Sur le devis, la taxe de séjour a sa propre ligne, hors forfait, et c'est souvent celle que le commercial oublie.
On facture un séjour, pas une suite de locations. Journées, repas et soirée forment un tout, dont le tarif 24 h n'est que la version courte. Le chiffre de la première page tient si le rooming list est daté et si chaque journée a sa feuille. Sinon, il ne tient pas au-delà du deuxième matin.
Le rooming list tient le bloc chambres
Le rooming list porte le nom, le bâtiment, l'heure d'arrivée, le régime et la chambre PMR s'il y en a une. Sur un groupe de trente-cinq, on voit souvent le fichier revenir deux ou trois fois avant d'être tenable. Premier envoi à J-15. Version qui ferme les clés à J-5. Un texto à 22 h la veille ne remplace pas une ligne datée.
Les participants n'arrivent jamais en même temps : certains en voiture la veille, d'autres par le premier train, deux ou trois après la pause du matin. Prévoyez un point unique, des clés déjà étiquetées, un local bagages avant l'heure officielle des chambres, et quelqu'un qui sait où va le café. L'accueil du premier matin vaut plus que le discours d'ouverture.
Le partage single ou twin se ferme avec le rooming list, pas au petit-déjeuner du J1. La twin fait baisser le prix par tête. Elle suppose un accord pour partager. Un stage d'intégration l'accepte. Un COMEX, rarement. Un domaine à plusieurs bâtiments gagne à tenir salles et chambres au même endroit : la gestion des demandes pour châteaux et domaines est faite pour ce recouvrement.
Journée d'étude, tarif 24 h, deux nuits
Les trois formats ne se vendent pas au même prix. La journée d'étude couvre la salle, deux pauses et le déjeuner. Le tarif 24 h ajoute le dîner, une nuit et le petit-déjeuner. Le résidentiel ajoute une deuxième journée de travail, une autre nuit si le brief le demande, et une soirée servie ailleurs que sous les néons de la plénière.
| Format | Ce qui est occupé | Unité de facture | Ce qui casse souvent la marge |
|---|---|---|---|
| Journée d'étude | Salles et déjeuner | Par personne, un jour | Un après-midi jamais vendu |
| Tarif 24 h | Journée, dîner, une nuit | Par personne | Extras jamais chiffrés |
| Résidentiel 2 jours | Deux journées et nuit(s) | Par personne, pour le séjour | Rooming list qui bouge et le second matin |
Le BOFiP (BOI-TVA-LIQ-30-20-10-10) applique le taux réduit de 10 % aux prestations d'hébergement du secteur hôtelier ou parahôtelier, dès lors qu'elles ne sont pas exonérées. La fiche Taux de TVA dans l'hébergement et l'hôtellerie précise les conditions en métropole : séjours proposés pour 30 nuits au plus, mise à disposition d'un local, et au moins trois prestations parmi petit-déjeuner, linge, nettoyage régulier et réception. Un château qui ouvre des chambres pour un séminaire de deux nuits est dans ce cadre, pas dans une location nue.
D'après ce que nous observons, un tarif 24 h hors luxe urbain se situe souvent dans les basses ou moyennes centaines d'euros par personne. Le résidentiel de deux jours sort au-dessus : il porte une deuxième journée de travail. Le ticket monte, mais la charge pour la maison monte plus vite.
Ce qu'on met dans le forfait, ce qu'on laisse dehors
Le forfait type tient sur une page : J1 de 9 h à la fin de la soirée, J2 de 8 h à 17 h, une base par personne en chambre single avec la variante twin à côté (jamais à la place), une soirée nommée et une activité l'après-midi en option chiffrée.
- Taxe de séjour, service et un interlocuteur sur place, écrits noir sur blanc.
- La nuit en single, petit-déjeuner compris, twin sur une deuxième ligne.
- Plénière et deux salles de travail les deux jours, mobilier et écran compris.
- Deux pauses par jour : chaud, jus, une pièce sucrée ou salée.
- Déjeuner de chaque journée, buffet ou menu unique, boissons sans alcool comprises.
- Dîner du premier soir, vin et café, servi hors de la salle de travail.
- La soirée dans une forme écrite : une heure de bar, une animation, ou un salon jusqu'à minuit.
- Un créneau d'activité l'après-midi du J1, prestataire nommé, prix par personne.
Le sur-mesure reste possible. Le forfait pose les règles de chambre avant que le brief les invente. La méthode des offres packagées pour séminaires s'applique ici avec une contrainte de plus : la chambre. Écrivez la clause qui dit ce qui se passe si l'effectif chambre baisse à J-15. Sans cette phrase, le bloc n'est qu'une réserve verbale. Et ces chambres ne se remettent pas en vente toutes seules. La fiche taxe de séjour sur les hébergements touristiques est claire pour la taxe au réel : mention obligatoire sur la facture, distincte du prix de la chambre. Elle n'entre pas dans la base de TVA, le logeur la reverse. La noyer dans le forfait, c'est se tromper de collecteur.
