El menú cerrado por cubierto termina con una nota a pie de página: bebidas según consumo. Sin carta adjunta y sin tope, esa nota es el agujero de la noche. El margen no se pierde en el plato, sino en lo que no se escribió.
Hay más maneras de poner un precio. Casi ninguna sobrevive al primer servicio. Quedan el cubierto sobre menú cerrado, el paquete con hora de cierre, y el consumo con suelo. Se elige según lo firme que sea el aforo y según si el comprador puede vivir sin un total cerrado. El presupuesto vale si la factura no inventa otra lógica.
El cubierto aguanta un menú cerrado
El cubierto cobra un precio por persona por un menú definido. Entrante y principal, postre si el encargo lo pide, a veces vino de la casa y agua. Es el modelo de la cena sentada y permite a cocina dimensionar la compra. Almuerzo de seminario o banquete: misma razón, el cliente ve lo que cuesta cada persona.
El riesgo es el hueco entre el aforo anunciado y las sillas ocupadas. Ochenta cubiertos pedidos, sesenta y dos sentados: la mercancía se compró para ochenta, y eso es lo que se factura. El presupuesto tiene que decir que el número garantizado es el número facturado. Se recuerda al confirmar. Quien lo descubre en la factura lo discute.
La noche mixta es habitual en una privatización: cena por cubierto y después barra por consumo. Cada tramo con su línea. Un total único es el principio de la discusión.
El paquete pide un reloj
Un paquete junta comida, bebida, a veces la sala, en un precio por persona o por evento. Tarifa de delegado. Noche con barra y hora de cierre. Seminario residencial. Al comprador le sirve para defender un número. Al espacio le sirve si conoce el coste de cada línea. El trabajo de las ofertas empaquetadas de seminario es el mismo: un perímetro visible, un reloj, pocas opciones.
El otro riesgo es la barra libre sin duración y sin tope. El consumo se come el paquete por dentro. Un reloj escrito vale más que un adjetivo.
Consumo con suelo
A consumo, el cliente paga lo servido, sobre una carta anexa, y se compromete a un suelo de ingresos a cambio de la privatización. Modelo natural cuando el aforo es una hipótesis: una privatización total, o un cóctel de pie que acaba en barra tardía.
El suelo sustituye a la clientela de paso que se rechaza. Se parte de lo que esa franja suele facturar en explotación normal y se ajusta por día y temporada. Un viernes de diciembre no es un martes de febrero. Así nace la cifra. Copiar el suelo del vecino asusta la solicitud o regala la sala.
Se escribe como presupuesto a consumir, no como sanción. Suelo sin IVA, a gastar en comida y bebida de la carta adjunta; la diferencia se factura como gasto de privatización. Qué entra y qué no. Servicio, IVA, personal extra, horas fuera de franja. Siempre la carta. Un suelo sin precios es un acertijo.
El control a mitad de servicio es el seguro barato. Un jefe de sala que avisa de que aún no se llega deja al organizador tiempo de pedir. Si nadie avisa hasta el lunes, la cifra llega como una sorpresa.
Las privatizaciones de restaurante viven aquí más que en ningún otro sitio. Es uno de los puntos que mantienen rentable un restaurante privatizable y el formato que adoptan la mayoría de restaurantes después de quemarse con una carta abierta. Si el cliente trae su catering, el dinero se mueve al alquiler, los gastos de servicio y el descorche. El margen depende entonces de cómo gestionas a proveedores y caterings.
Qué modelo encaja
Lo que decide el modelo es lo firme que esté el aforo, y si las copas se pueden prever. Un precio cerrado tranquiliza al que tiene que defenderlo dentro.
Cuando no se puede prever nada, un suelo protege mejor que un cubierto. El paquete calma al que llega con un presupuesto interno ya cerrado. No hay un modelo único, sino el que encaja con la demanda de esta semana.
| Modelo | Encaja si | Se bloquea | Revienta si |
|---|---|---|---|
| Cubierto | Cena sentada y menú cerrado | Menú y número garantizado | Las ausencias no estaban escritas |
| Paquete | Seminario o barra con hora de cierre | Contenido y reloj | Barra libre sin tope |
| Consumo más suelo | Privatización y aforo inseguro | Suelo y carta | Nadie apunta durante el servicio |
El número garantizado es una compra
El número garantizado es el aforo que se factura, asistan o no. Por lo que vemos, las cocinas lo cierran entre una semana y tres días antes. Antes si hay que pedir fresco. Después en un cóctel flexible. Pasada la fecha, el número no baja. Puede subir, si cocina aguanta, a tarifa unitaria.
Esa fecha no es un capricho comercial. La AESAN recuerda que la responsabilidad de la higiene recae en el operador de la empresa alimentaria, con el Reglamento 852/2004 y el Real Decreto 1021/2022 para el comercio minorista, bares y restaurantes incluidos. Temperaturas de conservación y formación de manipuladores: no se sostienen con un aforo que llega en el primer taxi. Alergias y dietas viajan con el garantizado. Una petición tardía puede llevar suplemento. Hay que decirlo.
