Crear tus espacios

Tus espacios son la base de tu actividad: son lo que vendes. Definirlos bien en Joinways te permite vincular cada evento a la sala correcta, calcular automáticamente las disponibilidades y evitar las dobles reservas. Este artículo explica en profundidad cómo crear un espacio, fijar su capacidad por configuración, vincularlo a un lugar y a un catálogo, y luego usarlo en tus eventos y presupuestos.

Un espacio representa una sala o zona realmente comercializable de tu sitio: la sala principal, el salón de cóctel, el jardín, el invernadero. Es sobre esta unidad que Joinways razona para bloquear fechas, detectar conflictos y proponer los servicios adecuados. Cuanto más fielmente reflejen tus espacios la realidad física de tu establecimiento, más fiable será la planificación.

Requisitos

Antes de crear tus espacios, reúne algunos elementos para avanzar rápido y mantener la coherencia.

• Disponer de un lugar ya creado al que vincular el espacio (el lugar agrupa los espacios de un mismo sitio).
• Conocer la capacidad real de cada sala según las principales configuraciones (teatro, banquete, cóctel).
• Tener permisos suficientes en el espacio de trabajo para acceder a Ajustes y modificar lugares y espacios.
• Idealmente, haber preparado el catálogo de servicios a asociar, para vincular el espacio desde su creación.

Lo que aprenderás

• Crear un espacio y definir su capacidad por configuración.
• Vincularlo a un lugar y a un catálogo de servicios.
• Usarlo en tus eventos y presupuestos.
• Entender cómo se calculan las disponibilidades, los bloqueos y los conflictos a partir de los espacios.

Crear un espacio

La creación se hace desde Ajustes. Cada espacio es un objeto autónomo al que das un nombre, una capacidad y una configuración. Una vez guardado, se puede seleccionar en todos los lugares donde planificas un evento.

1. Ve a Ajustes y luego Lugares / Espacios: aparece la lista de espacios existentes, agrupados por lugar.
2. Haz clic en Nuevo espacio: se abre un formulario de creación.
3. Introduce el nombre, la capacidad y la configuración posible: esta información alimenta luego el cálculo de disponibilidades y la selección del espacio en un presupuesto.
4. Vincula el espacio al lugar correcto para que aparezca dentro del sitio correspondiente.
5. Guarda: el espacio se añade a la lista y queda inmediatamente utilizable en eventos y presupuestos.

Definir la capacidad por configuración

La capacidad no es un valor único: una misma sala acoge a mucha más gente en configuración teatro o cóctel que en banquete sentado. Indicar una capacidad por configuración permite a Joinways mostrar el aforo correcto según el tipo de evento y alertar cuando un número de comensales supera lo realista.

1. Elige la configuración (por ejemplo teatro, banquete, cóctel) correspondiente al uso de la sala.
2. Introduce la capacidad realista para esa configuración, es decir el número de personas realmente admisibles.
3. Repite la operación para cada configuración que realmente ofreces en ese espacio.

Vincular el espacio a un lugar y a un catálogo

Un espacio cobra todo su sentido una vez vinculado a un lugar y a un catálogo. El lugar sitúa el espacio dentro de su sitio; el catálogo determina qué servicios se proponen por defecto al elaborar un presupuesto para ese espacio.

1. Selecciona el lugar al que pertenece el espacio para que aparezca en el sitio correcto de la lista.
2. Asocia el catálogo de servicios pertinente para que los presupuestos vinculados a este espacio tomen de la lista de servicios correcta.
3. Comprueba que el nombre del espacio coincide con lo que conocen tus clientes, para evitar confusiones en los documentos.

Referencia de campos y opciones

Este es el significado de cada elemento que encuentras al crear o modificar un espacio.

• Nombre: etiqueta de la sala o zona, tal como aparece en las listas, eventos y presupuestos.
• Lugar de vinculación: sitio al que pertenece el espacio; el lugar agrupa varios espacios.
• Capacidad: número de personas admisibles, idealmente desglosada por configuración.
• Configuración: disposición de la sala (teatro, banquete, cóctel…) a la que se refiere la capacidad.
• Catálogo asociado: lista de servicios propuesta por defecto en los presupuestos de este espacio.

Cómo funciona

Una vez definidos tus espacios, Joinways se apoya en ellos para toda la planificación. Seleccionar un espacio en un evento lo reserva en las fechas correspondientes y alimenta el cálculo de disponibilidades.

