Tareas y seguimiento

En los eventos, las ventas se ganan en el seguimiento. Entre la visita de una pareja de novios, el envío de un presupuesto y la confirmación de un seminario, se acumulan decenas de pequeños compromisos — y un solo olvido puede llevar a un cliente hacia la competencia. Las tareas de Joinways convierten tus "tengo que volver a llamar" en acciones con fecha, asignadas e imposibles de olvidar, vinculadas directamente al expediente del evento correspondiente.

En lugar de una libreta o un buzón saturado, dispones de una lista de tareas centralizada donde cada acción tiene un título, una fecha límite, un responsable, una prioridad y un estado. Todo el equipo ve quién hace qué, y nada se pierde.

Requisitos

Antes de crear tus primeras tareas, asegúrate de reunir los siguientes elementos.

• Una cuenta de Joinways activa con acceso a tu espacio de trabajo.
• Al menos un evento creado, si quieres vincular la tarea a un expediente concreto.
• Los miembros de tu equipo invitados al espacio, para poder asignarles tareas.
• Tus notificaciones activadas si quieres recibir avisos al acercarse las fechas límite.

Lo que aprenderás

• Crear una tarea vinculada a un evento
• Asignarla a un miembro del equipo y darle una fecha límite
• Definir una prioridad y hacer evolucionar su estado
• Filtrar y encontrar tus tareas del día
• Automatizar los seguimientos recurrentes

Crear una tarea

Una tarea puede crearse sola o vinculada a un evento. La vinculación es la práctica recomendada: la tarea aparece entonces en el expediente del evento, junto al presupuesto, las notas y los archivos, ofreciendo una visión completa del avance del expediente.

1. Abre el evento correspondiente y ve a su sección Tareas.
2. Escribe un título claro que describa la acción esperada (por ejemplo "Seguir el presupuesto").
3. Elige una fecha límite: la fecha en la que debe realizarse la acción.
4. Designa un responsable entre los miembros del equipo.
5. Define una prioridad (baja, media, alta o urgente) para ayudar a cada uno a priorizar.
6. Guarda: la tarea aparece con el estado Por hacer, lista para seguirla hasta su realización.

Asignar y priorizar

La asignación responde a una pregunta sencilla: ¿quién actúa? Sin un responsable designado, una tarea corre el riesgo de quedar huérfana. La prioridad, por su parte, indica al equipo el orden en el que tratar las acciones cuando el día está cargado.

1. Selecciona al miembro responsable: se convierte en el propietario de la tarea.
2. Elige la prioridad acorde al peso comercial: un seguimiento de presupuesto caliente pasa a alta o urgente.
3. El responsable encuentra la tarea en su propia lista y recibe un aviso al acercarse la fecha límite.

Hacer evolucionar el estado

El estado refleja el avance real de la tarea. Hacerlo evolucionar permite a todo el equipo saber, de un vistazo, qué está en curso, qué espera una respuesta y qué está terminado.

1. Pasa la tarea a En curso cuando empiezas a tratarla.
2. Cámbiala a En espera si depende de una respuesta del cliente o de un proveedor.
3. Márcala como Terminada una vez realizada la acción, o Cancelada si ya no procede.

Referencia: campos y estados de una tarea

Una tarea de Joinways se apoya en un conjunto de campos estructurados. Conocerlos permite rellenar tus tareas de forma coherente y filtrarlas eficazmente.

• Título: el nombre de la tarea, que describe la acción esperada.
• Fecha límite: la fecha (y hora) en la que debe realizarse la tarea.
• Responsable: el miembro del equipo al que se asigna la tarea.
• Evento vinculado: el expediente al que se liga la tarea, lo que la hace vivir en el contexto del evento.
• Prioridad: baja, media, alta o urgente.
• Estado: Por hacer, En curso, En espera, Terminada o Cancelada.
• Descripción y notas: un complemento libre para precisar el contexto o las instrucciones.

En cuanto a las prioridades, la escala completa va de la más baja a la más alta.

• Baja: acción sin urgencia, a tratar cuando el tiempo lo permita.
• Media: la prioridad por defecto, nivel estándar.
• Alta: acción importante a tratar con prioridad durante el día.
• Urgente: acción crítica que no debe posponerse, como un seguimiento de presupuesto caliente.

En cuanto a los estados, el ciclo de vida completo es el siguiente.

• Por hacer: la tarea está creada y a la espera de ser tomada.
• En curso: el responsable ha empezado a tratarla.
• En espera: la tarea está bloqueada por un tercero (cliente, proveedor, validación).
• Terminada: la acción se ha realizado.
• Cancelada: la tarea ya no tiene razón de ser y se aparta del flujo activo.

Encontrar y filtrar tus tareas

Más allá del expediente de cada evento, puedes consultar el conjunto de tus tareas y filtrarlas para centrarte en lo esencial.

