Compartir acceso público a un evento

Tus clientes no tienen cuenta de Joinways, y es completamente normal. El enlace público, también llamado acceso público o enlace para compartir, abre una vista limpia, profesional y siempre actualizada de su expediente: un presupuesto que consultar, una firma que aportar, información que confirmar. Es el espacio que das a tu interlocutor para seguir su evento sin crear nunca una cuenta ni recordar una contraseña.

Para un gestor de espacio para eventos, este enlace sustituye los correos de ida y vuelta, los PDF perdidos y el temido «¿puedes reenviarme el presupuesto?». El cliente abre una página, ve lo esencial, actúa y vuelve tantas veces como quiera. Este artículo detalla todo lo que el cliente puede ver y hacer desde este enlace, cómo generarlo y cómo mantener el control.

Piénsalo como un portal de cliente minimalista: ningún panel que aprender, ninguna aplicación que descargar, solo la página adecuada en el momento adecuado. Suele ser el primer contacto «digital» de tu cliente con tu organización — así que más vale que sea fluido.

Requisitos

• Un evento o presupuesto creado en Joinways, vinculado a un contacto cliente.
• Un presupuesto finalizado si quieres que el cliente pueda consultarlo y firmarlo.
• El derecho, en tu espacio, de compartir un evento o presupuesto con el exterior.
• Una dirección de correo o un canal (SMS, mensajería) para enviar el enlace a la persona adecuada.

Lo que aprenderás

• Generar un enlace público para un evento o presupuesto.
• Entender exactamente lo que el cliente ve y puede hacer.
• Enviar el enlace y acompañar al cliente a distancia.
• Gestionar la seguridad del enlace y regenerarlo cuando haga falta.

Generar el enlace público

El enlace se genera desde el expediente que quieres compartir. Puedes partir de un evento (el cliente ve entonces el seguimiento global) o de un presupuesto concreto (el cliente llega directamente al documento que firmar). Una vez generado, el enlace sigue siendo válido: lo copias y lo envías por el canal que prefieras.

1. Abre el evento o presupuesto correspondiente en Joinways.
2. Haz clic en Generar enlace público / Compartir: Joinways crea una dirección única para este expediente.
3. Copia el enlace propuesto.
4. Envíaselo a tu cliente por correo, SMS o cualquier otro canal.
5. El cliente abre el enlace: la página se muestra sin pedir conexión.

Lo que el cliente puede ver y hacer

Desde el enlace, el cliente accede a una página clara centrada en su expediente. Solo ve lo que le concierne, nunca tu back-office ni los demás clientes. Esto es lo que puede consultar y las acciones a su alcance.

• El presupuesto: el detalle de los servicios, las cantidades, los precios y el importe total, presentados de forma legible.
• La firma: puede firmar el presupuesto en línea en pocos clics, directamente desde la página, sin imprimir ni escanear.
• La información clave de su evento: fechas, lugar y elementos principales del expediente tal como los registraste.
• La consulta sin límite: vuelve al enlace tantas veces como quiera, antes y después de firmar.
• El acceso móvil: la página se abre tanto en ordenador como en teléfono, sin aplicación que instalar.

Lo que el cliente no puede hacer importa igual: no modifica el presupuesto, no cambia los precios y no accede a ningún dato que no sea el suyo. Consulta, firma, hace seguimiento — el control del contenido se queda de tu lado.

Enviar el enlace al cliente

Una vez generado el enlace, el canal por el que lo envías importa tanto como el enlace mismo. El correo sigue siendo lo más práctico porque deja constancia escrita, pero un SMS o un mensaje en tu mensajería habitual también sirven. Lo importante es que el enlace llegue entero y clicable.

1. Elige el canal por el que tu cliente responde más rápido.
2. Pega el enlace completo, sin cortarlo.
3. Añade una frase que indique la acción esperada.
4. Haz un seguimiento cortés si la firma tarda.

Referencia: elementos accesibles vía el enlace público

Para despejar cualquier ambigüedad, estos son los elementos que el enlace público muestra al cliente y su naturaleza.

• Presupuesto — documento comercial con servicios, importes y total; consultable y firmable.
• Firma electrónica — acción del cliente para aprobar el presupuesto en línea; con marca de tiempo una vez aplicada.
• Información del evento — fechas, lugar y datos principales del expediente, en solo lectura.
• Estado — el cliente ve si su presupuesto está pendiente de firma o firmado, según el avance.
• Sin cuenta requerida — ni registro, ni contraseña; el enlace hace de acceso.

