À quoi ressemble une feuille de fonction (BEO) complète
Sept sections, dans l'ordre où la cuisine et la salle les lisent, avec les détails qui manquent le plus souvent. Ce sont les sections que Joinways génère depuis un devis signé : il n'y a donc aucun modèle à télécharger et à remplir.
L'essentiel : ce que contient une feuille de fonction
Une feuille de fonction, ou BEO (Banquet Event Order), est le brief d'une page qu'un lieu émet pour un événement, pour que cuisine, salle, technique et prestataires externes exécutent le même plan. Une feuille complète comporte toujours sept sections : l'en-tête avec le nom de l'événement, la date, le nombre de convives et les contacts du jour J ; le déroulé, de l'arrivée des prestataires au démontage ; les espaces utilisés et leur mise en place ; la restauration avec le type de service et les horaires ; le matériel et la technique ; les consignes particulières (régimes alimentaires, accès, bruit) ; et un bloc interne pour les prix et les paiements, qui ne part jamais aux prestataires. Dans Joinways, la feuille est générée depuis le devis signé : chaque ligne a déjà été validée par le client, et la feuille est régénérée quand le devis change. Cette page parcourt un vrai événement section par section, au lieu de vous tendre un modèle vierge.
- Sept sections, toujours dans le même ordre : en-tête, déroulé, espaces et mises en place, restauration, matériel et technique, consignes, bloc financier interne
- Chaque ligne vient du devis signé : quantités, menus et prestations correspondent à ce que le client a validé
- Données par jour pour les événements multi-jours : un séminaire de trois jours se lit en trois jours, pas en une feuille moyennée
- Deux versions de la même feuille : la complète pour les équipes internes, un lien public pour les prestataires qui masque les prix et l'historique client
- Diffusée selon un calendrier : version de travail environ une semaine avant, version finale une fois l'effectif figé
Les sept sections d'une feuille de fonction, section par section
À lire dans l'ordre où les personnes qui exécutent l'événement la lisent. Chaque section précise ce qui doit y figurer et ce qui manque le plus souvent quand la feuille est retapée à la main.
- 01
En-tête et contacts
Nom de l'événement, client et entreprise, date, heures de début et de fin, effectif garanti et date à laquelle il a été figé, type d'événement, et les contacts du jour J des deux côtés avec un numéro de portable. Ce qui manque : la distinction entre effectif garanti et effectif prévu, et qui appeler côté client à 19 h quand l'intervenant est en retard.
- 02
Déroulé
De l'arrivée du premier prestataire au dernier démontage, une ligne par moment avec un horaire et un responsable : installation, déchargement des prestataires, arrivée des invités, boissons d'accueil, placement, chaque plat, discours, groupe ou DJ, dernière commande au bar, départ des invités, nettoyage. Ce qui manque : les créneaux d'installation et de démontage, et c'est ainsi que deux événements se télescopent dans la même salle le même jour.
- 03
Espaces et mises en place
Chaque espace utilisé, son rôle (accueil, dîner, atelier, vestiaire), le style de mise en place (tables rondes, théâtre, en U, cocktail), le nombre de tables et de places par table, table d'honneur ou scène, piste de danse, et l'heure à laquelle la salle doit être prête. Ce qui manque : le retournement quand la même salle change de configuration entre la plénière et le dîner.
- 04
Restauration
Type de service (à l'assiette, buffet, ateliers, passé en salle), chaque plat avec son menu et sa quantité, l'heure de service, la formule boissons, les horaires du bar et ses éventuelles limites, les pauses café, l'heure du gâteau ou du dessert. Les quantités viennent de l'effectif garanti, pas de la demande initiale. Ce qui manque : les repas des prestataires, le menu enfants, et le moment où le bar passe d'offert à payant.
- 05
Matériel et technique
Son, micros, vidéoprojecteur et écran, éclairage, scène, besoins électriques, identifiants Wi-Fi, mobilier au-delà de la mise en place standard, nappage et couleurs, signalétique. Chaque ligne avec une quantité, une source (en interne ou prestataire) et l'heure à laquelle elle doit être en place. Ce qui manque : qui fournit le câble entre l'ordinateur du client et votre vidéoprojecteur.
- 06
Consignes particulières
Régimes alimentaires et allergies avec la place ou le nom concerné, besoins d'accessibilité, accès et stationnement des prestataires, couvre-feu sonore, sécurité, mineurs sur place, règles de prise de vue, et tout ce d'inhabituel que le client a écrit dans un email trois semaines plus tôt. Ce qui manque : exactement cette dernière phrase, parce qu'elle vivait dans une boîte mail et pas sur la feuille.
