La puissance électrique est en page neuf, juste après les conditions générales de vente. L'organisateur qui monte un plateau télé pour sa convention ne l'a jamais vue. Il a ouvert le PDF, cherché une capacité en théâtre, trouvé une photo de chaises empilées, et transféré à sa direction le dossier du lieu suivant.
Une fiche technique qui fait signer est courte, ordonnée dans le sens de lecture d’un organisateur, et exacte sur les cinq ou six chiffres que vos concurrents laissent dans le flou : capacités par configuration, plans cotés, accès, technique, restauration, contraintes. Le reste attend le devis ou la visite.
Ce qu’un organisateur cherche, dans l’ordre
Un organisateur consulte en général plusieurs lieux en parallèle, souvent pour le compte de quelqu’un d’autre, et sa première question tient en trois mots : est-ce que ça rentre ? La capacité par salle et par configuration ouvre donc la fiche. Théâtre, classe, U, banquet, cocktail. Pour le banquet, précisez les tables : 180 convives en tables de 8 et 180 convives en tables de 10 n’occupent pas la même surface, et le glossaire de l’Events Industry Council définit d’ailleurs la configuration banquet comme un groupement de tables rondes disposé pour faciliter le service.
Viennent ensuite le plan coté (mètres, hauteur sous plafond, poteaux, largeur des portes), l’accès (adresse, transports, quai de livraison, places de parking), puis la technique et la restauration (ce qui est intégré, ce qui passe par un prestataire référencé, ce qui est libre), et enfin les contraintes : horaires de montage et de démontage, heure limite pour le son, exclusivités.
Le budget est regardé tôt lui aussi. Un tarif de départ ou une fourchette par format écarte les demandes hors budget. Mais un organisateur qui ne peut pas vérifier que la salle convient ne descend jamais jusqu’à la ligne prix.
La fiche exhaustive rassure celui qui l’écrit, pas celui qui la lit
L’erreur classique consiste à tout mettre pour n’avoir à répondre à rien. Surface, plan d’évacuation, CGV, menu des pauses, règlement intérieur : on arrive à douze pages que personne ne lit jusqu’au bout.
Le vrai problème tient moins à la longueur qu’au fait que le chiffre qui vous distingue, une charge au sol de 750 kg/m² ou une arrivée électrique de 250 A, se retrouve noyé au milieu de la page sept, et que l’organisateur ne l’atteint jamais. Une fiche longue vieillit aussi plus vite : plus vous en mettez, plus il y a de lignes fausses six mois plus tard, et une capacité périmée se paie en visite, parce que l’organisateur compare vos chiffres à la salle qu’il a sous les yeux.
Gardez dans la fiche ce qui sert à être présélectionné. Le reste va dans une annexe technique envoyée sur demande, ou directement dans le devis.
Une structure courte, dans l’ordre de lecture
En pratique, les fiches qui fonctionnent tiennent sur deux à quatre pages. Pas par règle. Par arithmétique : c’est la place qu’occupent les réponses ci-dessus. Un ordre qui fonctionne :
- Identité et accès : une photo de la salle principale montée pour un événement, l’adresse, les transports, le parking, la livraison.
- Salles et capacités : un tableau, une ligne par salle, une colonne par configuration, plus la surface, la hauteur sous plafond et la lumière du jour.
- Technique, restauration et services : ce qui est compris, ce qui est en option, ce qui est exclusif.
- Contraintes et contact : horaires, créneaux de montage, assurances, et le nom et la ligne directe de la personne qui répond.
Le tableau des capacités est le cœur du document. Une version minimale, avec des chiffres d’illustration :
| Salle | Surface | Hauteur libre | Théâtre | Classe | Banquet (tables de 10) | Cocktail |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Grande salle | 320 m² | 5,2 m | 300 | 160 | 200 | 350 |
| Galerie | 140 m² | 3,4 m | 120 | 60 | 80 | 150 |
| Salon | 45 m² | 2,9 m | 30 | 18 | sans objet | 40 |
Indiquez la version et la date en pied de page. Quand un organisateur transfère la fiche en interne, c’est ce numéro de version qui vous dira, trois semaines plus tard, quels chiffres il a réellement vus.
