Presupuestos enviados a través de una plataforma

Cuando una solicitud llega de una plataforma de reservas, el presupuesto suele pasar también por ella: lo subes allí, el cliente lo lee allí y lo firma allí. Joinways nunca es dueño de ese documento, pero le corresponde estar en el historial del evento.

Un presupuesto de plataforma es, por tanto, una ficha y no un documento de trabajo: muestra qué se envió, a través de qué plataforma y por cuánto, con el PDF recibido adjunto. Este artículo explica de dónde viene, qué puedes hacer con él y en qué se diferencia de un presupuesto creado en Joinways.

De dónde viene

Hay dos caminos y ninguno te pide volver a teclear nada.

• Por los correos de la plataforma. Cuando te avisa de que un presupuesto se ha enviado al cliente, Joinways lo registra en el evento correcto, con los importes leídos del PDF adjunto.
• Por la extensión de Chrome. Abre la solicitud en la plataforma y la extensión registra el presupuesto que lee en la página, sin que rellenes nada.

En ambos casos el presupuesto se coloca en el evento vinculado a esa solicitud, así que un evento no acaba con un duplicado de un documento que ya tiene.

Durante unos segundos, la pestaña Presupuestos indica que el presupuesto se está leyendo. Si un mismo presupuesto corresponde a varios eventos, Joinways no elige por ti: lo muestra en cada uno y haces clic en Archivar el presupuesto aquí en el correcto.

Cómo reconocerlo

Un presupuesto de plataforma no habla el mismo idioma que los tuyos. Donde un presupuesto de Joinways dice Enviado y luego Firmado, este nombra la plataforma: Enviado a través de la plataforma, luego Validado en la plataforma cuando esta anuncia que el cliente aceptó, y Firmado en la plataforma una vez recuperada la copia firmada. La formulación es deliberada, porque ninguna de esas acciones ocurrió aquí.

La página lleva una banda corta con esos pasos y sus fechas, y debajo una línea que recuerda dónde actúa el cliente. Cuando la plataforma anuncia un rechazo, una anulación o una expiración, el presupuesto pasa a Rechazado por sí solo.

Qué puedes hacer desde la página

Tres acciones, y solo tres, porque el original vive en otro sitio.

• Ver el PDF recibido: el documento tal como te lo envió la plataforma.
• Abrir en la plataforma: salta directamente a la solicitud, donde actúa el cliente.
• Recuperar el presupuesto firmado: trae la versión firmada a Joinways una vez que el cliente ha aceptado.

Esta última solo aparece si la plataforma ha señalado realmente una aceptación. Una solicitud que rechazó, anuló o dejó caducar no espera firma, y Joinways no finge lo contrario.

Lo que no tiene

• Sin enlace público de firma. El cliente firma en la plataforma, bajo sus propias condiciones.
• Sin seguimiento automático. Una regla de seguimiento empujaría al cliente hacia una página que no debe usar, así que estos presupuestos quedan fuera.
• Sin líneas editables. El importe viene del PDF. El detalle línea a línea leído en ese PDF se muestra a título informativo y nunca se convierte en una línea de presupuesto (ver más abajo).
• Sin versiones creadas por ti. Cuando la plataforma envía una versión revisada, llega como una ficha nueva y la anterior muestra Versión reemplazada.

Trata un presupuesto de plataforma como una copia guardada para constancia. Todo lo que normalmente cambiarías en un presupuesto se cambia en la plataforma y vuelve aquí solo.

El detalle leído en el PDF

En la página del presupuesto, la sección «Detalle del presupuesto» muestra las líneas leídas en el PDF de la plataforma: por día y por apartado, con las cantidades, las opciones y los descuentos. El total de las líneas se compara con el total del presupuesto; una diferencia indica que parte del documento no se ha leído.

Estas líneas son de solo lectura y no cuentan en ningún total: el importe del presupuesto y el importe confirmado siguen siendo los del documento.

La lectura se inicia sola cuando un presupuesto de plataforma se acepta, se firma, se factura o se paga, y se repite si el PDF llega después. Para un presupuesto solo enviado, haz clic en «Leer el detalle». El detalle aparece en unos minutos; «Volver a leer» repite la lectura. Sin PDF recibido, el detalle no se puede leer.

Estas líneas también sirven en otros lugares: el panel «Presupuesto» de la hoja de función y su generación desde el presupuesto las usan en lugar del importe global, y la API y el conector MCP las devuelven.

Traer la firma de vuelta

Cuando el cliente ha firmado en la plataforma, Recuperar el presupuesto firmado adjunta el PDF firmado al presupuesto. Joinways lo lee para rellenar la fecha de firma y el firmante, y tú confirmas antes de registrarlo.

A partir de ahí el presupuesto se comporta como cualquier presupuesto firmado: el evento se confirma, el importe confirmado se recalcula y el PDF firmado queda adjunto. Si el documento no lleva firma visible, Joinways te lo dice en lugar de registrarlo en silencio.

