Presupuestos enviados a través de una plataforma

Cuando una solicitud llega de una plataforma de reservas, el presupuesto suele pasar también por ella: lo subes allí, el cliente lo lee allí y lo firma allí. Joinways nunca es dueño de ese documento, pero le corresponde estar en el historial del evento.

Un presupuesto de plataforma es, por tanto, una ficha y no un documento de trabajo: muestra qué se envió, a través de qué plataforma y por cuánto, con el PDF recibido adjunto. Este artículo explica de dónde viene, qué puedes hacer con él y en qué se diferencia de un presupuesto creado en Joinways.

De dónde viene

Hay dos caminos y ninguno te pide volver a teclear nada.

• Por los correos de la plataforma. Cuando te avisa de que un presupuesto se ha enviado al cliente, Joinways lo registra en el evento correcto, con los importes leídos del PDF adjunto.
• Por la extensión de Chrome. Abre la solicitud en la plataforma y la extensión registra el presupuesto que lee en la página, sin que rellenes nada.

En ambos casos el presupuesto se coloca en el evento vinculado a esa solicitud, así que un evento no acaba con un duplicado de un documento que ya tiene.

Cómo reconocerlo

Un presupuesto de plataforma no habla el mismo idioma que los tuyos. Donde un presupuesto de Joinways dice Enviado y luego Firmado, este nombra la plataforma: Enviado a través de la plataforma y luego Firmado en ella. La formulación es deliberada, porque ninguna de esas dos acciones ocurrió aquí.

La página lleva una banda corta con esos dos momentos y sus fechas, y debajo una línea que recuerda dónde actúa el cliente. Un presupuesto rechazado o anulado en la plataforma se muestra simplemente como Rechazado o Anulado.

Qué puedes hacer desde la página

Tres acciones, y solo tres, porque el original vive en otro sitio.

• Ver el PDF recibido: el documento tal como te lo envió la plataforma.
• Abrir en la plataforma: salta directamente a la solicitud, donde actúa el cliente.
• Recuperar el presupuesto firmado: trae la versión firmada a Joinways una vez que el cliente ha aceptado.

Esta última solo aparece si la plataforma ha señalado realmente una aceptación. Una solicitud que rechazó, anuló o dejó caducar no espera firma, y Joinways no finge lo contrario.

Lo que no tiene

• Sin enlace público de firma. El cliente firma en la plataforma, bajo sus propias condiciones.
• Sin seguimiento automático. Una regla de seguimiento empujaría al cliente hacia una página que no debe usar, así que estos presupuestos quedan fuera.
• Sin líneas editables. Los importes vienen del PDF; el detalle línea a línea sigue en la plataforma, como indica la página.
• Sin versiones ni historial. Hay un documento, el que recibiste.

💡 Trata un presupuesto de plataforma como una copia guardada para constancia. Todo lo que normalmente cambiarías en un presupuesto se cambia en la plataforma y vuelve aquí solo.

Traer la firma de vuelta

Cuando el cliente ha firmado en la plataforma, Recuperar el presupuesto firmado adjunta el PDF firmado al presupuesto. Joinways lo lee para rellenar la fecha de firma y el firmante, y tú confirmas antes de registrarlo.

A partir de ahí el presupuesto se comporta como cualquier presupuesto firmado: el evento se confirma, el importe confirmado se recalcula y el PDF firmado queda adjunto. Si el documento no lleva firma visible, Joinways te lo dice en lugar de registrarlo en silencio.

Casos particulares

• Plataforma no reconocida: Joinways registra el presupuesto sin nombrarla, y las etiquetas hablan de la plataforma en vez de un nombre.
• Importes que parecen erróneos: se leyeron del PDF. Abre el PDF recibido para comprobarlo y considera la plataforma como la referencia.
• También quieres un presupuesto de Joinways: nada lo impide en el mismo evento, por ejemplo para extras vendidos directamente. Ambos conviven y solo los firmados cuentan para el importe confirmado.
• Nueva versión en la plataforma: llega tal como la plataforma la anuncia. No edites la ficha antigua a mano.

Buenas prácticas

• Instala la extensión de Chrome si trabajas a diario desde las plataformas: es lo que hace llegar estas fichas sin esfuerzo.
• Recupera el presupuesto firmado en cuanto la plataforma señale una aceptación, para que el evento se confirme ese mismo día.
• Reserva tus reglas de seguimiento para tus propios presupuestos, donde controlas el enlace que abre el cliente.

Resolución de problemas

No aparece Recuperar el presupuesto firmado

Causa: la plataforma aún no ha señalado una aceptación, o ha señalado un rechazo. Solución: revisa la solicitud en la plataforma; si realmente está firmada allí, importa el PDF firmado desde la lista de presupuestos.

No hay PDF recibido

Causa: el presupuesto se registró desde la página de la plataforma y no desde un correo que llevara el documento. Solución: abre la solicitud en la plataforma para leerlo, la ficha sigue siendo válida sin el archivo.

El presupuesto cayó en el evento equivocado

Causa: dos solicitudes del mismo cliente se trataron como una. Solución: revisa las solicitudes en la Bandeja y fúsionalas o sepáralas allí, el presupuesto sigue.

Ejemplo concreto

Una solicitud de seminario llega por una plataforma y la presupuestas allí. La plataforma te escribe que el presupuesto ha salido al cliente; Joinways lo registra en el evento como enviado a través de esa plataforma, con el PDF adjunto. Cuatro días más tarde señala la aceptación, haces clic en Recuperar el presupuesto firmado y el evento se confirma con el importe correcto. Nada se tecleó dos veces, y el historial se lee igual que el de un evento presupuestado desde Joinways.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar un presupuesto de plataforma?

No. Es la ficha de un documento que vive en la plataforma. Modifícalo allí y vuelve la nueva versión.

¿Por qué no hay enlace de firma?

Porque el cliente firma en la plataforma. Un enlace de Joinways le pondría dos caminos de firma delante.

¿Cuenta en mi facturación?

Una vez firmado, sí: alimenta el importe confirmado del evento como cualquier presupuesto firmado.

¿Una regla de seguimiento lo perseguirá?

No. El seguimiento se reserva a los presupuestos cuyo enlace de firma controlas tú.

¿Hace falta la extensión de Chrome?

No estrictamente: los correos de la plataforma bastan. La extensión solo recoge lo que los correos no dicen.

Ver también

• Hacer firmar un presupuesto en línea
• La extensión de Chrome
• Entender la Bandeja unificada