Antes de entregar las llaves, el contrato en seco pide un acta firmada y un certificado de seguro. El menú no aparece.
El espacio es el mismo el sábado. Cambia quién compra la comida, quién pisa la sala y quién paga si falla un altavoz. El híbrido ya está en muchos edificios: una lista de caterings, un técnico de la casa, descorche para las botellas que no pasan por barra. Hay que escribir ese mix antes de mandar el presupuesto. Si no, el mismo sábado se cobra dos veces.
Qué factura cada modelo
En seco se ceden paredes y accesos. A veces mesas y luz. El catering llega en furgoneta ajena. El espacio cobra el alquiler y dos o tres gastos de sitio, y se aparta de la producción. Naves y algunas fincas viven de eso.
El llave en mano invierte la factura. Espacio, comida, bebida, técnica, mobiliario, un coordinador el día del evento, a veces habitaciones. Precio por cubierto o cerrado. El espacio asume la noche y cobra el gasto. Los hoteles MICE y los palacios de congresos ya tienen cocina y plantilla para eso.
El híbrido es la factura que más se ve. Caterings homologados: el organizador elige de una lista corta y el espacio cobra una comisión o una tarifa fija escrita en el acuerdo. Técnica impuesta: un proveedor que conoce la cubierta y los cuadros. Descorche: las botellas vienen de fuera y el espacio cobra cristalería, servicio y lo que la barra no venderá.
El IVA no premia la sala vacía
En España no existe ninguna exención de IVA para el alquiler de una sala vacía.
La Agencia Tributaria, en su ficha sobre el alquiler de locales, enumeró los arrendamientos que no están exentos y por los que el arrendador debe repercutir IVA al 21 %: locales, oficinas, naves industriales, entre otros. El tipo no cambia porque el organizador traiga sus mesas.
La FAQ de la AEAT sobre exenciones en el arrendamiento lo dice en una línea: el alquiler de un local es una operación sujeta y no exenta, al 21 %. La exención que describe esa página es la de la vivienda, no la de una sala de eventos. El llave en mano, con restaurante y coordinación, es una prestación. Tampoco está exento por el hecho de incluir el espacio.
No es un dictamen fiscal, pero explica por qué el presupuesto y el contrato tienen que describir el mismo suministro, y por la que no se puede vender el seco como un atajo de IVA.
Lo que queda cuando se apaga la luz
El seco factura poco, pero casi no tiene compras ni personal de sala en nómina, así que sobre esa factura corta el porcentaje de margen suele ser alto. El llave en mano hincha el documento: comida, bebida, extras, técnica de fuera. El porcentaje baja. En euros, a menudo queda más.
Un ejemplo con números redondos: 80 invitados, solo el espacio, más limpieza. El mismo sábado con cena, vino y un coordinador es otro presupuesto. La rentabilidad depende del coste de materia, de los extras y de las horas de plantilla que de verdad se hayan dedicado.
Esa cuenta es la de nuestro método para calcular la rentabilidad de un evento. Sin esa cuenta, un presupuesto largo parece un buen año y uno corto un mal año, y las dos lecturas fallan.
La carga sigue a la factura. En seco, una persona puede cubrir varios eventos en la semana si el calendario dice la verdad. El riesgo principal es el deterioro y un organizador que ignora las normas de la casa. En llave en mano: cocina, sala, coordinador, compras ya hechas si el cliente cancela tarde. El híbrido intenta quedarse con una parte del gasto sin cargar con toda la plantilla. La retribución del catering homologado es la palanca; el artículo sobre el ticket medio en eventos B2B recoge cómo crecen las opciones en el presupuesto.
Los tres modelos, criterio a criterio
Ninguna columna gana: cada una dice qué hay que asumir.
| Criterio | Alquiler en seco | Híbrido | Llave en mano |
|---|---|---|---|
| Factura por evento | Alquiler más gastos de sitio | Alquiler, retribuciones, técnica | Paquete o precio por cubierto |
| Margen sobre esa factura | Suele ser alto | Intermedio | Más bajo en %, a menudo mayor en euros |
| Personas el día del evento | Una o dos | Plantilla corta más colaboradores | Cocina, sala, coordinador, extras |
| Riesgo principal | Deterioro, normas ignoradas | Un colaborador que falla dentro | Calidad percibida, cancelación tardía con stock |
| Control de la noche | Bajo | Parcial | El espacio la asume |
| Presupuesto | Corto, precio cerrado | Líneas partidas, fáciles de fallar | Largo: menús, aforos, variantes |
Sirve para contrastar la web con la semana real. Cuando cada una cuenta un modelo distinto, el comercial improvisa un tercero al teléfono.
El edificio y la plantilla
Un espacio sin cocina profesional, sin almacén y sin equipo de sala no puede vender llave en mano sin subcontratar. Es un híbrido con otro nombre. Un hotel con restaurante y cocina que sigue alquilando en seco deja comida y bebida fuera de su factura y luego vigila a otros cocineros en sus fogones.
La plantilla pesa tanto como las paredes. Dos personas que llevan una finca o una nave hacen bien en quedarse en seco o en un híbrido ligero. Cada prestación añadida es un oficio que hay que turnar y garantizar. Un equipo de diez, con un responsable de restauración y otro de técnica, puede sostener el llave en mano y el margen en euros que paga esos sueldos.
