Una ficha técnica es el documento que un organizador reenvía a su jefe sin haber hablado contigo. No es un catálogo, ni un contrato, ni una carta de presentación.
Para que esa ficha convierta hace falta poco: un orden que siga la lectura del organizador (capacidades por montaje, planos acotados, accesos, técnica, restauración, restricciones), pocas páginas, y exactitud en los cinco datos que casi ningún espacio publica: carga del suelo, altura libre, potencia eléctrica, accesibilidad y horario de ruido.
Qué mira primero el organizador
Compara entre tres y cinco espacios a la vez, y casi siempre decide otra persona. Su primera pregunta es si caben o no. Por eso la capacidad abre la ficha, por sala y por montaje. Teatro, escuela, U, banquete, cóctel. En banquete, di cuántos comensales por mesa: 200 personas en mesas de 8 y 200 en mesas de 10 no ocupan la misma sala, y el glosario del Events Industry Council define precisamente el montaje banquete como una agrupación de mesas redondas dispuesta para facilitar el servicio de comida.
Después mira el plano acotado, con altura libre y columnas. Luego los accesos: dirección, metro o cercanías, muelle de carga, plazas de aparcamiento. Después técnica y restauración: qué es propio, qué es proveedor homologado, qué es libre. Y al final las restricciones: horarios de montaje y desmontaje, hora límite de sonido, exclusividades.
El error de la ficha exhaustiva
Quince páginas con el plan de evacuación junto al menú del coffee break. Nadie la lee entera. El problema no es la longitud, sino que el dato que te diferencia acaba en mitad de la página ocho y el organizador nunca llega hasta allí.
Además envejece mal. Cuanto más incluyes, más líneas estarán equivocadas dentro de seis meses, y una capacidad desactualizada se paga en la visita, cuando el organizador compara tus números con la sala que tiene delante.
Una estructura que cabe en pocas páginas
En la práctica, las fichas que funcionan ocupan entre dos y cuatro páginas, con este orden:
- Identidad y accesos: una foto de la sala principal montada, dirección, transporte, aparcamiento, carga y descarga.
- Salas y capacidades: una tabla, una fila por sala, una columna por montaje, más superficie, altura libre y luz natural.
- Técnica, restauración y servicios: qué está incluido, qué es extra, qué es exclusivo.
- Restricciones y contacto: horarios, ventanas de montaje, seguros, y el nombre y teléfono directo de quien responde.
La tabla de capacidades es el centro. Fecha y número de versión en el pie: cuando el organizador la reenvía internamente, esa versión te dirá semanas después qué cifras vio.
Capacidad comercial y aforo legal no son lo mismo
El aforo lo fija la normativa de seguridad en caso de incendio y la licencia de actividad de tu ayuntamiento. En España, el Documento Básico DB-SI del Código Técnico de la Edificación establece las reglas y procedimientos para cumplir las exigencias básicas de seguridad en caso de incendio, y de ahí salen los recorridos de evacuación que limitan cuántas personas pueden estar en una sala. Tu «cóctel 400» no puede superar ese aforo. Si las dos cifras difieren, di cuál es cuál.
Publica las dos. Con su origen. Un organizador que ya ha pasado una inspección lo va a preguntar.
Los cinco datos que casi nadie publica
- Carga del suelo: kg/m² por sala y el recorrido que puede hacer una transpaleta o carretilla. Un escenario o un vehículo expuesto lo necesitan antes que nada.
- Altura libre y puntos de cuelgue: altura bajo la viga más baja, no en el punto más alto, si se permite colgar, con qué carga por punto y quién lo certifica.
- Potencia eléctrica: amperaje disponible, tipo de tomas, distancia de la sala a la acometida y si cabe un grupo electrógeno.
- Accesibilidad: recorrido sin escalones desde la calle y el aparcamiento hasta cada sala que vendes, aseos adaptados y plazas reservadas en montaje teatro.
