Crear y estructurar un evento

El evento es el expediente central que reúne todo: contacto, fechas, espacio, presupuesto, tareas, notas y archivos. Todo lo que harás después — enviar un presupuesto, preparar una hoja de función, seguir tus recordatorios, medir tu tasa de conversión — se apoya en este expediente. Crearlo bien desde el inicio evita idas y vueltas, mantiene fiables tus disponibilidades y asegura tu seguimiento hasta la firma.

Piensa en el evento menos como un formulario que rellenar y más como la memoria viva de una oportunidad comercial: suele empezar con una simple pregunta («¿Está libre el 15 de junio?») y crece hasta el día del evento. Cuanto más limpio esté al principio, más fácil es el trabajo posterior.

Lo que vas a aprender

• Crear un evento desde una solicitud o manualmente
• Registrar pronto la información que de verdad importa
• Entender los estados para dirigir tu pipeline
• Vincular un espacio y gestionar un evento de varios días

Requisitos

Puedes crear un evento sin nada preparado, pero vincularlo a una sala ya configurada lo hace mucho más útil. Un espacio configurado (recomendado) permite vincular el evento a una sala y su catálogo de servicios: tu disponibilidad sigue siendo fiable y tu presupuesto se construye con los precios correctos.

Crear desde una solicitud (recomendado)

La mayoría de los expedientes nacen de un mensaje del cliente. Partir de la solicitud en lugar de una página en blanco ahorra tiempo y evita errores de copia, porque la información que Joinways ya entendió se traslada por ti.

1. En Solicitudes, abre la solicitud y revisa los campos extraídos. Ves lo que Joinways entendió del mensaje (fecha, asistentes, presupuesto): corrige lo que sea inexacto antes de continuar.
2. Haz clic en Crear evento. Se abre un nuevo expediente, ya rellenado con lo que acabas de validar.
3. Contacto, fecha, presupuesto y número de invitados se trasladan automáticamente. Solo queda completar lo que falta y elegir un estado.

💡 Consejo: partir de una solicitud evita la doble entrada y mantiene el hilo de conversación vinculado al expediente. Así conservas el contexto original a la vista en cada recordatorio.

Crear desde cero

Algunas oportunidades no llegan por correo: una llamada, una visita, una recomendación. En ese caso, crea el expediente manualmente — la lógica es la misma, solo introduces tú mismo la información básica.

1. Haz clic en Nuevo evento. Se abre un expediente en blanco.
2. Introduce el título, la(s) fecha(s) y el estado. Estos tres elementos bastan para que el expediente exista en tu calendario y pipeline.
3. Añade el contacto, el espacio, el número de invitados y el presupuesto previsto. Cada uno de estos campos alimentará luego el presupuesto, la logística y tus informes.
4. Redacta un breve resumen: tipo de evento, expectativas, restricciones. Es lo que leerá tu equipo para entender el expediente de un vistazo.

La información que importa

No todos los campos valen lo mismo. Cuatro de ellos estructuran de verdad el expediente y condicionan lo que podrás hacer después. Adquiere el hábito de rellenarlos pronto, aunque sea de forma aproximada.

• Fechas: bloquean la disponibilidad del espacio. Una vez confirmado el evento, la fecha aparece como ocupada en el calendario, lo que evita cualquier doble reserva.
• Asistentes (Pax): condiciona presupuesto y logística. El PAX guía las cantidades, la elección de la sala y el dimensionamiento de los servicios — de ahí la importancia de indicarlo, aunque sea aproximado.
• Espacio: vincula el evento al catálogo de servicios correcto. Al vincular la sala, tu presupuesto se construye con los precios y servicios realmente disponibles en ese lugar.
• Contacto: centraliza correos, presupuestos e historial. Todas las interacciones se vinculan a la misma ficha, lo que te da una vista completa de la relación con el cliente.

Un expediente limpio se rentabiliza luego en cada etapa: la hoja de función (BEO) reutiliza el espacio y el PAX, el presupuesto se apoya en el catálogo vinculado y tus informes agregan solo datos fiables. Al revés, un expediente incompleto te obliga a volver a teclearlo todo en el peor momento.

Entender los estados

El estado indica en qué punto está la oportunidad. Es lo que alimenta tu pipeline y tus previsiones: un expediente mal clasificado distorsiona tu visión comercial. Actualízalo en cuanto se cruce una etapa.

• Opción: oportunidad en curso, presupuesto en discusión. La fecha está reservada de forma provisional, nada está firmado todavía.
• Confirmado: presupuesto firmado, reserva firme en el calendario. El espacio pasa oficialmente a ocupado para esa fecha.
• Perdido: oportunidad que no se convirtió. El expediente queda en el historial para analizar por qué no firmaste.
• Cancelado: evento confirmado y luego cancelado, a veces con cargos. A diferencia de «Perdido»: aquí el acuerdo se había firmado antes de abandonarse.