• Por responsable: para ver solo tus tareas o las de un compañero.
• Por fecha límite: para aislar las tareas del día o de la semana.
• Por estado: para ver solo lo que sigue Por hacer o En espera.
• Por prioridad: para hacer surgir las acciones urgentes y altas.
• Por evento: para reunir todas las acciones de un mismo expediente.

Cómo funciona

Cada tarea es un registro estructurado ligado a tu espacio de trabajo y, la mayoría de las veces, a un evento. Cuando rellenas una fecha límite y un responsable, Joinways se apoya en tus ajustes de notificación para activar avisos al acercarse la fecha.

El cambio de estado es instantáneo y visible para todo el equipo: en cuanto una tarea pasa de En curso a Terminada, sale de la lista de acciones por tratar. Los filtros se apoyan en esos mismos campos para ofrecerte, en todo momento, una vista enfocada de tu carga de trabajo.

Por último, las automatizaciones pueden crear tareas por ti según reglas: por ejemplo, generar un seguimiento con fecha tras el envío de un presupuesto. La tarea así creada se comporta exactamente como una manual, con su fecha límite, su responsable y su estado.

Casos particulares

Algunas situaciones merecen una atención especial en la gestión de tareas.

• Tarea no vinculada: una tarea puede existir sin evento (acción interna o administrativa); permanece entonces en tu lista general.
• Tarea sin fecha límite: sigue siendo válida pero no activará ningún recordatorio; recuerda poner fecha a las acciones importantes.
• Fecha límite pasada: una tarea no terminada cuya fecha ha pasado aparece como atrasada para señalar el riesgo.
• Tarea en espera: usa este estado en lugar de dejarla En curso cuando dependes de un tercero, para distinguir la espera de un bloqueo real.

💡 Consejo: crea una automatización que genere una tarea "seguir el presupuesto" 48 h después del envío si no se firma nada. Ya no dependes de tu memoria para hacer el seguimiento en el momento oportuno.

Buenas prácticas

• Convierte cada promesa al cliente en una tarea con fecha, justo al final de la llamada o la visita.
• Revisa tus tareas del día cada mañana, filtradas por fecha límite y prioridad.
• Asigna siempre un responsable: una tarea sin propietario es una tarea olvidada.
• Redacta títulos orientados a la acción ("Seguir", "Confirmar", "Enviar") en lugar de vagos.
• Automatiza los seguimientos estándar para liberar tu atención para los casos complejos.
• Actualiza el estado en tiempo real para que el equipo mantenga una visión fiable.

Solución de problemas

Problema: no recibo ningún recordatorio de mis tareas.

Causa: o la tarea no tiene fecha límite, o tus notificaciones están desactivadas.

Solución: añade una fecha límite y revisa tus ajustes de notificaciones.

Problema: una tarea no aparece en el expediente del evento.

Causa: la tarea se creó sin vincularla al evento.

Solución: edita la tarea para ligarla al evento correspondiente.

Problema: un compañero no ve la tarea que le asigné.

Causa: el responsable seleccionado no es el miembro correcto, o el compañero está filtrando su lista.

Solución: verifica el responsable asignado y pídele que quite sus filtros de estado o de prioridad.

Ejemplo concreto

Tras una visita, el organizador crea 3 tareas vinculadas al expediente: enviar el presupuesto (D+1, prioridad alta, responsable él mismo), seguir (D+4, prioridad media), confirmar el menú con el catering (D+10, prioridad media, responsable la jefa de cocina). Cada fecha límite activa un aviso, y ningún paso se pierde.

Otro ejemplo

Para un seminario de empresa, el comercial asigna una tarea "Validar el plano de sala" al responsable técnico con prioridad urgente y fecha límite a D-3. El responsable la pasa a En espera mientras el cliente confirma el número de participantes, luego a En curso, y a Terminada una vez fijado el plano — el equipo sigue el avance sin perseguir a nadie.

Preguntas frecuentes

¿Recibo un recordatorio? Según tus notificaciones, recibes un aviso al acercarse la fecha límite, siempre que la tarea tenga una fecha.

¿Una tarea debe estar obligatoriamente ligada a un evento? No, la vinculación es opcional, pero se recomienda para conservar el contexto del expediente.

¿Qué prioridades hay disponibles? Baja, media, alta y urgente.

¿Qué estados puede tener una tarea? Por hacer, En curso, En espera, Terminada y Cancelada.

¿Puedo reasignar una tarea? Sí, edita la tarea y cambia el responsable en cualquier momento.

¿Cómo encuentro solo mis tareas de hoy? Filtra por responsable y por fecha límite para aislar las acciones del día.

¿Las automatizaciones pueden crear tareas? Sí, puedes configurar reglas que generen automáticamente seguimientos con fecha.

Véase también

• Crear un evento
• Crear tu primer flujo
• Ajustes de notificaciones