Gestionar empresas

Para los lugares que trabajan con empresas, agencias o entidades públicas, un mismo cliente casi nunca es una sola persona ni un solo evento. Un equipo comercial te envía un seminario, RR. HH. una velada de equipo y una asistente de dirección gestiona la logística: tres interlocutores, varios expedientes, una sola organización. La ficha de empresa existe para reunir todo esto en un solo lugar y seguir una cuenta a lo largo del tiempo.

En la práctica, la ficha de empresa agrupa todos los contactos y eventos de una misma organización, con su información (nombre, sitio web, teléfono, dirección, n.º de registro, n.º de IVA). Al crearla, Joinways completa automáticamente esta información buscando la empresa en la web. Es la herramienta B2B que te permite razonar por cuenta en lugar de por expediente aislado, y detectar tus mejores clientes recurrentes.

Requisitos

Acceso a la sección Empresas: es donde se crean y consultan las fichas de empresa.

Contactos (personas) que adjuntar, o la posibilidad de crearlos, para vincular los interlocutores a la organización.

El nombre exacto de la organización y, a ser posible, su sitio web: Joinways completa la ficha a partir de esos dos datos.

Lo que aprenderás

• Crear una ficha de empresa limpia, sin duplicados.
• Adjuntarle contactos y eventos para centralizar la cuenta.
• Dejar que Joinways complete la ficha automáticamente a partir del nombre de la empresa.
• Seguir el valor generado por una cuenta a lo largo del tiempo.

Por qué razonar por empresa

Sin ficha de empresa, tus clientes B2B se dispersan en contactos aislados y eventos independientes. Pierdes la visión de conjunto: no puedes ver de un vistazo que una misma organización te confió cinco eventos en un año. Al agrupar contactos y expedientes bajo una sola ficha, sigues la cuenta como un todo e identificas a tus socios recurrentes.

Esta vista de cuenta también facilita la relación comercial: un nuevo interlocutor de la misma organización hereda de inmediato el historial, y puedes justificar una tarifa de socio con la facturación acumulada a la vista.

Crear una empresa

La ficha se crea en unos pocos campos desde la sección dedicada. Aquí tienes el flujo y qué ocurre en cada paso.

1. Abre « Empresas » y luego « Nueva empresa »: escribe el nombre; aparecen sugerencias, con su logotipo, para evitar errores y duplicados.
2. Guarda: la ficha se completa automáticamente en segundo plano. La opción « Continuar añadiendo un evento » pasa directamente a la creación de un evento.
3. Vincula los contactos desde la pestaña « Personas » de la ficha (« Nueva persona »), o desde el bloque « Empresa » de cada ficha de contacto.

Consejo: no hace falta escribirlo todo. En cuanto se crea la ficha, Joinways busca la empresa y rellena los campos vacíos: sitio web, teléfono, dirección, n.º de registro y n.º de IVA.

Qué contiene una ficha (referencia)

Una ficha de empresa se organiza en unos pocos bloques. Aquí tienes cada elemento y lo que contiene, en una línea.

• Información: nombre, sitio web, teléfono, n.º de registro y n.º de IVA; Dirección: calle, código postal, ciudad, país.
• « Personas »: los interlocutores de la organización vinculados a la ficha.
• « Eventos »: todos los expedientes vinculados a la empresa, reunidos en un solo lugar.
• « Resumen », « Actividades », « Tareas » y « Notas »: las demás pestañas de la ficha, para el historial y el seguimiento de la cuenta.
• Ingresos (sin IVA): visible como columna en la lista « Empresas », suma el importe de los eventos confirmados (y gastos de cancelación) vinculados a la empresa.

Adjuntar contactos y eventos

El corazón de la ficha es el vínculo: una empresa conecta varias personas y varios expedientes. Así se construyen esos vínculos.

1. Adjunta cada interlocutor a la empresa: aparece entonces en la lista de contactos de la ficha.
2. Asocia los eventos de esta organización: aparecen en la lista de eventos de la ficha.
3. Abre la ficha: ves de un vistazo todos los contactos y expedientes de la cuenta.

El enriquecimiento automático

No tienes que rellenar cada campo: al crear la ficha (desde « Empresas » o al crear un evento), Joinways busca la empresa en la web a partir de su nombre y su sitio, y completa solo los campos que siguen vacíos. Esto es lo que puede añadir.

• Datos de contacto: sitio web y teléfono.
• Dirección: calle, código postal, ciudad y país.
• Identificadores legales: n.º de registro y n.º de IVA.