Vincular un espacio y gestionar varios días

Vincular el espacio al crear es lo que hace fiables tus disponibilidades: mientras no haya una sala vinculada, el evento no «retiene» ninguna fecha en el calendario. Elige la sala que corresponde a la solicitud y la fecha se vincula a ella.

Para un evento de varios días, indica una fecha de inicio y una de fin. El expediente cubre entonces todo el periodo, y tus presupuestos pueden organizarse por día — práctico para un seminario residencial o una boda con víspera y día siguiente.

Cómo funciona

El expediente de evento actúa como un punto de convergencia. El estado lo sitúa en el pipeline; las fechas y el espacio lo colocan en el calendario y bloquean la disponibilidad; el contacto enlaza el historial; el PAX y el catálogo alimentan el presupuesto y la hoja de función. Cada campo introducido pronto evita volver a teclearlo después.

Cuando pasas el estado a Confirmado, la reserva se vuelve firme: la fecha cambia a ocupada para el espacio vinculado y se señala cualquier conflicto potencial. Este mecanismo es lo que convierte un simple expediente en una salvaguarda contra las dobles reservas.

Casos particulares

Fecha aún incierta: crea el expediente en estado Opción con la fecha más probable. Así retienes el hueco y podrás ajustarlo más tarde sin empezar de cero.

Espacio aún sin elegir: crea el evento de todos modos y vincula la sala más tarde. Ten en cuenta que la disponibilidad solo se bloqueará de verdad cuando el espacio esté vinculado.

Solicitud mal extraída: si los campos trasladados desde Solicitudes son erróneos, corrígelos antes de hacer clic en Crear evento en lugar de después — evitas propagar el error al presupuesto.

💡 Consejo: incluso cuando todo es incierto, pon al menos un título, una fecha aproximada y un estado Opción. Un expediente imperfecto pero existente siempre vale más que una oportunidad guardada en la cabeza y olvidada.

Buenas prácticas

• Nombra tus eventos con claridad («Boda Pérez — 15 de junio») para encontrarlos de un vistazo en la lista y el calendario.
• Indica siempre el PAX, aunque sea aproximado: condiciona el presupuesto y la logística.
• Vincula el espacio al crear para mantener fiables las disponibilidades y evitar dobles reservas.
• Mantén el estado actualizado en cada etapa: es lo que hace utilizables tu pipeline y tus previsiones.

Resolución de problemas

¿Dos expedientes para el mismo cliente?

Causa: una nueva solicitud generó un expediente separado aunque el contacto ya existía. Solución: vincula la nueva solicitud al contacto existente en lugar de crear un duplicado — así conservas todo el historial en un solo lugar.

¿La fecha no aparece como ocupada?

Causa: no hay espacio vinculado, o el estado se quedó en Opción. Solución: vincula la sala correspondiente y pasa el expediente a Confirmado para bloquear de verdad la disponibilidad.

¿El presupuesto no propone los precios correctos?

Causa: el evento no está vinculado al espacio correcto, y por tanto al catálogo correcto. Solución: revisa el espacio vinculado; al corregirlo, el presupuesto toma del catálogo esperado.

Ejemplo concreto

Llega a Solicitudes una solicitud de seminario para 60 personas en octubre. El organizador abre la solicitud, comprueba que la fecha y el PAX se extrajeron correctamente y luego hace clic en Crear evento.

Vincula la sala principal, fija el estado Opción y crea de inmediato un presupuesto. Como el contacto, el hilo de conversación y las fechas ya están vinculados, el expediente está listo para seguir: solo queda recordar al cliente y, al firmar, pasar el estado a Confirmado.

Preguntas frecuentes

¿Puedo gestionar un evento de varios días?

Sí, indica las fechas de inicio y fin; los presupuestos pueden organizarse por día, lo que es ideal para un seminario residencial o un evento repartido en un fin de semana.

¿Tengo que rellenarlo todo al crear?

No. Un título, una fecha y un estado bastan para empezar. Completa el contacto, el espacio y el PAX en cuanto los conozcas: cuanto antes, menos vuelves a teclear después.

¿Qué diferencia hay entre Opción y Confirmado?

Opción señala una oportunidad en discusión con una fecha reservada de forma provisional; Confirmado significa un presupuesto firmado y una reserva firme en el calendario.

¿Qué pasa con un expediente perdido o cancelado?

Queda en tu historial. «Perdido» se refiere a una oportunidad que no se convirtió; «Cancelado» a un evento confirmado que luego se abandonó, a veces con cargos.

¿Debo crear el expediente desde Solicitudes o desde cero?

Si la solicitud llegó por correo, parte de Solicitudes: los campos se trasladan y el hilo queda vinculado. Para una llamada o una visita, crea desde cero.

Véase también

• Vistas de calendario y pipeline
• Crear un presupuesto
• Tareas y seguimiento
• Preparar una hoja de función (BEO)