Partager un accès public à un événement

Vos clients n'ont pas de compte Joinways — et c'est parfaitement normal. Le lien public, aussi appelé accès public ou lien de partage, leur ouvre une vue propre, professionnelle et toujours à jour de leur dossier : un devis à consulter, une signature à apporter, des informations à valider. C'est l'espace que vous donnez à votre interlocuteur pour suivre son événement sans jamais créer de compte ni retenir un mot de passe.

Pour un gestionnaire de lieu événementiel, ce lien remplace les allers-retours d'e-mails, les PDF perdus et les « pouvez-vous me renvoyer le devis ? ». Le client ouvre une page, voit l'essentiel, agit, et revient autant de fois qu'il le souhaite. Cet article détaille tout ce que le client peut voir et faire depuis ce lien, comment le générer, et comment en garder le contrôle.

Pensez-y comme à un portail client minimaliste : pas de tableau de bord à apprendre, pas d'application à télécharger, juste la bonne page au bon moment. C'est souvent le premier contact « numérique » de votre client avec votre organisation — autant qu'il soit fluide.

Prérequis

• Un événement ou un devis créé dans Joinways, rattaché à un contact client.
• Un devis finalisé si vous souhaitez que le client puisse le consulter et le signer.
• Le droit, dans votre espace, de partager un événement ou un devis avec l'extérieur.
• Une adresse e-mail ou un canal (SMS, messagerie) pour transmettre le lien au bon interlocuteur.

Ce que vous allez apprendre

• Générer un lien public pour un événement ou un devis.
• Comprendre précisément ce que le client voit et ce qu'il peut faire.
• Transmettre le lien et accompagner le client à distance.
• Gérer la sécurité du lien et le régénérer si nécessaire.

Générer le lien public

Le lien se génère depuis le dossier que vous voulez partager. Vous pouvez partir d'un événement (le client voit alors le suivi global) ou d'un devis précis (le client arrive directement sur le document à signer). Une fois généré, le lien reste valable : vous le copiez et le transmettez par le canal de votre choix.

1. Ouvrez l'événement ou le devis concerné dans Joinways.
2. Cliquez sur Générer un lien public / Partager : Joinways crée une adresse unique pour ce dossier.
3. Copiez le lien proposé.
4. Envoyez-le à votre client par e-mail, SMS ou tout autre canal.
5. Le client ouvre le lien : la page s'affiche sans demande de connexion.

Ce que le client peut voir et faire

Depuis le lien, le client accède à une page claire centrée sur son dossier. Il n'y voit que ce qui le concerne, jamais votre back-office ni les autres clients. Voici ce qu'il peut consulter et les actions à sa portée.

• Le devis : le détail des prestations, les quantités, les prix et le montant total, présentés de façon lisible.
• La signature : il peut signer le devis en ligne en quelques clics, directement depuis la page, sans imprimer ni scanner.
• Les informations clés de son événement : dates, lieu et éléments principaux du dossier tels que vous les avez renseignés.
• La consultation à volonté : il revient sur le lien autant de fois qu'il le souhaite, avant comme après la signature.
• L'accès mobile : la page s'ouvre aussi bien sur ordinateur que sur téléphone, sans application à installer.

Ce que le client ne peut pas faire est tout aussi important : il ne modifie pas le devis, ne change pas les prix et n'accède à aucune autre donnée que la sienne. Il consulte, il signe, il suit — la maîtrise du contenu reste de votre côté.

Transmettre le lien au client

Une fois le lien généré, le canal d'envoi compte autant que le lien lui-même. L'e-mail reste le plus pratique car il garde une trace écrite, mais un SMS ou un message dans votre messagerie habituelle fonctionnent aussi. L'important est que le lien arrive entier et cliquable.

1. Choisissez le canal par lequel votre client vous répond le plus vite.
2. Collez le lien complet, sans le couper.
3. Ajoutez une phrase qui indique l'action attendue.
4. Relancez avec courtoisie si la signature tarde.

Référence : éléments accessibles via le lien public

Pour lever toute ambiguïté, voici les éléments que le lien public expose côté client, et leur nature.

• Devis — document commercial avec prestations, montants et total ; consultable et signable.
• Signature électronique — action du client pour valider le devis en ligne ; horodatée une fois apposée.
• Informations de l'événement — dates, lieu et informations principales du dossier, en lecture seule.
• Statut — le client voit que son devis est en attente de signature ou signé selon l'avancement.
• Aucun compte requis — ni inscription, ni mot de passe ; le lien fait office d'accès.

Comment ça marche

Techniquement, le lien public est une adresse unique rattachée au dossier. Quand le client l'ouvre, Joinways affiche une page dédiée, isolée du reste de votre espace de travail. Aucune authentification n'est demandée : l'adresse elle-même tient lieu de clé d'accès.