- 07
Bloc interne : prix et état des paiements
Total du devis, acompte reçu, solde dû et à quelle date, minimum de dépense, conditions d'annulation, et la commission d'une éventuelle agence apporteuse. Ce bloc existe pour que l'équipe commerciale et la direction lisent la même feuille que les opérations, et c'est le seul bloc qui ne doit jamais atteindre le traiteur ou le groupe. Ce qui manque : la feuille est exportée entière et le prestataire voit votre marge.
Diffuser des feuilles de fonction qui tiennent le jour J
Les lieux dont les jours J se déroulent sans accroc traitent la feuille de fonction comme un document piloté, pas comme une formalité : elle part d'une source validée, elle sort selon un calendrier, et chaque changement est répercuté avant que les équipes exécutent.
Partir du devis signé, pas de mémoire : le devis est l'accord validé, ses lignes sont donc les lignes de la feuille. Ce qui s'ajoute à la main doit être du détail opérationnel, pas une nouvelle prestation
Diffuser selon un calendrier : une version de travail environ une semaine avant, une version finale une fois l'effectif figé, et les mêmes destinataires à chaque fois pour que personne ne travaille sur une vieille impression
Garder deux publics sur une seule source : les équipes internes lisent la feuille complète, bloc financier compris ; les prestataires lisent un lien qui le masque. Deux exports d'un même document, jamais deux documents
À vérifier avant de diffuser la feuille
- Chaque ligne du déroulé a un horaire et un responsable, créneaux d'installation et de démontage compris
- Les quantités correspondent à l'effectif garanti et au dernier devis signé ou avenant
- Chaque partie prenante a la version à jour, et sait que c'est la bonne
Ce qui distingue les lieux qui maîtrisent leurs feuilles de fonction
La différence ne tient pas au modèle, mais au processus : une source par événement, un calendrier de diffusion connu, et le réflexe de régénérer la feuille dès que l'accord change. L'outil aide parce qu'il supprime l'étape de re-saisie où naissent les erreurs, et donne à chaque lecteur la même version à jour. C'est autour de cette discipline que la feuille de fonction de Joinways est construite.
La feuille existe, mais elle a été retapée de mémoire et elle est déjà périmée
La plupart des lieux produisent une forme de feuille de fonction. Le problème, c'est d'où elle vient : quelqu'un retape le devis signé dans un modèle Word une semaine avant l'événement, le client change le menu par email, la feuille ne suit pas, et le jour J la cuisine et la salle travaillent sur deux impressions différentes. Une feuille de fonction n'est utile que si elle est juste, à jour et identique dans toutes les mains.
- La feuille est retapée depuis le devis ligne par ligne : quantités et prestations dérivent de ce que le client a réellement validé
- Les changements convenus par email n'atteignent jamais la feuille : le cocktail se décale d'une demi-heure, vingt invités s'ajoutent, et la feuille affiche encore les anciens chiffres
- Plusieurs versions circulent en même temps : une sur le drive partagé, une imprimée pour la cuisine, une jointe à un email au traiteur
- Les prestataires reçoivent le dossier interne complet, données financières comprises, faute d'un moyen propre de ne partager que le contenu opérationnel
- Les événements multi-jours sont forcés dans un modèle d'une journée : les différences jour par jour restent dans la tête du coordinateur
La feuille est générée depuis le devis signé, pas écrite de mémoire
Dans Joinways, la feuille de fonction vit dans l'événement, à côté des emails, du devis et du planning. Vous la générez depuis le devis signé ou un PDF importé, relisez les sept sections, complétez horaires et responsables, puis la partagez en PDF en interne et par lien public aux prestataires. Quand le devis change, vous régénérez ou corrigez les lignes concernées, et tout le monde lit la version à jour.
Pages produit associées: Rapports
- Pré-remplie depuis le devis signé : les lignes correspondent déjà à votre catalogue d'articles, rien n'est retapé
- Sept sections, toutes modifiables après génération : déroulé, espaces, restauration, matériel, consignes, bloc financier
- Données par jour pour les événements multi-jours : salles, menus et effectifs sont saisis jour par jour
- Deux publics, une seule source : le PDF pour les équipes internes, un lien public pour les prestataires sans prix ni historique client
Ce qui a sa place sur la feuille, et ce qui ne l'a pas
La grille que le coordinateur vérifie avant de diffuser la feuille. Une ligne par section : ce qui y figure toujours, ce qui s'ajoute quand c'est utile, et ce qui relève d'un autre document.
