Déclencheurs, conditions et actions : la référence
Tous les déclencheurs, délais, conditions (fiche de fonction comprise), actions et champs dynamiques disponibles dans vos workflows Joinways.
Mis à jour le
Un workflow se lit comme une phrase : quand ceci arrive, attendre ce délai, vérifier cela, puis faire cette action. Cet article liste tout ce que chaque brique propose, exactement comme dans l'éditeur, pour savoir avant de construire ce qui est possible.
Ce que vous allez apprendre
- Les six déclencheurs et les « Statuts concernés ».
- Le délai et l'heure d'exécution.
- Les huit champs de condition, dont l'état de la fiche de fonction.
- Les quatre actions et les champs dynamiques.
- Lire l'historique d'une exécution.
Prérequis
- Offre Pro ou essai.
- Rôle Propriétaire ou Administrateur pour modifier un workflow.
- Pour l'action email : la boîte du responsable de l'événement connectée dans « Réglages » > « Ma boîte mail ».
1. Où construire un workflow
« Réglages » > « Automatisations », onglet « Workflows ». « Nouvelle automatisation » ouvre l'éditeur ; un workflow existant s'ouvre d'un clic dans la liste. Dans l'éditeur, « + » (« Ajouter une étape ») insère un délai, une condition ou une action entre deux étapes, et un clic sur une étape ouvre le panneau « Configurer l'étape ».
2. Les déclencheurs
Un seul déclencheur par workflow, toujours en première étape. Cinq surveillent les événements, un surveille les devis.
Événement créé
Se déclenche quand un événement est créé dans Joinways, demande convertie ou saisie manuelle. Il ne réagit pas à l'arrivée d'une demande : une demande non convertie ne le déclenche pas.
Événement à venir
Se déclenche avant le début d'un événement, à la distance fixée par le délai (obligatoire). Pour les rappels, les infos pratiques ou le formulaire client de la fiche de fonction.
Fin d'un événement
Se déclenche une fois la date de fin passée. Pour les remerciements, les demandes de retour et d'avis.
Statut inchangé depuis
Se déclenche quand un événement reste dans le même statut depuis le nombre de jours choisi. Usage courant : relancer une option qui stagne.
Événement confirmé
Se déclenche dès qu'un événement passe au statut choisi (Confirmé par défaut), au prochain passage, dans l'heure. Il n'accepte pas de délai et ne traite que les changements de statut postérieurs à l'activation. Quand « Confirmer l'événement à la signature » est désactivé dans l'onglet « Intégrées », la signature ne confirme plus l'événement : le workflow part quand vous cliquez sur « Valider la réservation ».
Devis envoyé sans réponse
Suit chaque devis envoyé encore « En attente » après le délai choisi (obligatoire). Les relances s'arrêtent dès que le devis est accepté, signé, refusé ou remplacé par un avenant, ou que l'événement passe en Perdu ou Annulé.
Sur les cinq déclencheurs événement, les « Statuts concernés » (Confirmé, En option, Perdu, Annulé) limitent le workflow aux événements dans l'un de ces statuts.
3. Le délai
Un délai s'exprime en « Jours » (0 à 365) et en « Heures » (0 à 23), avec une « Heure d'exécution préférée » facultative. Le fuseau est celui du lieu de l'événement. Sans heure choisie, un email ne part qu'entre 8 h et 21 h, heure locale. L'éditeur résume la règle en clair, par exemple « L'email sera envoyé 2 jours après la fin de l'événement, vers 10:00. »
Joinways passe les workflows actifs en revue toutes les heures : un délai en heures est donc respecté à l'heure près.
4. Les conditions
Une condition compare un « Champ à vérifier » à une valeur. Si elle n'est pas remplie, le workflow n'agit pas pour cet événement. Vous pouvez ajouter plusieurs conditions : toutes doivent être remplies. Huit champs existent :
- « Email du contact » : à utiliser avec « est renseigné » sur tout workflow qui envoie un email.
- « Type d'événement » : mariage, séminaire et les autres types.
- « Lieu » : un de vos lieux.
- « Nombre de participants » : le seul champ numérique, et le seul qui accepte « est supérieur à » et « est inférieur à ».
- « Responsable de l'événement » : un membre de l'équipe.
- « Formulaire client de la fiche de fonction » : « n'est pas encore rempli » ou « est rempli ».
- « Lien du formulaire client de la fiche de fonction » : « n'a pas encore été envoyé » ou « a été envoyé ».
- « Fiche de fonction » : « n'a jamais été envoyé » ou « a été envoyé au moins une fois ».
Les autres champs utilisent « est renseigné », « est vide », « est égal à », « est différent de » et « contient ». Les trois champs de la fiche de fonction sont vérifiés au moment d'agir : si le client remplit son formulaire ou si la fiche part entre le déclenchement et l'envoi, le workflow ne fait rien.
Il n'existe pas de condition sur le montant d'un devis, une étape d'événement ou un score IA.