1. Vous générez le lien depuis l'événement ou le devis.
2. Joinways associe une adresse unique à ce dossier.
3. Le client ouvre l'adresse et voit la page de suivi, sans connexion.
4. Quand il signe, l'action est enregistrée et le statut du devis évolue de votre côté.
5. Vous suivez en temps réel l'avancement depuis votre espace.

Cas particuliers

Quelques situations méritent une attention spécifique pour éviter les malentendus avec le client.

• Plusieurs interlocuteurs : si plusieurs personnes doivent voir le dossier, transmettez-leur le même lien — il reste personnel au dossier, pas à un individu.
• Devis modifié après envoi : si vous mettez le devis à jour, le client voit la version la plus récente lors de sa prochaine visite ; prévenez-le pour éviter qu'il signe une version dépassée.
• Lien transféré par erreur : comme l'accès ne dépend que de l'adresse, traitez le lien comme une information confidentielle.

💡 Conseil : envoyez le lien accompagné d'un court message qui dit quoi faire (« voici votre devis, cliquez pour le consulter et le signer »). Un client guidé signe plus vite et vous rappelle moins.

Bonnes pratiques

• Vérifiez que le devis est finalisé avant de partager le lien, pour éviter qu'il signe une version provisoire.
• Ne partagez le lien qu'avec le bon interlocuteur, par un canal que vous maîtrisez.
• Accompagnez l'envoi d'un message clair sur l'action attendue.
• Régénérez le lien si vous pensez qu'il a fuité ou été transféré à la mauvaise personne.
• Confirmez la bonne réception auprès du client si la signature tarde.

Dépannage

Problème : le client dit que le lien ne s'ouvre pas.

Cause : l'adresse a pu être tronquée à la copie ou à l'envoi (e-mail qui coupe le lien). Solution : renvoyez le lien complet, idéalement sous forme de bouton ou de lien cliquable, et demandez au client de l'ouvrir dans un navigateur récent.

Problème : le client ne voit pas le devis attendu.

Cause : le lien partagé pointe vers un autre dossier, ou le devis n'est pas encore finalisé. Solution : vérifiez que vous avez généré le lien depuis le bon devis et qu'il est prêt, puis régénérez et renvoyez-le.

Problème : vous craignez que le lien soit tombé entre de mauvaises mains.

Cause : le lien a été transféré ou publié par erreur. Solution : régénérez le lien depuis le dossier ; l'ancienne adresse ne donne plus accès, et vous transmettez la nouvelle au bon interlocuteur.

Exemple concret

Une cliente organise un séminaire. Vous lui envoyez le lien public par e-mail. Elle l'ouvre sur son téléphone dans le métro, parcourt le détail des prestations et le montant, signe le devis en quelques secondes, puis range son téléphone. Trois jours plus tard, avant de confirmer le nombre de participants, elle rouvre le même lien pour revérifier les dates et le lieu — sans vous appeler, sans chercher un PDF dans ses e-mails.

Autre exemple

Un comité d'entreprise prépare un arbre de Noël. Le responsable reçoit le lien et le transmet à sa direction pour validation. Les deux personnes consultent le même lien depuis leurs postes respectifs, voient exactement le même devis et les mêmes informations, et le responsable signe une fois l'accord obtenu. Aucun compte n'a été créé, et vous avez suivi chaque étape depuis votre espace.

FAQ

Le client a-t-il besoin d'un compte ou d'un mot de passe ?

Non. Le lien suffit : il n'y a ni inscription, ni mot de passe à retenir. C'est tout l'intérêt de l'accès public.

Le client peut-il modifier le devis ?

Non. Il le consulte et peut le signer ; toute modification passe par vous, via une mise à jour du devis ou un avenant.

Le client peut-il signer depuis son téléphone ?

Oui. La page s'ouvre sur mobile comme sur ordinateur, et la signature en ligne fonctionne sans application à installer.

Que voit exactement le client ?

Le devis (prestations et montant), la possibilité de signer, et les informations clés de son événement. Il ne voit ni votre back-office ni les dossiers des autres clients.

Le client peut-il revenir sur le lien après avoir signé ?

Oui. Il peut rouvrir le lien autant de fois qu'il le souhaite pour revérifier les détails de son événement.

Que faire si je pense que le lien a fuité ?

Régénérez le lien depuis le dossier : l'ancienne adresse cesse de donner accès, et vous transmettez la nouvelle au bon interlocuteur.

Plusieurs personnes peuvent-elles utiliser le même lien ?

Oui. Le lien est attaché au dossier, pas à un individu : vous pouvez le transmettre à tous les interlocuteurs concernés du même événement.

Voir aussi

• Signature électronique
• Créer un devis
• Avenants à un devis signé