Les détails qui font la différence, et le cadre réglementaire derrière
La plupart des fiches s’arrêtent aux capacités et aux photos. Un organisateur qui monte une vraie production, un lancement de véhicule, un dîner de gala, une convention hybride, bute sur cinq chiffres que presque personne ne publie.
- Charges au sol : en kg/m² pour chaque salle, et le parcours qu’un transpalette ou un chariot peut emprunter. Un décor ou un véhicule exposé en a besoin avant tout le reste.
- Hauteur sous plafond et accroches : hauteur libre sous la poutre la plus basse, pas au point le plus haut, possibilité d’accrocher, charge par point, et qui certifie.
- Puissance électrique : ampérage disponible, type de prises, distance entre la salle et l’arrivée, possibilité d’un groupe électrogène.
- Accessibilité PMR : cheminement sans marche depuis la rue et le parking jusqu’à chaque salle vendue, sanitaires adaptés, emplacements réservés en configuration théâtre.
- Horaires de bruit : heure à laquelle le son amplifié doit cesser, en intérieur et en extérieur, et si cette limite vient d’un arrêté ou de votre bail.
Sur la capacité, distinguez l’effectif réglementaire du chiffre commercial. En France, la capacité d’accueil d’un ERP est, selon service-public, le nombre de personnes autorisées par le SDIS à être présentes en même temps dans l’établissement, et c’est elle qui fixe la catégorie : une salle de réunion ou polyvalente de type L change de groupe dès 200 personnes. Votre « cocktail 350 » ne peut pas dépasser cet effectif. Si les deux chiffres diffèrent, dites lequel est lequel.
Sur l’accessibilité, écrivez des faits, pas un pictogramme. Tout ERP doit tenir un registre public d’accessibilité, consultable au principal point d’accueil et, si vous le souhaitez, publié sur votre site. La fiche peut y renvoyer. Elle doit surtout dire ce qui compte le jour J, et c’est rarement ce que le registre contient.
Sur le bruit, donnez l’heure. Pour un établissement recevant du public qui diffuse habituellement de la musique amplifiée, service-public rappelle deux limites : l’émergence chez les voisins ne doit pas dépasser +5 dB(A) le jour, entre 7 h et 22 h, et +3 dB(A) la nuit, et le niveau auquel le public est exposé ne doit jamais dépasser 102 dB(A) et 118 dB(C) sur 15 minutes. Ces valeurs viennent du décret n° 2017-1244, qui impose aussi une étude de l’impact des nuisances sonores. Traduisez tout cela en une ligne utile : « son amplifié en extérieur jusqu’à 22 h, en intérieur jusqu’à 2 h, limiteur installé ».
La fiche n’est ni le devis ni le contrat
La fiche sert à être présélectionné. Dès que l’organisateur revient avec une date et un effectif, les chiffres passent dans le devis, où vous maîtrisez la validité, les options et les conditions. Chez les lieux qui utilisent Joinways, ce devis est préparé à partir de la demande elle-même, ce qui évite qu’un tableau de capacités et un devis se contredisent.
Ensuite, entretenez-la. Relisez tout une fois par an, et corrigez le jour même quand quelque chose change : nouveau contrôle des accroches, nouvel horaire dans l’arrêté, salle repeinte. Ces informations existent déjà dans la fiche de chaque événement ; la fiche technique doit puiser à la même source, pas dans la mémoire de quelqu’un.
Retenez une fiche courte, des chiffres exacts, et un nom avec une ligne directe.
Questions fréquentes
- Faut-il mettre les prix sur une fiche technique de lieu ?
- Oui, sous forme de tarif de départ ou de fourchette par format, hors taxes avec la mention TVA 20 %. Cela écarte les demandes qui n’ont jamais été dans le budget et fait gagner du temps à votre équipe, sans vous engager : le détail vit dans le devis, où vous maîtrisez la validité et les options. Un « à partir de » cadre aussi les attentes avant le premier appel.
- Quelle différence entre la capacité commerciale et l’effectif ERP ?
- L’effectif ERP est le nombre maximal de personnes que le SDIS autorise dans l’établissement ; il dépend des dégagements et de la sécurité incendie, pas du nombre de chaises. La capacité commerciale par configuration doit rester en dessous. Publiez les deux chiffres sur la fiche et indiquez lequel est le plafond réglementaire, sinon la question arrivera en visite.