5. Les actions
Envoyer un email
L'email part vers le contact client, depuis la boîte Gmail ou Outlook du responsable de l'événement. Vous rédigez un objet et un message avec des champs dynamiques, ou activez « Rédaction par IA » avec des « Consignes pour l'IA » : l'objet et le message saisis servent alors de secours. Sur une demande venue d'une plateforme dont les conditions interdisent d'écrire directement au client (Kactus, Funbooker), aucun email ne part : l'exécution est « Ignoré ».
Créer une tâche
La tâche est créée sur l'événement et assignée à son responsable : titre, description, priorité (Basse, Moyenne, Haute, Urgente) et échéance « Dans N jours » (0 = le jour même) ou « Avant l'événement » (20 = J-20).
Envoyer une notification
Une notification dans l'app, avec un lien vers l'événement, pour le « Responsable de l'événement » ou « Toute l'équipe ». Rien ne part vers le client.
Appeler un webhook
Un POST JSON avec les données de l'événement vers une URL HTTPS publique (Zapier, Make, n8n, votre propre service). Avec un « Secret de signature », chaque requête porte l'en-tête X-Joinways-Signature (HMAC SHA-256 du corps).
Aucune action ne change le statut d'un événement ni n'émet de facture.
6. Les champs dynamiques
Dans un email, une tâche ou une notification, ces champs sont remplacés pour chaque événement (les deux écritures {champ} et {{champ}} fonctionnent) :
- {client_name}, {client_first_name}, {client_last_name}, {client_email}, {company_name} : le client.
- {owner_name}, {event_title}, {venue_name} : le responsable, l'événement, le lieu.
- {event_date} : la date de l'événement, ou sa plage s'il dure plusieurs jours (« 1 au 3 avril 2026 »), dans la langue de l'événement.
- {beo_form_link} : le lien du formulaire client de la fiche de fonction, créé au premier usage.
- {beo_client_link} : le lien personnel du contact vers la fiche de fonction, repris s'il existe déjà, créé sinon.
- {beo_team_link} : la fiche de fonction complète, notes internes comprises. Réservé à l'équipe : ne l'utilisez jamais dans un email au client.
- {quote_number}, {quote_link} : seulement avec « Devis envoyé sans réponse » ; ailleurs ils restent vides et le sélecteur les masque.
7. Comment une exécution est tracée
L'« Historique » d'un workflow liste chaque exécution avec son statut et sa raison :
- « Envoyé » : l'action a été faite.
- « En attente » : le délai court encore.
- « Échoué » : réessayé au passage suivant, le plus souvent parce que la boîte du responsable est déconnectée.
- « Ignoré » : définitif pour cet événement, par exemple « Condition non remplie », « Le contact de l'événement n'a pas d'adresse email », un devis qui n'est plus en attente ou un lieu sans formulaire client.
Un événement n'est traité qu'une fois par workflow, ou un devis pour le déclencheur devis.
Exemple : rappeler le formulaire client de la fiche de fonction
Déclencheur « Événement à venir », statut Confirmé, délai 21 jours avant, à 9 h. Conditions : « Email du contact » « est renseigné », « Formulaire client de la fiche de fonction » « n'est pas encore rempli ». Action : un email avec {beo_form_link} et {event_date}. Un client qui a déjà rempli son formulaire ne reçoit rien, même s'il l'a rempli la veille de l'envoi.
Dépannage
L'historique n'affiche que des « Ignoré »
Cause : une condition n'est jamais remplie. Solution : ouvrez la condition et comparez sa valeur à un événement réel, ou lisez la raison sur chaque ligne.
Le lieu n'a pas de formulaire client
Cause : le workflow utilise {beo_form_link} ou une condition sur le formulaire, mais le lieu n'a pas de formulaire client. Solution : créez-le dans les réglages du lieu, section fiche de fonction. Voir Préparer une fiche de fonction.
Les emails ressortent en « Échoué »
Cause : le responsable de l'événement n'a pas de boîte connectée, ou elle doit être reconnectée. Solution : qu'il la reconnecte dans « Réglages » > « Ma boîte mail » ; l'envoi repart au passage suivant.
Je ne trouve pas le déclencheur voulu
Cause : la liste ci-dessus est complète. Il n'existe pas de déclencheur sur une facture, un paiement ou un email entrant. Solution : une signature se traite avec « Événement confirmé », une attente avec « Statut inchangé depuis », le reste avec un webhook vers vos outils.
Questions fréquentes
Combien y a-t-il de déclencheurs et d'actions ?
Six déclencheurs, huit champs de condition et quatre actions, tous listés ici.
De qui part l'email ?
De la boîte connectée du responsable de l'événement, pour que le client voie la personne qu'il connaît.
Puis-je envoyer le lien de la fiche de fonction au client ?
Oui, avec {beo_client_link} (son lien personnel) ou {beo_form_link} (le formulaire à remplir). {beo_team_link} est réservé à l'équipe.
Quel fuseau s'applique à l'heure d'exécution ?
Celui du lieu de l'événement : une règle réglée à 9 h part à 9 h sur chacun de vos sites.
Voir aussi
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