Las ausencias se facturan sobre el garantizado. Materia prima y personal se dimensionaron para esa cifra. Variante útil en reservas lejanas: estimación a la firma, garantizado en la fecha acordada, tolerancia al alza escrita hasta un corte tardío. Cifras estables son también lo que permite calcular la rentabilidad del evento sobre algo que no sea una estimación.
La señal a la firma se alinea en el mismo calendario. Un solo plazo, no tres.
El 10 % no cubre un servicio mixto
La Agencia Tributaria publica un tipo general del 21 % y tipos reducidos del 10 % y del 4 %. Eso no basta para un presupuesto de evento. Hay que leer qué entra en el reducido.
El PDF Tipos IVA 2026 incluye en el 10 % los servicios de hostelería, acampamento y balneario, los de restaurantes y el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto, incluso si se confeccionan por encargo. Excluye, en el mismo recuadro, los servicios mixtos de hostelería, espectáculos, discotecas, salas de fiesta, barbacoas u otros análogos. Una cena con DJ y pista no es, por el hecho de servirse comida, un servicio de restaurante al 10 %. Si el paquete mezcla cena y espectáculo sin separar, el tipo alto puede ganar el conjunto.
Desglosar no es un capricho de administración: evita que un paquete «todo incluido» se convierta en una regularización. Separa cena y barra. Separa animación. El cliente entiende mejor tres bases que una factura corregida.
Horas extra, vino, descorche
Los extras son la zona gris. Una hora más allá de la franja, o un vino por encima del paquete. Una pausa de café a media tarde. El descorche de las botellas que llegan en un taxi, todavía frías, sin precio acordado y sin que nadie haya dicho si cuentan para el suelo. Lo probable va al presupuesto como opción con precio. Lo improbable vive en las condiciones, con tarifa por unidad.
La hora extra necesita un importe horario, personal incluido, escrito antes del servicio. No un porcentaje inventado a las dos de la madrugada. Los vinos suben mejor en una escala corta. Café y aguas, si no van incluidos, por persona.
Esas partidas pequeñas mueven a menudo el total de un seminario. También son el camino por el que un espacio sube el ticket medio sin reescribir el modelo de base.
Cómo dejarlo escrito
Un presupuesto de restauración legible tiene tres bloques. La base elegida nombra el modelo y el precio, más el número garantizado. Una lista corta de opciones con precio. Las condiciones. Una lista larga de opciones no ayuda a comparar. Retrasa la respuesta. Para enseñar más, se envía un segundo presupuesto.
Se nombran las cosas con las palabras del cliente. Cena de tres platos, vinos incluidos, ochenta comensales. No un código interno de menú. Se separa lo incluido, lo opcional y lo facturado al real. Se recuerda la lógica en una frase: precio cerrado por comensal sobre el número garantizado a siete días. Cuando la respuesta es que es demasiado caro, esas líneas permiten defender el presupuesto sin bajar el precio.
Para eso están pensados los presupuestos de eventos de Joinways: modelo, suelo, número garantizado y extras son campos. No líneas vueltas a teclear desde el archivo del jueves.
Se escriben una vez y se adjuntan. Siempre la misma hoja.
- El modelo se nombra en una frase: por cubierto, por paquete o por consumo con suelo.
- El número garantizado se confirma por escrito en la fecha acordada y es la base de facturación, asistan o no.
- Cualquier subida posterior solo se acepta si cocina puede, a tarifa unitaria.
- El suelo se expresa sin IVA, con lo que entra y lo que no; la falta es un gasto de privatización.
- Las horas fuera de franja se facturan al importe horario del presupuesto, personal incluido.
- Las bebidas fuera del paquete siguen la carta adjunta; descorche sobre las botellas que aporte el cliente.
- Menús, alergias y dietas viajan con el número garantizado; una petición tardía puede llevar suplemento.
- Señal, calendario de pagos y cancelación usan las mismas fechas que el aforo.
Si la factura se puede leer contra esas líneas, el lunes no hace falta una reunión.
Preguntas frecuentes
- ¿El IVA del 10 % vale para una cena con DJ y barra libre?
- No automáticamente. El PDF de tipos de la AEAT aplica el 10 % a hostelería y restaurantes y al suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto. Excluye los servicios mixtos de hostelería, espectáculos, discotecas, salas de fiesta o análogos. Si el paquete mezcla cena y espectáculo sin separar las bases, el tipo general del 21 % puede alcanzar el conjunto. Desglosar las bases forma parte del propio presupuesto.
- ¿Qué cuenta para el suelo de facturación y qué queda fuera?
- Solo lo que hayas escrito. En la práctica el suelo cubre comida y bebida de la carta adjunta. Servicio, IVA, personal extra y horas fuera de franja entran o quedan fuera según la frase del presupuesto. Sin esa frase, cada partida se discute el lunes. Adjunta siempre la carta: un suelo sin precios no se puede alcanzar a propósito.