| Section | Toujours sur la feuille | À ajouter si utile | Jamais sur la feuille |
|---|---|---|---|
| En-tête et contacts | Nom de l'événement, date, horaires, effectif garanti, contacts du jour J avec numéros de portable | Contact de l'agence, liste des VIP, effectif prévu et effectif garanti | L'historique CRM complet du client et ses événements passés |
| Déroulé | Chaque moment avec un horaire et un responsable, du déchargement au démontage | Créneau de répétition, ordre des intervenants, heure du coucher de soleil pour les photos en extérieur | Le déroulé commercial : quand le devis a été envoyé, lu, signé |
| Espaces, mises en place, restauration | Mise en place salle par salle, nombre de tables, type de service, menu par plat, quantités calées sur l'effectif garanti | Retournement entre deux configurations, repas enfants et prestataires, placement des allergies | Les prix des menus par personne et la marge sur chaque plat |
| Matériel, technique, consignes | Chaque élément avec quantité, source et heure de mise en place ; allergies, accès, couvre-feu sonore | Identifiants Wi-Fi, plan électrique, règles de prise de vue, brief sécurité | Les factures des prestataires et le tarif négocié avec le prestataire audiovisuel |
| Bloc financier | Total du devis, acompte reçu, date du solde, conditions d'annulation | Minimum de dépense, commission d'agence, extra accepté sur place | Tout élément financier sur la version prestataires de la feuille |
Ce qu'une feuille complète et à jour change le jour J
Ce que la feuille est conçue pour changer. Jugez sur vos propres événements pendant l'essai gratuit.
Zéro re-saisie
Le devis signé devient les lignes de la feuille. Le coordinateur relit et complète au lieu de recopier les prestations une à une dans un modèle.
Rien d'oublié
Les mêmes sept sections sur chaque feuille, quel que soit l'événement : le créneau d'installation, les repas des prestataires et le placement des allergies sont demandés à chaque fois.
Tout le monde lit la même version
PDF pour les équipes internes, lien public pour le traiteur et le groupe. Une version à jour, pas trois impressions concurrentes.
Chiffres donnés à titre illustratif : ils décrivent ce qu'un processus structuré est conçu pour permettre, et non des résultats clients mesurés par Joinways. Les résultats réels varient selon l'établissement.
Les mêmes sept sections, un contenu différent
Mariages, séminaires, tournages : la structure tient, les lignes changent.
Pages produit associées: Demandes · Événements
Un dîner de mariage assis
Cérémonie, cocktail, dîner, première danse, gâteau : le déroulé est minuté, la section restauration porte le menu par plat et le placement des allergies, et le lien prestataires part au traiteur, au fleuriste et au groupe.
Un séminaire d'entreprise sur trois jours
Plénière, ateliers, pauses et dîners changent chaque jour. Les données par jour gardent salles, mises en place, menus et effectifs justes pour chaque journée au lieu de les moyenner sur une feuille.
Un tournage ou une production de marque
La production envoie sa propre feuille de journée. Importez le PDF : l'IA extrait les créneaux et les lignes de matériel, vous ajoutez les règles d'accès du lieu, le plan électrique et le couvre-feu sonore dans la section consignes.
Un dîner d'entreprise pour 120 convives, du devis signé à la feuille diffusée
Point de départ
Un lieu de réception accueille le dîner annuel d'une entreprise : 120 convives, cocktail sur la terrasse, dîner assis dans la grande salle, discours, un DJ jusqu'à minuit. Le devis a été signé six semaines avant. Depuis, le client a décalé le cocktail de trente minutes et ajouté une table végétarienne, les deux par email.
Ce que fait la coordinatrice
Elle ouvre l'événement dans Joinways, génère la feuille de fonction depuis le devis signé, et les sept sections arrivent pré-remplies : le déroulé depuis le planning du devis, les deux espaces avec leurs mises en place, le menu par plat avec les quantités pour 120, les lignes DJ et son depuis le catalogue. Elle décale le cocktail, ajoute la table végétarienne dans les consignes, désigne le maître d'hôtel et le chef, et diffuse le PDF en interne le lundi. Le traiteur et le DJ reçoivent le lien public le jour même.
Ce que ça donne
Dans ce scénario, la feuille est diffusée en vingt minutes au lieu d'une heure, les deux changements reçus par email y figurent, et les prestataires lisent le contenu opérationnel sans voir le total du devis ni l'état de l'acompte. Le vendredi, l'effectif est figé à 118 et la version finale part aux mêmes personnes, depuis le même endroit.
Coordinatrice événementiel
Scénario illustratif : lieu de réception
Scénario illustratif fondé sur des résultats types observés en établissement, et non sur un client nommément identifié.
Questions fréquentes sur la feuille de fonction (BEO)
Qu'est-ce qu'une feuille de fonction (BEO) ?
Que signifie « event order » ?
Que veut dire BEO dans l'événementiel ?
Quelle différence entre un BEO et une feuille de fonction ?
Qui prépare la feuille de fonction et quand doit-elle partir ?
La feuille peut-elle changer après la signature du client ?
Existe-t-il un modèle de feuille de fonction à télécharger ?
Les tarifs sont publics : à partir de 49 € par lieu et par mois, essai gratuit 30 jours. Voir les tarifs
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