Cómo funciona

La ficha de empresa actúa como un punto central: los contactos y eventos no se copian en la ficha, se vinculan a ella. Un contacto dado sigue siendo una persona por derecho propio, simplemente adjunta a la organización. Por su parte, la facturación acumulada se construye a partir de los eventos vinculados: cada evento confirmado se suma al total de la cuenta.

El enriquecimiento parte del nombre de la empresa (y de su sitio web si se conoce): Joinways consulta la web, solo rellena los campos vacíos y nunca sustituye un valor que hayas introducido. Después puedes ajustarlo todo en la ficha.

Casos particulares

• Ficha duplicada: dos fichas para la misma organización dispersan contactos y eventos; busca siempre antes de crear.
• Nombre ambiguo o muy común: el enriquecimiento puede no encontrar nada o confundirse de homónimo. Indica el sitio web para ayudarle y comprueba el n.º de registro.
• Contacto compartido: un interlocutor sigue siendo una persona única; adjuntarlo a una empresa no lo duplica.
• Cuenta sin evento: una ficha puede existir sin expediente vinculado; su facturación acumulada se mantiene entonces en cero hasta el primer evento confirmado.

Buenas prácticas

• Centraliza las cuentas recurrentes para detectar tus mejores clientes B2B.
• Sigue la columna « Ingresos (sin IVA) » de la lista « Empresas » para priorizar tus seguimientos.
• Evita duplicados buscando la empresa antes de crearla.
• Adjunta cada nuevo contacto a la ficha para mantener una vista de cuenta completa.
• Comprueba la información añadida automáticamente, en particular el n.º de registro y el n.º de IVA, antes de facturar.

Solución de problemas

Problema: la IA no enriquece la ficha.

Causa: nombre demasiado genérico u homónimos, sin sitio web que despeje la duda. Solución: indica el sitio web de la organización; los campos vacíos también se pueden completar a mano.

Problema: existen dos fichas para la misma empresa.

Causa: la ficha se creó sin búsqueda previa. Solución: abre una de las dos fichas y elige « Fusionar con otra empresa », luego la ficha a conservar: eventos, contactos, notas e historial se transfieren, y la otra ficha se elimina (operación irreversible).

Problema: un evento no aparece en la ficha.

Causa: el expediente no está vinculado a la empresa. Solución: vincula el evento a la ficha para que aparezca en la lista; contará en la facturación acumulada una vez confirmado.

Ejemplo concreto

Una agencia de eventos te confía 5 eventos al año. Creas su ficha de empresa; Joinways completa su sitio, su dirección y su n.º de registro, y le vinculas los tres interlocutores habituales. La lista « Empresas » muestra sus « Ingresos (sin IVA) » sobre los eventos confirmados: justificas fácilmente una tarifa de socio, con cifras en mano.

Otro ejemplo

Una entidad pública organiza cada año una gala y varias reuniones. Con el tiempo, el interlocutor cambia: el antiguo responsable se va, llega uno nuevo. Como todo está adjunto a la ficha de empresa, el nuevo contacto hereda de inmediato el historial de eventos y la facturación acumulada, sin reconstruir nada.

Preguntas frecuentes

¿Una empresa puede tener varios contactos?

Sí, ese es justamente su objetivo: reunir a todas las personas de una organización bajo una sola ficha.

¿Una empresa puede tener varios eventos?

Sí: todos los expedientes de la organización se adjuntan a su ficha, y los eventos confirmados alimentan la facturación acumulada de la cuenta.

¿Cómo funciona el enriquecimiento por IA?

Joinways busca la empresa en la web a partir de su nombre y su sitio, y completa los campos vacíos: sitio web, teléfono, dirección, n.º de registro y n.º de IVA.

¿Cómo evito los duplicados?

Busca el nombre de la empresa antes de crear una nueva: si ya existe, adjunta a la ficha existente.

¿Puedo seguir la facturación de una cuenta?

Sí: la columna « Ingresos (sin IVA) » de la lista « Empresas » suma los eventos confirmados vinculados a cada cuenta, útil para detectar tus mejores clientes B2B.

¿Un mismo contacto puede pertenecer a varias empresas?

El contacto sigue siendo una persona única; adjúntalo a la organización pertinente para mantener una vista de cuenta coherente.

Véase también

• Gestionar las personas
• Enriquecer empresas con IA
• Analizar tu facturación