Gestionar personas (contactos)
Centraliza tus contactos, vincúlalos a sus eventos y empresas y conserva todo el historial en un solo lugar.
Detrás de cada evento hay una persona: la novia, el responsable de RR. HH., el jefe de proyecto de una agencia. Las fichas de contacto de Joinways centralizan a estas personas y todo su historial para un seguimiento sin puntos ciegos, sea cual sea el miembro del equipo que retome el expediente.
Un contacto es la unidad básica de tu relación con el cliente: es la persona con la que intercambias, a quien envías los presupuestos y a quien llamas para confirmar un evento. Bien mantenida, su ficha te evita buscar en los correos y te ahorra un tiempo valioso en cada interacción.
Requisitos
Antes de gestionar tus contactos, comprueba lo siguiente:
- Disponer de una cuenta de Joinways activa con acceso a la sección Personas.
- Tener al menos un evento o una solicitud entrante para vincular el contacto a un expediente.
- Conocer, idealmente, la empresa del contacto para activar el vínculo B2B.
Lo que aprenderás
- Crear y completar una ficha de contacto, manual o automáticamente.
- Vincular un contacto a sus eventos y a una empresa.
- Encontrar el historial completo de intercambios (correos, presupuestos, notas).
- Evitar y fusionar duplicados para mantener una base limpia.
Crear un contacto
La creación manual conviene cuando registras un prospecto conocido en una feria o recomendado por un socio. Esto es lo que ocurre en cada paso:
- Abre la sección Personas y haz clic en Agregar una persona: aparece un formulario vacío.
- Introduce el nombre, el correo y el teléfono: estos datos se convierten en los puntos de entrada para toda comunicación.
- Vincúlalo a una empresa si procede: la ficha hereda entonces el contexto B2B de la organización.
- Guarda: el contacto aparece de inmediato en la lista y queda seleccionable en un evento.
Consejo: la mayoría de los contactos se crean automáticamente desde las Solicitudes cuando llega una solicitud; Joinways lee al remitente y crea la ficha si aún no existe.
Vincular un contacto a un evento y a una empresa
Un contacto aislado tiene poco valor; es la vinculación la que construye la visión de 360°. Al vincular, tejes la conexión persona ↔ organización ↔ expediente.
- Desde la ficha de contacto, añade el evento correspondiente a la lista de eventos vinculados.
- Selecciona la empresa para asociar el contacto a su organización B2B.
- Comprueba que las tres entidades se apuntan entre sí: el contacto ahora aparece en la ficha de empresa y en el evento.
Encontrar el historial de intercambios
Toda la memoria de la relación se consulta desde la ficha. Antes de una llamada, un vistazo basta para saber en qué punto estás.
- Abre la ficha de contacto y despliega la sección Historial.
- Recorre los correos, presupuestos y notas asociados, ordenados cronológicamente.
- Haz clic en un elemento para abrir el presupuesto o el correo original en su expediente.
Evitar y fusionar duplicados
Una base sana se apoya en una sola ficha por persona. Los duplicados dispersan el historial y distorsionan la visión de 360°.
- Detecta dos fichas con el mismo nombre o la misma dirección de correo.
- Compara sus eventos e historial para confirmar que se trata de la misma persona.
- Fusiona las fichas: los eventos, correos y notas de ambas se reúnen en una sola.
Qué contiene una ficha de contacto
Una ficha reúne la siguiente información; cada una sirve para un uso preciso en el seguimiento:
- Datos: correo, teléfono y cargo de la persona, usados para la comunicación y la personalización.
- Cargo: el rol de la persona (responsable de eventos, RR. HH., novio…) para adaptar el tono de tus mensajes.
- Eventos vinculados: todos los expedientes a los que está asociado este contacto, para medir el historial de colaboración.
- Empresa: el vínculo B2B opcional, que conecta a la persona con su organización.
- Historial: los correos, presupuestos y notas asociados, ordenados por fecha para reconstruir toda la relación.
- Notas: las observaciones internas del equipo, visibles en la ficha para compartir el contexto.
La creación automática desde las Solicitudes
La mayoría de las fichas nacen de una solicitud entrante. Entender este mecanismo evita escribir a mano lo que Joinways ya hace por ti.
