Una red de proveedores es la lista corta de empresas a las que confiarías tu reputación un sábado por la noche sin estar en la sala. Nada más que eso. Si tu lista actual no pasa esa prueba, el problema no es de gestión sino de selección, y conviene empezar por ahí.
Gestionar proveedores y caterings en un espacio de eventos se reduce a cuatro decisiones: a quién dejas entrar, qué puede elegir el cliente, qué cobras y declaras cuando aportas el negocio, y cómo coordinas y evalúas cada servicio. Este artículo las recorre en ese orden, con el marco español donde hace falta.
¿Lista abierta o proveedores en exclusiva? Empieza por aquí
La exclusiva da control: cocina, horarios, comisión. Y tiene un coste que no aparece en ninguna hoja de cálculo: las solicitudes que se pierden porque el cliente ya venía con su catering y ni siquiera contestó a tu negativa. Un organizador suele comparar entre tres y cinco espacios a la vez. Una lista cerrada es una de las formas más rápidas de salir de esa comparación.
La lista abierta invierte el problema: equipos que no conoces, en unas instalaciones que conoces de memoria, y tu nombre en la factura de la noche.
En la práctica, la mayoría de los espacios acaban en un punto intermedio: una lista corta de proveedores validados y la opción de que el cliente traiga el suyo pagando una tarifa publicada y firmando una lista de comprobación (registro sanitario, seguro, horarios, estado de entrega de los espacios). Funciona si la tarifa es pública antes de firmar, si la lista de comprobación es la misma que cumplen tus proveedores y si nadie de tu equipo intenta disuadir a un cliente de un buen catering que ya había elegido.
Seleccionar: papeles primero, degustación después
Una degustación informa sobre una tarde. La documentación informa sobre la empresa. Antes de incorporar un catering, una empresa técnica o un alquiler de mobiliario, pide cuatro cosas y archívalas donde puedas encontrarlas dentro de un año.
- Registro y autocontrol sanitario. La AESAN recuerda que las buenas prácticas de higiene son obligatorias para todos los operadores alimentarios y que los procedimientos basados en el APPCC lo son para todos los establecimientos salvo la producción primaria; ambas exigencias derivan de los artículos 4 y 5 del Reglamento (CE) 852/2004. Pide el número de registro sanitario autonómico y una copia del plan de autocontrol. Un catering que no entiende la pregunta no debería servir en tu espacio.
- Certificado de seguro de responsabilidad civil en vigor, con la fecha de vencimiento anotada.
- Un responsable presente el día del evento, con un móvil que se coge.
- Un evento de prueba de tamaño medio, donde un fallo sea recuperable.
El precio, al final. No porque importe poco, sino porque un proveedor barato que falla te cuesta el cliente, la reseña y el fin de semana, y ninguno de los tres figura en su presupuesto. Si además incumple, el artículo 1101 del Código Civil obliga a indemnizar los daños causados por negligencia o morosidad; el problema es que la indemnización llega meses después y la reseña, esa misma noche.
Comisiones de intermediación: cómo funcionan y cómo se declaran
Una comisión de intermediación es lo que te paga un proveedor por el negocio que le has traído. Es legal, habitual y casi siempre está mal formalizada: se pacta de palabra, el cliente no lo sabe y la factura describe otra cosa.
Ponlo por escrito antes de la primera operación. Un acuerdo de una página por proveedor basta si fija lo que recoge la tabla.
| Punto | Por qué importa |
|---|---|
| Tipo o importe fijo y base de cálculo (base imponible, antes o después de descuentos) | Evita la discusión en cada factura |
| Qué cuenta como cliente aportado | Un cliente que vino con su catering no genera comisión |
| Hecho que la devenga: firma del presupuesto o cobro | Decide cuándo puedes facturar |
| Plazo de facturación y de pago | Sin plazo no hay reclamación posible |
| Duración y salida del acuerdo | Permite dejar de trabajar con un proveedor sin conflicto |
Sobre el porcentaje, desconfía de los «estándares» que te citen. Varían según la categoría y según lo que el espacio aporta de verdad. Entre los espacios con los que trabajamos vemos comisiones de catering que van de unos pocos puntos porcentuales a algo más del diez por ciento de la base imponible, más altas cuando el espacio impone al proveedor y nulas cuando el cliente lo encontró solo. Tómalo como una horquilla desde la que negociar, no como una norma.