Casos particulares

• Plataforma no reconocida: Joinways registra el presupuesto sin nombrarla, y las etiquetas hablan de la plataforma en vez de un nombre.
• Importes que parecen erróneos: se leyeron del PDF. Abre el PDF recibido para comprobarlo y considera la plataforma como la referencia.
• También quieres un presupuesto de Joinways: nada lo impide en el mismo evento, por ejemplo para extras vendidos directamente. Ambos conviven; solo los presupuestos validados o firmados cuentan para el importe confirmado.
• Nueva versión en la plataforma: llega como una ficha nueva y la anterior pasa a Versión reemplazada. No edites la ficha antigua a mano.
• Falsa nueva versión: si dos presupuestos de la plataforma se vincularon por error, « No es una nueva versión » en la ficha reemplazada la convierte de nuevo en un presupuesto independiente.
• Presupuesto recibido para otra solicitud: cuando el n.º de solicitud del email no corresponde a ninguna solicitud del evento, el presupuesto no se archiva. La ficha lo indica, y « Archivar el presupuesto aquí » lo coloca en el evento si es el correcto.
• Presupuesto anunciado sin documento: si la plataforma escribe que se envió un presupuesto sin adjuntar PDF, Joinways propone marcar como enviado el presupuesto de Joinways que depositaste allí, o abrir la solicitud con la extensión.
• Sin duplicar ni eliminar: un presupuesto de plataforma no se duplica ni se elimina. Anúlalo o recházalo; no se envía nada a la plataforma.

Plataformas que exigen su propio presupuesto

Algunas plataformas, como Kactus y Funbooker, solo aceptan el presupuesto presentado en ellas y prohíben ofrecer un servicio al cliente fuera de la plataforma. En un evento que llegó de una de ellas, un presupuesto de Joinways aún no aceptado muestra Para presentar en seguido del nombre de la plataforma, en lugar de Enviar y los enlaces de firma. Abre la solicitud en la plataforma: la extensión de Joinways rellena su formulario de presupuesto. Enviar por email de todos modos sigue siendo posible tras una confirmación. Las automatizaciones nunca envían un email fuera de las direcciones de la plataforma, y la ventana de redacción te avisa en cuanto un destinatario está fuera de ella.

Buenas prácticas

• Instala la extensión de Chrome si trabajas a diario desde las plataformas: es lo que hace llegar estas fichas sin esfuerzo.
• Recupera el presupuesto firmado en cuanto la plataforma señale una aceptación, para que el evento se confirme ese mismo día.
• Reserva tus reglas de seguimiento para tus propios presupuestos, donde controlas el enlace que abre el cliente.

Resolución de problemas

No aparece Recuperar el presupuesto firmado

Causa: la plataforma aún no ha señalado una aceptación, o ha señalado un rechazo. Solución: revisa la solicitud en la plataforma; si realmente está firmada allí, importa el PDF firmado con « Nuevo presupuesto » y luego « Importar un presupuesto firmado ».

No hay PDF recibido

Causa: el presupuesto se registró desde la página de la plataforma y no desde un correo que llevara el documento. Solución: abre la solicitud en la plataforma para leerlo, la ficha sigue siendo válida sin el archivo.

El presupuesto cayó en el evento equivocado

Causa: dos solicitudes del mismo cliente se trataron como una. Solución: revisa las solicitudes en la Bandeja y fúsionalas o sepáralas allí, el presupuesto sigue.

Ejemplo concreto

Una solicitud de seminario llega por una plataforma y la presupuestas allí. La plataforma te escribe que el presupuesto ha salido al cliente; Joinways lo registra en el evento como enviado a través de esa plataforma, con el PDF adjunto. Cuatro días más tarde señala la aceptación, haces clic en Recuperar el presupuesto firmado y el evento se confirma con el importe correcto. Nada se tecleó dos veces, y el historial se lee igual que el de un evento presupuestado desde Joinways.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar un presupuesto de plataforma?

No. Es la ficha de un documento que vive en la plataforma. Modifícalo allí y vuelve la nueva versión.

¿Por qué no hay enlace de firma?

Porque el cliente firma en la plataforma. Un enlace de Joinways le pondría dos caminos de firma delante.

¿Cuenta en mi facturación?

Sí, en cuanto la plataforma lo ha validado o está firmado: alimenta entonces el importe confirmado del evento como cualquier presupuesto aceptado.

¿Una regla de seguimiento lo perseguirá?

No. El seguimiento se reserva a los presupuestos cuyo enlace de firma controlas tú.

¿Hace falta la extensión de Chrome?

No estrictamente: los correos de la plataforma bastan. La extensión solo recoge lo que los correos no dicen.

Ver también

• Hacer firmar un presupuesto en línea
• La extensión de Chrome
• Entender la Bandeja unificada