Asignar personal a un evento
Organiza el personal de un evento en la hoja de función: roles de tu espacio, horarios, teléfonos y lo que ve el cliente.
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El día del evento, todos deben saber quién lleva la recepción, quién sirve, quién está en técnica y a qué hora empieza cada uno. Una lista de nombres en un email no basta: hacen falta el rol, el horario y el número al que llamar, en el mismo sitio que el programa.
En Joinways, el personal es una sección de la hoja de función. Cada línea asocia una persona, un rol y, si hace falta, una franja horaria. Los roles propuestos son los de tu espacio de trabajo, y las personas que ya han trabajado contigo se sugieren desde las primeras letras.
Lo que vas a aprender
- Añadir el personal de un evento, tanto plantilla como extras.
- Elegir un rol de la lista de tu espacio de trabajo, o escribir uno.
- Preparar la lista de roles y el personal habitual para todos tus lugares.
- Decidir lo que el cliente ve del personal: nombres, roles, teléfonos.
Requisitos previos
- Un evento con su hoja de función (pestaña «Orden de servicio»).
- Un rol distinto de «Solo lectura». Los roles «Miembro» y «Operaciones» también pueden modificar la lista del personal y los roles propuestos en los ajustes del lugar.
- El personal no necesita cuenta: introduces libremente a cada persona.
1. Añadir el personal al evento
- Abre el evento, pestaña «Orden de servicio», y despliega la sección «Personal».
- Haz clic en «Añadir personal» y escribe el nombre. Si la persona forma parte del personal de tus lugares, elígela en las sugerencias: su teléfono se rellena.
- Elige su rol e indica «Hora de llegada» y «Hora de salida» si no cubre todo el evento.
- Añade si hace falta notas operativas: briefing, uniforme, puesto.
La hoja se guarda sola. Una línea sin nombre puede quedarse como puesto por cubrir: marca «Pendiente». Las líneas de personal incorporadas desde un presupuesto llegan así, a la espera de un nombre.
El teléfono de una persona vinculada a su ficha de contacto sigue esa ficha. Si lo corriges en la línea, también se corrige la ficha, y todos los eventos en los que trabaja muestran el nuevo número. Una línea introducida solo con el nombre se vincula a la persona del personal que tiene ese nombre, si solo hay una.
2. Elegir un rol
Haz clic en el campo del rol. La lista propone primero los roles de tu espacio de trabajo, en el orden que hayas elegido. También puedes escribir cualquier título: «Rol o escribe libremente». «Quitar el rol» vacía el campo.
3. Preparar los roles y el personal habitual
Ve a «Configuración» > «Lugares» > tu lugar > «Orden de servicio», pestaña «Personal». Estas listas son comunes a todos los lugares del espacio de trabajo.
- Personal: las personas propuestas en la sección «Personal» de cada hoja. Quien ya ha trabajado en un evento figura de oficio. «Añadir una persona» añade a tu equipo habitual; quitar a alguien de la lista conserva su contacto.
- Roles propuestos: la lista que ve cada hoja, en este orden. Añade tus títulos («Maître», «Aparcacoches») y quita los que no uses. Una vez modificada la lista, «Volver a los roles habituales» restablece la inicial.
Los roles iniciales se muestran en el idioma de cada usuario. Un rol que añades conserva tu ortografía.
4. Lo que ven el cliente y los proveedores
El enlace «Equipo» y el PDF del equipo muestran el personal completo. El enlace del cliente muestra los nombres y los roles, sin horarios ni notas. El teléfono del personal solo aparece si el lugar lo elige: en «Configuración» > «Lugares» > tu lugar > «Orden de servicio» > «Secciones», fila «Teléfono del personal», columna «Cliente».
La misma página define quién ve la sección «Personal»: cliente, proveedores, equipo. Consulta Configurar la hoja de función de un lugar.
5. Eventos de varios días
Activa «Distinto por día» en la cabecera de la sección «Personal»: cada línea se vincula a un día concreto o a «Todos los días». El programa, los contactos y las demás secciones tienen el mismo interruptor.
Ejemplo: una boda de 120 invitados
La finca asigna dos personas a la recepción de 17:00 a 19:00, cuatro al servicio de la cena, un técnico de sonido e iluminación y el maître de principio a fin. «Maître» no está entre los roles iniciales: lo añade una vez en «Roles propuestos» y el rol se propone en todas las hojas siguientes. La pareja recibe el enlace del cliente: ve quién la recibe, sin los horarios ni las indicaciones internas.
Solución de problemas
Una persona no aparece en las sugerencias
Causa: nunca ha trabajado en un evento y no está en la lista del personal, o la han quitado. Solución: añádela en la pestaña «Personal» de los ajustes del lugar, o escribe su nombre completo en la hoja.
El teléfono cambia en otras hojas
Causa: la línea está vinculada a la ficha de contacto de la persona y el número sigue esa ficha. Solución: es intencionado; corrige el número una vez y será correcto en todas partes.
No puedo modificar los roles propuestos
Causa: tu rol es «Solo lectura». Solución: pídeselo a un compañero que modifique los eventos del espacio.
Preguntas frecuentes
¿El personal necesita una cuenta de Joinways?
No. Introduce libremente a cada persona, de plantilla o extra. Para que alguien del personal consulte la hoja, envíale el enlace «Equipo» o un enlace personal desde «Compartir».
¿El cliente ve las notas del personal?
No. Las notas y los horarios del personal están reservados al equipo y a los proveedores.
¿La lista de roles vale para un solo lugar?
No, vale para todo el espacio de trabajo, aunque la modifiques desde los ajustes de un lugar.
¿Se copia el personal al duplicar un evento?
No. Las personas que ya han trabajado contigo se sugieren desde las primeras letras de su nombre.
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