En lo fiscal, la comisión es una prestación de servicios. Se factura con el contenido que exige el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 6) y, con carácter general, con IVA al tipo general del 21 %. La Agencia Tributaria distingue además si quien cobra la comisión se limita a acercar a las partes, lo que califica como rendimiento profesional, o asume el riesgo de la operación, lo que lo convierte en rendimiento empresarial; si el espacio es una sociedad, tributa en el Impuesto sobre Sociedades. Pide a tu asesor que confirme el tratamiento antes de emitir la primera factura, sobre todo si parte de la comisión se compensa con descuentos o abonos.
Y díselo al cliente. Una frase en tus condiciones generales y en la página de proveedores recomendados basta. Los clientes rara vez se molestan por una comisión. Se molestan por descubrirla.
Coordinar y evaluar: el brief y la nota
La mayoría de los incidentes del día no son incompetencia. Son una franja de descarga que nadie confirmó, un código de acceso que cambió, un número final de comensales que llegó al catering pero no al alquiler de sillas. Un documento compartido, en una sola versión, resuelve casi todo. Llámalo hoja de evento, orden de servicio o como lo llame tu equipo. Por proveedor, debe recoger:
- Franjas de llegada y salida, ruta de acceso y códigos.
- Número final de comensales y hora a partir de la cual ya no cambia.
- Potencia eléctrica, tomas de agua, puntos de anclaje y cargas admitidas.
- Una sola persona del espacio que responde ese día, con un solo número.
- Qué significa «entregado limpio» para cada espacio que usan.
Envíalo al menos una semana antes y pide un acuse de recibo de una línea. El silencio no es un sí.
Después del evento, la nota. Cinco criterios de 1 a 5, rellenados por quien estuvo en sala en las cuarenta y ocho horas siguientes: puntualidad, cumplimiento del brief, calidad percibida por el cliente, estado de los espacios devueltos y facilidad para localizarlos. Un catering por debajo de tu media dos eventos seguidos merece una conversación franca antes de la siguiente reserva; uno que puntúa bien durante un año gana visibilidad en tu lista. Guarda esas notas junto al contrato, las fechas del seguro y las condiciones de comisión, en el mismo sitio que el propio evento. Un software de gestión de espacios que vincule cada proveedor con los eventos en los que trabajó te ahorra reconstruir esa memoria desde el correo cada enero.
Lo que está en juego
El estudio 2026 sobre la importancia económica de los eventos de negocios del Events Industry Council, elaborado con Oxford Economics, cifra en 1,3 billones de dólares el gasto directo mundial en 2025 y define un evento de negocios como una reunión de diez o más personas durante al menos cuatro horas en un espacio contratado. Buena parte de ese dinero pasa por proveedores que el cliente final nunca eligió. Los elegiste tú.
Con eso en mente, la lista corta deja de ser un trámite. Es la parte de tu oferta que no sale en las fotos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos caterings conviene tener en la lista de un espacio de eventos?
- Dos o tres por categoría suelen bastar para un espacio con menos de doscientos eventos al año. Con menos, una indisponibilidad pone en riesgo una fecha; con más, repartes tan poco negocio entre tantos que pierdes peso al negociar condiciones. Revisa la lista una vez al año y retira a quien no haya trabajado ningún evento en los últimos doce meses.
- ¿Se puede cobrar una tarifa si el cliente trae su propio catering?
- Sí, siempre que la tarifa esté publicada antes de firmar y cubra algo real: acceso a cocina, supervisión, limpieza adicional, suministros. Fíjala como importe cerrado o por comensal, inclúyela en el presupuesto y aplica al catering externo la misma lista de comprobación que a tus proveedores. Que sea proporcionada: una tarifa que parece una multa acaba en las reseñas.
