Seguir el avance con las etapas de evento

Un evento siempre tiene uno de los cuatro estados: « Opción », « Confirmado », « Perdido » o « Cancelado ». Esos estados no dicen en qué punto estás dentro de una opción o de una confirmación. Una opción sin visita y una opción cuyo presupuesto salió hace diez días no requieren la misma acción.

Las etapas de evento precisan « Opción » y « Confirmado » con tu propio vocabulario: visita programada, presupuesto enviado, anticipo recibido, BEO validado… Los cuatro estados no cambian. Algunas etapas se aplican solas cuando una señal se cumple.

Lo que vas a aprender

• Crear tus etapas, desde un preajuste o desde cero.
• Hacer que una etapa sea automática.
• Aplicar una etapa a un evento.
• Encontrar las etapas en el pipeline, la lista y las exportaciones.

Requisitos previos

Todo el mundo ve las etapas. Solo los propietarios y administradores del espacio pueden crearlas, modificarlas o eliminarlas. Un miembro ve la página en modo lectura y usa las etapas en sus eventos.

1. Abrir las etapas

Ve a « Configuración » > « Etapas de evento », en el grupo « Seguimiento comercial ». La página tiene dos secciones: las etapas válidas mientras el evento está en opción y las válidas una vez confirmado el evento.

2. Empezar con un preajuste

Mientras tu espacio no tenga ninguna etapa, la página propone dos preajustes en « Empezar con un preajuste ». Haz clic en « Usar » para añadir todas las etapas de una vez y luego ajústalas.

• « Espacio para eventos »: Visita programada, Presupuesto enviado y Segunda opción en « Opción »; Contrato enviado, Anticipo recibido, BEO validado y Realizado en « Confirmado ». Cinco de ellas son automáticas.
• « Coworking / salas de reuniones »: Presupuesto enviado en « Opción »; Contrato firmado y Facturado en « Confirmado ». Las tres son automáticas.

3. Crear y organizar tus etapas

1. En la sección « Opción » o « Confirmado », escribe un nombre en « Añadir una etapa… » y haz clic en « Añadir ».
2. En cada etapa, « Renombrar » cambia su nombre y « Cambiar el color » su etiqueta.
3. « Subir » y « Bajar » ajustan el orden. El orden importa: indica qué etapa es la más avanzada.
4. « Eliminar » quita la etapa. Los eventos que la tenían conservan su estado y solo pierden la etapa.

Dos etapas no pueden tener el mismo nombre. Cada etapa muestra cuántos eventos la tienen.

4. Hacer que una etapa sea automática

Cada etapa es « Manual » por defecto. Elige en su lugar una señal: la etapa se aplica sola en cuanto la señal se cumple en el evento. Cuando el nombre de la etapa corresponde a una señal, Joinways la vincula por ti; puedes cambiarla.

• En « Opción » o « Confirmado »: « Presupuesto enviado », « Presupuesto aceptado », « Contrato enviado ».
• Solo en « Confirmado »: « Presupuesto firmado », « Contrato firmado », « Factura emitida », « Anticipo cobrado », « Saldo cobrado », « BEO congelado », « Evento terminado ».

Una señal solo controla una etapa. Si varias señales se cumplen, Joinways aplica la más avanzada de las etapas correspondientes, según tu orden.

Nunca retrocede: una etapa automática no hace retroceder un evento. Si elegiste a mano una etapa más avanzada, se conserva.

5. Aplicar una etapa a un evento

• Desde el menú de estado del evento: las etapas aparecen bajo su estado. Un clic cambia el estado y aplica la etapa a la vez.
• Desde la ficha del evento: la fila « Etapa », en la columna derecha, ofrece las etapas del estado actual.

Una etapa pertenece a un estado. Cuando el evento cambia de estado, su etapa se borra. Arrastrar una tarjeta de una columna a otra del pipeline tiene el mismo efecto.

Dónde aparecen las etapas

• Pipeline: la tarjeta del evento muestra la etiqueta de su etapa y el tiempo transcurrido en ella.
• Ficha del evento: la fila « Etapa » también indica desde cuándo cambió la etapa.
• Lista de eventos: filtra por « Etapa » con el botón « Filtrar ».
• Exportación de eventos: la etapa forma parte de las columnas exportadas.

Ejemplo: la segunda opción

Un catering pone una opción sobre un sábado ya reservado por otro cliente. En lugar de llevar una lista de espera aparte, el lugar crea la opción y le asigna la etapa « Segunda opción ». En el pipeline, la etiqueta la distingue de las opciones firmes. Si la primera opción cae, el equipo sabe enseguida a quién llamar.

Solución de problemas

No puedo modificar las etapas

Causa: eres miembro, no propietario ni administrador. Solución: pide a un propietario del espacio que haga el cambio.

Una señal no aparece para mi etapa

Causa: la señal solo tiene sentido en « Confirmado », o ya controla otra etapa. Solución: coloca la etapa en la sección correcta o libera la señal en la otra etapa volviéndola a « Manual ».

La etapa desapareció del evento

Causa: el evento cambió de estado, lo que borra su etapa. Solución: elige una etapa del nuevo estado.

Preguntas frecuentes

¿Las etapas sustituyen a los estados?

No. El estado sigue siendo la referencia para la facturación, el calendario y los informes. La etapa lo precisa.

¿Las etapas son propias de cada usuario?

No. El catálogo de etapas es común a todo el espacio de trabajo.

¿Qué pasa con « Perdido » y « Cancelado »?

Estos estados no tienen etapas. Un evento que pasa a uno de ellos pierde su etapa.

Ver también

• Vistas de calendario y pipeline
• Generar y firmar un contrato de alquiler
• Personalizar las listas: columnas, vistas y totales