Déclencheurs, conditions et actions : la référence

Une automatisation Joinways suit toujours la même logique en quatre temps : un déclencheur lance le scénario, des conditions filtrent les cas concernés, des actions s'exécutent, et des délais peuvent espacer les étapes. Comprendre ces quatre briques, c'est comprendre tout ce que vous pouvez construire dans Joinways sans écrire une seule ligne de code. Cet article sert de guide de référence : il présente les principaux déclencheurs, conditions, actions et types de délai disponibles, avec leur signification, pour que vous sachiez exactement de quoi vous disposez quand vous assemblez un workflow.

Pensez à une automatisation comme à une phrase : « QUAND ceci se produit (déclencheur), SI ces critères sont remplis (conditions), ATTENDS un moment (délai), ALORS fais cela (action). » Chaque brique occupe une place précise et les briques se combinent librement. La même action — par exemple envoyer un email — peut être déclenchée par dix scénarios différents selon le déclencheur et les conditions que vous choisissez.

Prérequis

Avant de construire un workflow, quelques éléments doivent être en place pour que les briques fonctionnent correctement :

• Un compte avec accès aux automatisations : la section Automatisations doit être visible dans votre espace de travail.
• Des données réelles à manipuler : des événements, des devis ou des demandes dans les Demandes, sinon les déclencheurs n'ont rien sur quoi se déclencher.
• Une boîte email connectée : indispensable si vos actions envoient des emails au nom de votre établissement.
• Un pipeline défini : les étapes de votre pipeline servent à la fois de conditions et de cibles d'actions.

Ce que vous allez apprendre

• Le rôle exact de chacune des quatre briques d'une automatisation.
• La liste de tous les déclencheurs disponibles et l'événement précis qui les active.
• Les conditions de filtrage et comment les combiner.
• Les actions exécutables et les types de délais pour rythmer un scénario.

Comprendre les déclencheurs

Le déclencheur est l'événement qui démarre l'automatisation. C'est le « QUAND » de votre phrase. Sans déclencheur, rien ne se passe : une automatisation reste en sommeil jusqu'à ce que l'événement attendu survienne dans votre espace. Choisir le bon déclencheur revient à décider du moment exact où votre scénario doit s'enclencher dans le parcours d'un dossier.

Voici comment un déclencheur opère, étape par étape :

1. Un événement se produit dans votre espace (une demande arrive, un devis change de statut, etc.).
2. Joinways détecte cet événement et vérifie s'il correspond au déclencheur d'une automatisation active.
3. Si c'est le cas, le scénario démarre et passe à l'évaluation des conditions.

Comprendre les conditions

Les conditions affinent le déclenchement : l'action ne s'exécute que si les critères sont remplis. C'est le « SI » de votre phrase. Un même déclencheur peut concerner des centaines de dossiers ; les conditions vous permettent de ne traiter que ceux qui comptent vraiment, par exemple uniquement les mariages, ou uniquement les devis dépassant un certain montant.

Le filtrage se déroule ainsi :

1. Le déclencheur s'est activé et fournit un dossier (événement, devis ou demande).
2. Joinways compare les caractéristiques du dossier aux conditions que vous avez posées.
3. Si toutes les conditions sont remplies, le scénario continue ; sinon il s'arrête sans rien faire.

Comprendre les actions

L'action est ce que fait réellement l'automatisation. C'est le « ALORS » de votre phrase. Une fois le déclencheur activé et les conditions remplies, Joinways exécute l'action : envoyer un email, créer une tâche, faire avancer le dossier ou prévenir l'équipe. Un scénario peut enchaîner plusieurs actions.

L'exécution d'une action suit ce déroulé :

1. Les conditions sont validées et l'éventuel délai est écoulé.
2. Joinways exécute l'action sur le dossier concerné (envoi, création, changement d'étape ou notification).
3. S'il reste des actions ou des délais, le scénario passe à l'étape suivante.

Comprendre les délais

Un délai met l'automatisation en pause avant l'étape suivante (par exemple attendre 3 jours avant une relance). C'est essentiel pour des scénarios de suivi naturels, sans paraître robotique. Sans délai, toutes les actions s'enchaîneraient dans la même seconde, ce qui paraîtrait artificiel à vos clients.

Un délai s'insère ainsi dans un scénario :

1. Une première action s'exécute (ou les conditions viennent d'être validées).
2. Le délai met le scénario en attente pour la durée que vous avez définie.
3. Une fois le délai écoulé, l'étape suivante reprend automatiquement.

Référence : tous les déclencheurs

Voici les déclencheurs disponibles pour un lieu événementiel, chacun avec l'événement précis qui l'active :

• Nouvelle demande reçue : un message entrant arrive dans les Demandes. Idéal pour répondre instantanément à un prospect.
• Événement créé ou mis à jour : un événement est créé, ou change d'étape ou de statut. Sert à réagir à toute évolution d'un dossier.
• Devis envoyé / signé : un devis change de statut (envoyé ou signé). Permet de relancer un devis ou de célébrer une signature.
• Date relative : X jours avant ou après la date de l'événement. Idéal pour les rappels J-7 ou les suivis post-événement.