1. Cuando creas un evento, eliges el espacio: Joinways lo marca como ocupado durante el periodo.
2. Las disponibilidades mostradas tienen en cuenta los espacios ya reservados, para no proponer una sala ocupada.
3. Si dos eventos apuntan al mismo espacio al mismo tiempo, se señala un conflicto para que arbitres.
4. En un presupuesto vinculado al espacio, los servicios del catálogo asociado se proponen en primer lugar.

En resumen, el espacio es el eje en torno al cual se organizan reservas, bloqueos y alertas: es lo que seleccionas y lo que Joinways vigila.

Casos particulares

Algunas situaciones merecen una atención especial para que tus espacios sigan siendo fieles a la realidad.

• Salas modulables: si una sala grande se divide, crea un espacio por cada subsala realmente reservable por separado.
• Espacios combinables: cuando se alquilan varias zonas juntas, asegúrate de que cada reserva refleje bien los espacios ocupados para que los conflictos sean correctos.
• Zonas exteriores: un jardín o una terraza se modela como un espacio de pleno derecho, con su propia capacidad de cóctel.

💡 Consejo: crea un espacio por cada sala que se pueda reservar realmente por separado (p. ej. "Sala principal", "Salón de cóctel"). Esta granularidad es la que hace fiables las disponibilidades y la detección de conflictos.

Buenas prácticas

• Indica capacidades realistas según las configuraciones (teatro, banquete, cóctel).
• Vincula cada espacio a su catálogo de servicios para presupuestos coherentes.
• Nombra tus espacios como los conocen tus clientes, para evitar ambigüedades.
• Mantén la lista actualizada: retira o renombra un espacio en cuanto cambie su uso.

Solución de problemas

Problema: un espacio no aparece al crear un evento.

Causa: el espacio no se ha vinculado a un lugar, o el lugar no es el seleccionado.

Solución: abre el espacio en Ajustes y luego Lugares / Espacios y comprueba su lugar de vinculación.

Problema: Joinways no señala ningún conflicto aunque dos eventos parecen solaparse.

Causa: los dos eventos no apuntan exactamente al mismo espacio.

Solución: abre cada evento y asegúrate de que referencian el mismo espacio en el mismo periodo.

Problema: los servicios esperados no aparecen en un presupuesto vinculado al espacio.

Causa: no hay catálogo, o hay un catálogo erróneo, asociado al espacio.

Solución: modifica el espacio para asociarle el catálogo de servicios correcto y vuelve a crear el presupuesto.

Ejemplo concreto

Una finca crea tres espacios: el granero (120 sentados), el invernadero (60) y el jardín (cóctel 200). Cada espacio se vincula al mismo lugar — la finca — pero conserva su propia capacidad y su catálogo.

Cuando se planifica una boda en el granero, Joinways lo bloquea en la fecha y lo marca como no disponible. El invernadero y el jardín siguen reservables el mismo día para otro momento de la recepción, y cada presupuesto toma del catálogo correcto.

Otro ejemplo

Un centro de seminarios modela cuatro salas de reunión y un gran auditorio como cinco espacios distintos. El auditorio tiene una capacidad de teatro de 300, mientras que cada sala de reunión se limita a 30 en configuración seminario.

Gracias a esta separación, el establecimiento puede acoger a cinco clientes diferentes el mismo día sin conflicto, ocupando cada reserva solo el espacio correspondiente y activando las alertas de capacidad adecuadas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un lugar y un espacio?

El lugar agrupa varios espacios (salas) de un mismo sitio. El espacio es la unidad reservable individual; el lugar es el sitio que los contiene.

¿Debo crear un espacio por configuración de sala?

No. Una sala sigue siendo un solo espacio; las diferentes configuraciones (teatro, banquete, cóctel) se expresan como capacidades distintas dentro de ese mismo espacio.

¿Cómo modifico la capacidad de un espacio existente?

Abre Ajustes y luego Lugares / Espacios, selecciona el espacio y ajusta la capacidad por configuración, y luego guarda.

¿Qué ocurre si elimino un espacio en uso?

Prioriza renombrar o actualizar antes que eliminar: un espacio referenciado en eventos o presupuestos sirve para el historial y el cálculo de conflictos.

¿Se puede reservar un espacio dos veces el mismo día?

Sí, en franjas horarias diferentes: el cálculo de disponibilidades razona sobre el periodo ocupado, no solo sobre el día.

¿Es obligatorio el catálogo asociado?

No es imprescindible para reservar el espacio, pero asociarlo agiliza los presupuestos al proponer directamente los servicios adecuados.

¿Influyen los espacios en la detección de conflictos?

Sí: es precisamente sobre el espacio donde Joinways detecta que una misma sala es solicitada por dos eventos simultáneos.

Véase también

• Gestionar tus lugares
• Crear un presupuesto
• Crear un evento