Cómo funciona

Técnicamente, el enlace público es una dirección única ligada al expediente. Cuando el cliente lo abre, Joinways muestra una página dedicada, aislada del resto de tu espacio de trabajo. No se pide ninguna autenticación: la propia dirección hace de llave de acceso.

1. Generas el enlace desde el evento o presupuesto.
2. Joinways liga una dirección única a ese expediente.
3. El cliente abre la dirección y ve la página de seguimiento, sin conexión.
4. Cuando firma, la acción se registra y el estado del presupuesto cambia de tu lado.
5. Sigues el avance en tiempo real desde tu espacio.

Casos particulares

Algunas situaciones merecen atención específica para evitar malentendidos con el cliente.

• Varios interlocutores: si varias personas deben ver el expediente, envíales el mismo enlace — sigue ligado al expediente, no a un individuo.
• Presupuesto modificado tras el envío: si actualizas el presupuesto, el cliente ve la versión más reciente en su próxima visita; avísale para que no firme una versión obsoleta.
• Enlace reenviado por error: como el acceso depende solo de la dirección, trata el enlace como información confidencial.

💡 Consejo: envía el enlace con un breve mensaje que diga qué hacer («aquí tienes tu presupuesto, haz clic para consultarlo y firmarlo»). Un cliente guiado firma más rápido y te llama menos.

Buenas prácticas

• Comprueba que el presupuesto está finalizado antes de compartir el enlace, para que no firme una versión provisional.
• Comparte el enlace solo con el interlocutor adecuado, por un canal que controles.
• Acompaña el envío de un mensaje claro sobre la acción esperada.
• Regenera el enlace si crees que se ha filtrado o reenviado a la persona equivocada.
• Confirma la recepción con el cliente si la firma tarda.

Solución de problemas

Problema: el cliente dice que el enlace no se abre.

Causa: la dirección ha podido cortarse al copiarla o enviarla (un correo que parte el enlace). Solución: reenvía el enlace completo, idealmente como botón o enlace clicable, y pide al cliente que lo abra en un navegador reciente.

Problema: el cliente no ve el presupuesto esperado.

Causa: el enlace compartido apunta a otro expediente, o el presupuesto aún no está finalizado. Solución: comprueba que generaste el enlace desde el presupuesto correcto y que está listo, luego regenéralo y reenvíalo.

Problema: temes que el enlace haya caído en malas manos.

Causa: el enlace se ha reenviado o publicado por error. Solución: regenera el enlace desde el expediente; la dirección antigua ya no da acceso, y envías la nueva al interlocutor correcto.

Ejemplo concreto

Una clienta organiza un seminario. Le envías el enlace público por correo. Lo abre en su teléfono en el metro, repasa el detalle de los servicios y el importe, firma el presupuesto en segundos y guarda el teléfono. Tres días después, antes de confirmar el número de asistentes, reabre el mismo enlace para volver a comprobar las fechas y el lugar — sin llamarte, sin buscar un PDF en su correo.

Otro ejemplo

Un comité de empresa prepara una fiesta navideña. El responsable recibe el enlace y lo reenvía a su dirección para validación. Ambas personas abren el mismo enlace desde sus puestos, ven exactamente el mismo presupuesto y la misma información, y el responsable firma una vez obtenido el visto bueno. No se creó ninguna cuenta, y seguiste cada paso desde tu espacio.

Preguntas frecuentes

¿El cliente necesita una cuenta o contraseña?

No. Basta con el enlace: no hay registro ni contraseña que recordar. Ese es todo el sentido del acceso público.

¿El cliente puede modificar el presupuesto?

No. Lo consulta y puede firmarlo; cualquier cambio pasa por ti, mediante una actualización del presupuesto o una enmienda.

¿El cliente puede firmar desde su teléfono?

Sí. La página se abre en móvil igual que en ordenador, y la firma en línea funciona sin aplicación que instalar.

¿Qué ve exactamente el cliente?

El presupuesto (servicios e importe), la posibilidad de firmar y la información clave de su evento. No ve ni tu back-office ni los expedientes de otros clientes.

¿El cliente puede volver al enlace tras firmar?

Sí. Puede reabrir el enlace tantas veces como quiera para volver a comprobar los detalles de su evento.

¿Qué hago si creo que el enlace se ha filtrado?

Regenera el enlace desde el expediente: la dirección antigua deja de dar acceso, y envías la nueva al interlocutor correcto.

¿Pueden varias personas usar el mismo enlace?

Sí. El enlace está ligado al expediente, no a un individuo: puedes reenviarlo a todos los interlocutores implicados del mismo evento.

Véase también

• Firma electrónica
• Crear un presupuesto
• Enmiendas a un presupuesto firmado