Référence : toutes les conditions

Vous pouvez filtrer un déclenchement avec les critères suivants, combinables entre eux :

• Type d'événement : ne traiter que les mariages, séminaires, anniversaires, etc.
• Lieu : restreindre l'automatisation à un établissement ou un espace précis.
• Montant du devis : agir uniquement au-dessus ou en dessous d'un seuil (ex. supérieur à 5 000 €).
• Étape du pipeline : ne cibler que les dossiers à une étape donnée du pipeline.
• Score IA de la demande : prioriser ou filtrer selon la qualité estimée du prospect par l'IA.

Référence : toutes les actions

Voici les principales actions qu'une automatisation peut effectuer une fois ses conditions remplies. La génération d'une facture d'acompte ou de solde fait également partie des actions possibles : elle passe par l'intégration Stripe Connect et peut être déclenchée après la signature d'un devis ou selon un échéancier de paiement.

• Envoyer un email : message automatique au contact (relance, confirmation, remerciement).
• Créer une tâche : assigner un rappel à vous-même ou à un collègue (ex. « appeler le client »).
• Changer l'étape de l'événement : faire avancer le dossier dans le pipeline automatiquement.
• Notifier l'équipe : envoyer une alerte interne sur un événement important.

Référence : les délais

Le délai sert à espacer les étapes d'un scénario dans le temps :

• Attente avant l'étape suivante : met le scénario en pause pour une durée définie (par exemple 3 jours) avant de poursuivre.

Comment ça marche

Quand vous assemblez une automatisation, vous reliez ces briques bout à bout. Joinways lit le scénario de gauche à droite : il attend le déclencheur, évalue les conditions, applique le délai, puis exécute l'action — et recommence si d'autres étapes suivent. Voici le cycle complet :

1. Le déclencheur attend en arrière-plan que son événement survienne.
2. À l'activation, les conditions sont évaluées sur le dossier concerné.
3. Si elles passent, l'éventuel délai démarre.
4. Le délai écoulé, l'action s'exécute ; les étapes suivantes s'enchaînent de la même façon.

Cas particuliers

Quelques situations méritent attention quand vous combinez ces briques :

• Le dossier change pendant un délai : si un devis est signé pendant les 3 jours d'attente d'une relance, une condition « non signé » bien placée empêchera la relance inutile.
• Aucune condition posée : l'action s'exécute pour TOUS les dossiers qui activent le déclencheur. À utiliser sciemment.
• Déclencheur « date relative » dans le passé : si la date cible est déjà dépassée au moment où vous créez l'automatisation, l'étape passée ne se rejoue pas rétroactivement.

💡 Astuce : combinez plusieurs conditions pour cibler précisément (ex. « mariage » ET « montant > 5 000 € »). Plus vos conditions sont fines, moins vous risquez d'envoyer un message au mauvais destinataire.

Bonnes pratiques

• Commencez simple : un déclencheur, une action, puis enrichissez progressivement avec conditions et délais.
• Testez sur un événement réel avant d'activer l'automatisation pour tous.
• Documentez le but de chaque automatisation directement dans son nom.
• Ajoutez systématiquement une condition de sécurité (ex. « non signé ») avant toute relance.

Dépannage

Problème : l'action ne se déclenche jamais. Cause : le déclencheur choisi ne correspond pas à l'événement réel, ou les conditions sont trop restrictives. Solution : vérifiez le déclencheur et retirez temporairement les conditions pour isoler le problème.

Problème : un email part au mauvais moment. Cause : le délai est mal réglé ou absent. Solution : insérez ou ajustez le délai entre le déclencheur et l'action d'envoi.

Problème : un client reçoit une relance alors qu'il a déjà signé. Cause : aucune condition « non signé » ne protège le scénario. Solution : ajoutez cette condition pour que le délai serve de garde-fou.

Exemple concret

Déclencheur : devis envoyé. Condition : non signé. Délai : 3 jours. Action : envoyer un email de relance + créer une tâche « appeler le client ». Résultat : plus aucune relance oubliée. Le délai laisse au client le temps de répondre, et la condition « non signé » évite de relancer ceux qui ont déjà dit oui.

Autre exemple

Déclencheur : nouvelle demande reçue. Condition : type d'événement « mariage » ET score IA élevé. Action : notifier l'équipe + créer une tâche de rappel. Résultat : vos demandes de mariage les plus prometteuses ne passent jamais inaperçues et un commercial est immédiatement assigné.

FAQ

Puis-je enchaîner plusieurs actions dans une seule automatisation ?

Oui. Un scénario peut combiner plusieurs actions, par exemple envoyer un email puis créer une tâche, séparées ou non par des délais.

Plusieurs conditions sont-elles cumulatives ?

Oui. Lorsque vous posez plusieurs conditions, elles se combinent : le dossier doit toutes les remplir pour que le scénario continue.

Que se passe-t-il sans condition ?

L'action s'applique à chaque dossier qui active le déclencheur, sans filtrage. C'est utile pour des messages génériques, mais à manier avec soin.

Un délai est-il obligatoire ?

Non. Si vous n'ajoutez aucun délai, l'action s'exécute immédiatement après la validation des conditions.

Le score IA peut-il servir de condition ?

Oui. Le score IA d'une demande est l'une des conditions disponibles pour prioriser vos prospects les plus qualifiés.

Une action peut-elle changer l'étape du pipeline ?

Oui. L'action « changer l'étape de l'événement » fait avancer le dossier dans le pipeline sans intervention manuelle.

Voir aussi

• Créer votre premier workflow
• Gérer vos tâches