Vistas de calendario y pipeline
Cambia entre calendario, pipeline y lista para ver disponibilidades, seguir oportunidades y dirigir tu actividad.
Una misma realidad — tus eventos — puede leerse de varias formas según lo que quieras hacer en un momento dado. Cuando un cliente te pregunta por teléfono "¿estáis libres el 14?", necesitas una lectura espacial y temporal de tu ocupación. Cuando preparas tu reunión comercial del lunes, necesitas ver en qué punto del ciclo de venta están tus oportunidades. Y cuando quieres exportar, ordenar o procesar una lista de expedientes en masa, necesitas una tabla. Joinways reúne estas tres necesidades en tres vistas complementarias que comparten exactamente los mismos datos: el calendario, el pipeline y la lista.
Estas tres vistas no son tres bases de datos separadas: son tres ángulos sobre un único conjunto de eventos. Un cambio realizado en una se refleja al instante en las demás. Saber cuándo cambiar de una a otra es una de las habilidades que más tiempo ahorran en la gestión diaria de un espacio para eventos.
Requisitos
Antes de sacar partido de las tres vistas, algunos elementos deben estar listos en tu espacio de trabajo.
- Existe al menos un evento; de lo contrario, las vistas están vacías. Crea uno para experimentar.
- Tus espacios (salas) están configurados para que el filtro por espacio y el calendario reflejen tu lugar real.
- Tus eventos tienen un estado asignado (Opción, Confirmado, Perdido, Cancelado) para que el pipeline los clasifique en la columna correcta.
Lo que aprenderás
- Usar las vistas de calendario, pipeline y lista
- Filtrar por estado, espacio y periodo
- Elegir la vista adecuada para cada necesidad
- Cambiar rápido de una vista a otra sin perder tu contexto
La vista calendario
El calendario es la vista espacial y temporal de tu actividad. Muestra la ocupación y las disponibilidades de tus espacios por día, semana o mes. Es la vista que conviene abrir cuando surge una cuestión de fecha: un cliente pregunta por una disponibilidad, quieres agendar una visita o buscas un hueco para reubicar un evento desplazado.
En concreto, esto es lo que ocurre cuando la usas.
- Abres el calendario: cada evento aparece en su fecha, situado en el espacio que ocupa.
- Eliges la escala día, semana o mes según el detalle que necesites.
- Los huecos libres se distinguen de los ocupados: lees la disponibilidad de un vistazo.
- Haces clic en un evento para abrir su expediente, o en un hueco libre para iniciar una nueva reserva.
La vista pipeline (kanban)
El pipeline es la vista comercial. Presenta tus oportunidades en columnas que corresponden a los estados del ciclo de venta: Opción, Confirmado, Perdido, Cancelado. Cada evento es una tarjeta que puedes mover de una columna a otra. Es la vista que conviene abrir cuando razonas en términos de avance: cuántas opciones pendientes, cuáles seguir, cuáles han pasado a confirmado.
Este es el desarrollo típico de una revisión de pipeline.
- Abres el pipeline: tus eventos se reparten en columnas por estado.
- Lees la columna Opción para detectar las oportunidades que seguir.
- Arrastras y sueltas una tarjeta de una columna a otra: el estado del evento cambia de inmediato y en todas partes.
- Haces clic en una tarjeta para abrir el expediente y avanzar (presupuesto, seguimiento, nota).
La vista lista
La lista es la vista tabular. Alinea todos tus eventos en una tabla que puedes ordenar y filtrar columna por columna. Es la vista que conviene abrir cuando quieres una visión exhaustiva, exportar datos o procesar varios expedientes en masa. Donde el calendario privilegia el tiempo y el pipeline el estado, la lista privilegia la exhaustividad y el orden.
En la práctica, la lista se usa así.
- Abres la lista: todos tus eventos aparecen en filas.
- Ordenas por columna para clasificar por fecha, estado o espacio.
- Aplicas filtros para limitar la vista al subconjunto que te interesa.
- Exportas o procesas la selección resultante.
Filtrar y ordenar
Los filtros son la bisagra entre las tres vistas: limitan el conjunto de eventos mostrado, sea cual sea el ángulo elegido. Tres ejes de filtrado cubren lo esencial de las necesidades.
- Por estado para centrarte en tu pipeline activo.
- Por espacio para comprobar la disponibilidad de una sala.
- Por periodo para preparar la semana o el mes.
Referencia: las vistas y sus usos
A modo de recordatorio, este es el inventario de las tres vistas, de lo que muestra cada una y de cuándo conviene privilegiarla.
- Calendario: ve ocupación y disponibilidades por día/semana/mes. Privilégiala para responder a una cuestión de fecha.
- Pipeline (kanban): sigue las oportunidades por estado (Opción, Confirmado, Perdido, Cancelado). Privilégiala para pilotar el avance comercial.