Los espacios cuyo valor es el lugar (patrimonio, industrial, aire libre) suelen salir mejor parados en el híbrido: el espacio atrae, la lista corta sostiene la calidad, la técnica impuesta protege el edificio. Cómo vender esa diferencia está en el artículo sobre espacios atípicos y el argumento comercial que convierte. Las salas de celebraciones clásicas, a menudo en pelea de precio, ganan más con una posición legible que cambiando de modelo en cada solicitud.
El titular del centro no se va con el catering
El alquiler en seco no apaga las obligaciones de prevención. El local sigue teniendo dueño operativo.
El Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, define al empresario titular del centro de trabajo como quien tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar ese centro. Cuando coinciden trabajadores de dos o más empresas, el artículo 4 impone un deber de cooperación aunque no haya relación jurídica entre ellas. El artículo 7 obliga al titular a informar, antes de empezar, de los riesgos propios del centro, las medidas de prevención y las de emergencia.
El organizador trae a su gente. El titular, si el espacio sigue gestionando el centro, no deja de informar sobre el edificio. El contrato de alquiler en seco tiene que decir quién da la información de acogida a las cuadrillas, quién guarda los certificados y quién manda en la sala después de la entrega de llaves.
El deterioro tiene su propio texto. El artículo 1563 del Código Civil hace responsable al arrendatario del deterioro o pérdida de la cosa arrendada, salvo que pruebe que ocurrió sin culpa suya. El 1564 añade la responsabilidad por el deterioro causado por las personas de su casa. El artículo no nombra a un catering ni a un técnico: eso se escribe en el contrato. El acta de entrada y de salida, con fotos, es lo que hace usable la presunción del 1563.
Condiciones, presupuesto, cambio de modelo
El paso al híbrido no pide una cocina. Pide una lista corta, elegida por regularidad, y un papel que diga retribución, limpieza y quién manda. Esa red está en la guía para gestionar proveedores y caterings. Luego una técnica impuesta o recomendada. Luego extras propios: mobiliario, guardarropa, café de bienvenida.
El salto al llave en mano es una cocina o una exclusiva, contrataciones, stock e higiene alimentaria. Quien lo consigue empieza por desayunos y reuniones pequeñas. Las cenas, una temporada después. Las grandes celebraciones, más tarde. También se recula: se va el jefe de cocina y la plantilla se encoge. La ficha técnica del espacio tiene que decir qué deberá traer ahora el organizador. Pasa a ser el documento comercial.
En llave en mano el presupuesto es largo: aforo, menús, bebidas, técnica, personal, horarios, extras, regla para revisar el número. Las condiciones cubren el número garantizado, las alergias, el servicio, las horas extra. En seco el presupuesto es corto. Las condiciones tienen que ser más precisas, porque el espacio ya no dirige lo que ocurre entre las paredes. Las ocho cláusulas esenciales de las condiciones para espacios de eventos siguen siendo la base.
Un presupuesto híbrido tiene que mostrar qué está incluido, qué es opcional, qué factura un tercero y qué cubre el descorche. Ahí se esconden los errores: una retribución olvidada, un precio por cubierto sobre el número equivocado, un extra contado dos veces. Líneas estándar en los presupuestos de eventos, las que Joinways deja fijas, recortan ese riesgo y acortan la respuesta.
Lo que hay que cerrar en alquiler en seco
- El perímetro exacto: espacios, mobiliario, suministros, accesos, aparcamiento, y el resto nombrado como excluido.
- Los horarios, montaje y desmontaje incluidos, y la tarifa de cada hora de más.
- El acta de entrada y de salida, firmada por ambas partes, con fotos, y el importe de la fianza.
- El seguro de responsabilidad civil del organizador y de cada proveedor que traiga, certificado antes de la fecha.
- Las reglas para las cuadrillas externas: accesos, ventanas de entrega, uso de cocinas, residuos.
- Los límites del edificio: potencia eléctrica, carga del suelo, ruido, puntos de anclaje, y quién los controla.
- Limpieza y reposición: quién, en qué plazo, a qué precio si el espacio se encarga.
- Cancelación y aplazamiento, con un baremo fechado, y el destino de la señal.
- La responsabilidad si un proveedor del organizador causa un daño, y el recurso del espacio.
Esos nueve puntos caben en el contrato de cesión. El presupuesto, corto, es lo que el organizador pone al lado de otros tres espacios.
Dos dudas que llegan al comercial
- ¿El alquiler en seco quita el IVA del local?
- No. La AEAT trata el alquiler de un local como operación sujeta y no exenta, al 21 %. Vaciar la sala de servicios no convierte el local en vivienda ni abre una exención específica de sala de eventos. Un asesor fiscal tiene que ver el caso. El comercial no debería prometer un tipo distinto en el presupuesto.
- ¿El alquiler en seco libera al titular del centro?
- No. El RD 171/2004 sigue definiendo al titular como quien pone a disposición y gestiona el centro. El artículo 7 obliga a informar de riesgos y emergencias antes de empezar. El contrato debe decir quién recibe a las cuadrillas.