- Llega una solicitud a las Solicitudes: Joinways lee la dirección del remitente.
- Si ningún contacto coincide, se crea una ficha con los datos disponibles.
- El correo se adjunta a la ficha, listo para vincularse a un evento.
Cómo funciona
Joinways trata el contacto como un nodo central: la persona existe una sola vez y luego se vincula a varios eventos y a una empresa. Cuando llega un correo a las Solicitudes, el sistema relaciona al remitente con un contacto existente o crea uno nuevo, y luego adjunta la conversación a su ficha.
Gracias a este modelo, cada presupuesto enviado, cada nota tomada y cada evento creado enriquecen automáticamente el historial del contacto, sin volver a escribir nada.
Casos particulares
Algunas situaciones merecen una atención especial:
- Un mismo correo para dos personas: Joinways puede crear una sola ficha; comprueba y sepáralas si hace falta.
- Un contacto sin empresa: es válido para los particulares (bodas); el vínculo B2B sigue siendo opcional.
- Un contacto que cambia de empresa: actualiza el vínculo para mantener el historial coherente.
💡 Bueno saber: un contacto bien vinculado evita duplicados y da una visión de 360° antes de cada llamada.
Buenas prácticas
- Fusiona los duplicados en cuanto los detectes para no dispersar el historial.
- Rellena el cargo para personalizar tus mensajes y priorizar a los interlocutores adecuados.
- Vincula siempre contacto ↔ empresa ↔ evento para una trazabilidad completa.
- Registra las notas internas en la ficha en lugar de en archivos aparte.
Solución de problemas
Problema: un contacto aparece duplicado en la lista.
Causa: un correo recibido con una dirección ligeramente distinta generó una segunda ficha.
Solución: localiza las dos fichas y fusiónalas para reunir el historial.
Problema: el historial de un contacto parece incompleto.
Causa: los intercambios ocurrieron con otra dirección u otro contacto no vinculado.
Solución: comprueba el vínculo con la empresa y asocia los eventos que falten.
Problema: no se puede vincular un contacto a un evento.
Causa: el evento aún no está creado o no aparece en la búsqueda.
Solución: crea primero el evento y luego vuelve a añadir el contacto desde su ficha.
Ejemplo concreto
Una responsable de eventos de una empresa vuelve cada año. Su ficha reúne los 3 seminarios pasados: el equipo prepara una oferta de fidelidad de un vistazo, sin reabrir correos antiguos.
Otro ejemplo
Una pareja solicita un presupuesto para su boda a través de las Solicitudes. Joinways crea automáticamente la ficha del contacto, le adjunta el correo recibido y la vincula al nuevo evento. El día de la llamada de confirmación, toda la conversación ya está reunida en la ficha.
Preguntas frecuentes
¿Diferencia entre contacto y empresa?
El contacto es una persona; la empresa agrupa varios contactos y eventos de una misma organización.
¿Debo crear mis contactos manualmente?
No, la mayoría se crean automáticamente desde las Solicitudes; la creación manual sirve sobre todo para prospectos conocidos fuera del correo.
¿Puede un contacto estar vinculado a varios eventos?
Sí, ese es justamente el interés: la ficha reúne todos los expedientes de la persona para seguir el historial de colaboración.
¿Un contacto debe tener siempre una empresa?
No, el vínculo B2B es opcional: queda vacío para los particulares, como las parejas de novios.
¿Cómo encuentro los correos de un contacto?
Abre su ficha y despliega el historial: los correos, presupuestos y notas asociados están ordenados por fecha.
¿Qué hago si dos fichas corresponden a la misma persona?
Fusiónalas en cuanto las detectes para reunir todo el historial en una sola ficha.
¿Sirve para algo el cargo del contacto?
Sí, te ayuda a personalizar tus mensajes y a identificar al interlocutor adecuado dentro de la organización.
¿Puedo vincular un contacto a una empresa después?
Sí, el vínculo se puede cambiar en cualquier momento desde la ficha: selecciona la empresa para asociarlo o cámbiala si el contacto se ha mudado.
Véase también
¿Listo para centralizar tus solicitudes de eventos?