- Lista: ordena y filtra todos tus eventos en una tabla. Privilégiala para la exhaustividad, las exportaciones y el procesamiento masivo.
Los estados que usa el pipeline también estructuran los filtros en las demás vistas: Opción (oportunidad en curso), Confirmado (reserva cerrada), Perdido (oportunidad no concretada), Cancelado (reserva cancelada).
Cómo funciona
El principio fundamental es la unicidad del dato. Las tres vistas leen el mismo conjunto de eventos; solo lo presentan de forma distinta. Cambiar un estado en el pipeline, mover una fecha en el calendario o editar una fila en la lista actúa sobre el mismo objeto subyacente.
Consecuencia directa: un cambio realizado en una vista se refleja de inmediato en las otras dos. Si arrastras un evento de la columna Opción a Confirmado en el pipeline, aparecerá con su nuevo estado en la lista y seguirá situado en su fecha en el calendario. Tus vistas nunca se desincronizan.
Los filtros, por su parte, son lentes: no borran datos, solo limitan lo que ves en un momento dado.
Casos particulares
Algunas situaciones merecen una atención especial.
- Un evento Perdido o Cancelado ya no ocupa la sala: sale de la ocupación real del calendario, pero sigue siendo rastreable en el pipeline y la lista.
- Un evento sin estado claro puede no aparecer en la columna correcta del pipeline: asígnale un estado para reubicarlo.
- Un filtro activo puede dar la impresión de que un evento ha desaparecido: acuérdate de reiniciarlo antes de concluir que hay pérdida de datos.
💡 Consejo: en la vista pipeline, arrastra y suelta un evento entre columnas para cambiar su estado.
Buenas prácticas
- Calendario para responder rápido a "¿estáis libres el 14?".
- Pipeline para tus reuniones comerciales semanales.
- Lista para exportaciones y procesamiento masivo.
- Acostúmbrate a volver a una vista sin filtro al final de cada manipulación para no dejar un filtro activo.
- Mantén los estados al día en el pipeline: es lo que mantiene fiables el calendario y la lista.
Solución de problemas
Problema: un evento que sé que creé no aparece en la lista. Causa: probablemente hay un filtro activo que lo excluye de la vista. Solución: reinicia los filtros de estado, espacio y periodo, y vuelve a comprobar.
Problema: una tarjeta está en la columna equivocada del pipeline. Causa: el estado del evento no es el esperado. Solución: arrastra y suelta la tarjeta en la columna correcta, lo que actualiza el estado en todas partes.
Problema: el calendario parece mostrar una sala ocupada aunque el negocio está perdido. Causa: el estado no se pasó a Perdido o Cancelado. Solución: actualiza el estado para liberar el hueco en la ocupación real.
Ejemplo concreto
En la reunión del lunes, el equipo abre el pipeline: 12 opciones, 4 para seguir esta semana. Luego cambia al calendario para agendar dos visitas sin conflicto de sala.
Una vez agendadas las visitas, el equipo vuelve al pipeline para arrastrar una opción que se ha vuelto firme a la columna Confirmado. El cambio se ve enseguida en la lista, que servirá a fin de mes para exportar el resumen comercial.
Otro ejemplo
Un cliente llama para saber si la sala grande está libre el 14. El comercial abre el calendario en vista semana, filtra por espacio en la sala grande y comprueba que el hueco está libre. Hace clic en el hueco para iniciar una opción.
Más tarde, para preparar la facturación del trimestre, la responsable abre la lista, ordena por periodo, filtra por eventos Confirmado y exporta todo en unos pocos clics.
Preguntas frecuentes
¿Las vistas muestran los mismos datos? Sí, son tres ángulos sobre los mismos eventos; un cambio se refleja en todas partes.
¿Cuál es la forma más rápida de cambiar el estado de un evento? En la vista pipeline, arrastra y suelta su tarjeta de una columna a otra.
¿Qué vista usar para comprobar una disponibilidad? El calendario, que muestra ocupación y disponibilidades por día, semana o mes.
¿Qué vista para una reunión comercial? El pipeline, que clasifica tus oportunidades por estado.
¿Qué vista para exportar o procesar en masa? La lista, que alinea todos tus eventos en una tabla que se puede ordenar y filtrar.
¿Sobre qué criterios puedo filtrar? Por estado, por espacio y por periodo.
¿Puede un filtro ocultar un evento? Sí; un filtro activo limita la vista. Reinícialo para volver a ver el conjunto.
¿Un evento Cancelado sigue ocupando la sala? No; una vez que el estado pasa a Cancelado o Perdido, el hueco vuelve a estar disponible en el calendario.
Véase también
¿Listo para centralizar tus solicitudes de eventos?