Les repas du forfait ne suivent pas le 10 % de l'hébergement. Selon la fiche TVA sur les produits alimentaires et les boissons, les plats servis en restauration et le service traiteur « hors les murs » (séminaires compris) sont à 10 %, l'alcool à 20 %. La pension hôtelière et le petit-déjeuner inclus dans la nuitée figurent dans le périmètre. Sans ventilation, le taux le plus élevé peut emporter tout le ticket. Un devis événementiel Joinways qui porte le forfait, la variante twin et le tarif des extras sur une page est le fichier qui part.
Le dîner dans le même bâtiment
Ce qui décide l'acheteur, c'est moins le nombre de salles que le dîner dans le même bâtiment, un programme sans car entre deux séquences et une seule facture à faire viser par la direction financière. Les entreprises passent en résidentiel pour sortir les équipes du bureau et les garder sur place le soir. Un lieu qui n'offre que des chambres et une salle vend de l'hébergement. La discipline de vente MICE à l'hôtel vaut pour tout lieu avec des lits. Un nom sur le dossier. Une offre qu'on peut faire viser. Envoyez vite une première réponse structurée : l'organisateur a déjà d'autres dossiers ouverts.
L'activité n'entre dans le forfait que si la maison peut la tenir. Un petit réseau de prestataires nommé (épreuve outdoor, atelier cuisine, hôte de soirée) permet trois options à prix fermé. Le segment team-building recouvre souvent le résidentiel. Quand le premier séjour a tenu, la même entreprise revient parfois pour une journée sans nuit, avec un autre ticket.
Une journée d'étude se signe souvent dans la fenêtre de vingt à trente jours. Un dossier résidentiel dure plus longtemps : le rooming list et le bloc chambres restent ouverts après l'acceptation du devis. Un acompte de 30 % à la confirmation, un second versement vers J-30 et le solde dans la dernière semaine, c'est le rythme que l'on voit. Une option de dix jours sur le bloc chambres, prolongeable une fois, laisse le temps de décider. Sans acompte, le bloc chambres reste au planning et ne se revend pas.
Une fiche de fonction par journée, pas une pour le séjour
Deux jours ne tiennent pas sur une seule feuille. Chaque journée a la sienne : horaires, couverts, montage, matériel, régimes, prestataires, noms. Celle du J2 reprend ce qui a bougé le J1. Le format d'une fiche de fonction d'une page reste le même. On en imprime une de plus. Le passage délicat, c'est le relais : dîner et remise en plénière le soir du J1, puis petit-déjeuner, départ des chambres et ouverture de session dans le même couloir le matin suivant. Notez ce relais. S'il n'est pas écrit, il se règle dans le couloir.
Un quart d'heure avec la salle, la cuisine, les étages et l'accueil, autour de la feuille du jour, suffit. On recommence le lendemain matin. Indiquez toujours ce qui est hors forfait : navette gare, chambres d'intervenants, bar après minuit, écran supplémentaire. La fiche technique du lieu doit donner le nombre exact de chambres par catégorie et les capacités par montage. C'est ce que l'organisateur ouvre avant d'écrire. C'est aussi ce qui évite un devis pour 40 personnes dans une maison de 32 lits.
Questions fréquentes
- Quelle différence entre un tarif 24 h et un résidentiel de deux jours ?
- Le tarif 24 h couvre une journée de travail, le dîner, une nuit et le petit-déjeuner ; le groupe part en général après le déjeuner du lendemain. Le résidentiel de deux jours ajoute une deuxième journée complète, souvent une soirée nommée, parfois une activité. Le prix par personne monte. La charge aussi : un deuxième matin, un rooming list, une fiche de fonction de plus.
- Un domaine sans chambres peut-il vendre du résidentiel ?
- Oui, avec un ou deux hôtels à moins de dix minutes, un tarif négocié à l'année et une navette écrite dans le forfait. Le lieu reste l'interlocuteur unique et facture l'ensemble ; l'hôtel lui refacture les chambres. Il faut un accord écrit sur la date de libération des chambres bloquées et sur le partage des acomptes. Sans ça, le bloc n'est pas à vous.
- Quand demander le rooming list définitif ?
- Un premier jet à J-15, la version figée à J-5. Plus tôt, les noms bougent encore. Plus tard, les clés et les régimes s'improvisent le matin J1. Les changements de vive voix ne remplacent pas une version datée. Bloquez aussi le partage single ou twin sur cette version.
