisateur vous écrit qu'il a réservé ailleurs (remerciez-le, ne demandez rien), s'il vous demande d'arrêter, ou si la date est passée.
Ne confondez pas « trop cher » et « non ». Une objection de prix ouvre une conversation : demandez la fourchette visée, puis déplacez une seule variable (effectif, durée, formule boissons, un jeudi plutôt qu'un vendredi). Notre article sur l'objection « c'est trop cher » détaille les réponses possibles. Et quand l'organisateur « réfléchit encore », proposez une étape plus petite que la signature : une visite, un plan retravaillé, une option de quelques jours.
Comment ne plus oublier une relance devis ?
Automatisez le rappel, jamais la phrase. La plupart des relances se perdent parce que le pense-bête vit dans la tête de quelqu'un qui est en train d'installer une salle. Posez les dates de relance au moment où le devis part, rattachez-les à la demande pour retrouver les notes du premier appel, et laissez votre CRM vous rappeler à l'ordre. Dans Joinways, les rappels se créent à l'envoi du devis ; les mails restent les vôtres.
Questions fréquentes
- Combien de jours attendre avant de relancer un devis ?
- Deux jours ouvrés pour la première relance, de préférence par téléphone. Ensuite, laissez trois à cinq jours entre chaque contact : vers J+5, J+10, puis un mail de clôture vers J+15. Yesware conseille environ 48 heures entre deux emails ; pour un devis événementiel, qui passe souvent par plusieurs décideurs, un peu plus d'espace se justifie.
- Que mettre dans un mail de relance devis ?
- Un élément que l'organisateur peut utiliser : un plan de salle, une variante de menu, un point honnête sur la disponibilité de la date. Moins de 125 mots, une question claire, un objet de trois ou quatre mots. Évitez « avez-vous bien reçu mon devis ? » et n'inventez jamais une autre demande pour créer de l'urgence.
- Faut-il relancer par téléphone ou par mail ?
- Les deux, en alternance. Le téléphone à J+2 fait remonter les objections ; le mail laisse une trace, des photos et un plan que l'organisateur transmettra à la personne qui décide. Pour une demande reçue par une plateforme, relancez par la messagerie de la plateforme.
- Peut-on relancer un client qui a dit non ?
- Non. Un refus ou une demande d'arrêt met fin à la séquence, et continuer serait contraire aux règles rappelées par la CNIL. Vous pouvez remercier, souhaiter un bon événement, et reprendre contact seulement si la personne revient vers vous.