- Horario de ruido: hora a la que debe parar el sonido amplificado, dentro y fuera, y si el límite viene de la ordenanza o de tu contrato de arrendamiento.
Sobre accesibilidad, hechos y no pictogramas. El Real Decreto 505/2007 exige en todo edificio un itinerario accesible, fácil de localizar, que comunique al menos una entrada principal con la vía pública y con las plazas de aparcamiento accesibles, y esas condiciones son obligatorias desde el 1 de enero de 2019 para los edificios existentes susceptibles de ajustes razonables. El desarrollo técnico está en el DB-SUA del Código Técnico. En la ficha no cites el decreto. Cita la rampa, el ascensor y el aseo.
Sobre el ruido, da la hora. La Ley 37/2003 del Ruido encarga a los ayuntamientos aprobar las ordenanzas en la materia y permite suspender temporalmente los objetivos de calidad acústica con motivo de actos de especial proyección oficial, cultural o religiosa; en la práctica, tu límite horario sale de la ordenanza municipal y de tu licencia. Escríbelo en una línea: «sonido amplificado en terraza hasta las 23:00, en interior hasta las 3:00, limitador instalado».
¿Precios en la ficha?
Sí, como precio de salida o rango por formato, indicando si incluye IVA. Filtra las solicitudes que nunca estuvieron en presupuesto y ahorra tiempo a tu equipo sin comprometerte: el detalle va en el presupuesto, donde controlas validez, opciones y condiciones.
Si tu posicionamiento es alto, un «desde» también fija expectativas antes de la primera llamada. Mejor una cifra incómoda en la ficha que una sorpresa en la visita.
Después de la ficha: el presupuesto
La ficha sirve para entrar en la lista corta. Cuando el organizador vuelve con fecha y número de asistentes, las cifras pasan al presupuesto, donde controlas validez, opciones y condiciones; en los espacios que usan Joinways ese presupuesto se prepara a partir de la propia solicitud, así que la tabla de capacidades y el presupuesto nunca se contradicen.
Y mantenla viva. Revísala entera una vez al año y corrígela el mismo día que algo cambie: una nueva inspección de los puntos de cuelgue, un cambio de horario en la licencia, una sala reformada. Esos datos ya viven en la ficha de cada evento; la ficha técnica debe beber de la misma fuente, no de la memoria de alguien.
En resumen: una ficha corta, con cifras exactas y un nombre con teléfono directo.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué debe incluir la ficha técnica de un espacio para eventos?
- Capacidad por sala y por montaje, plano acotado con altura libre, accesos y aparcamiento, qué es propio y qué es proveedor homologado en técnica y restauración, las restricciones (horarios, ventanas de montaje, exclusividades), un precio de salida o rango y un contacto con teléfono directo. Añade carga del suelo, potencia y accesibilidad, y fecha el documento.
- ¿Cuántas páginas debe tener una ficha técnica?
- Las necesarias para responder a las preguntas de la lista corta y ninguna más; en la práctica, entre dos y cuatro. Lo que el organizador solo necesita después de elegirte, seguros, menús completos, normas internas, va en un anexo técnico que envías bajo demanda o en el propio presupuesto, donde las condiciones quedan fechadas y firmadas.
- ¿La capacidad de mi ficha es el aforo legal?
- No necesariamente. El aforo lo determina la normativa de seguridad en caso de incendio y la licencia de actividad, y depende de los recorridos de evacuación, no de cuántas sillas caben. La capacidad comercial por montaje debe quedar por debajo. Si las dos cifras difieren, publica ambas e indica cuál es el techo legal.
- ¿Cada cuánto hay que actualizar la ficha técnica?
- Una revisión completa al año y una corrección inmediata cada vez que cambie algo: capacidades, equipamiento, accesos, horarios de la licencia. Una cifra de capacidad desactualizada es la forma más rápida de perder credibilidad en mitad de una negociación, porque el organizador la contrasta en la visita. Pon versión y fecha en el pie.
