Feuilles de fonction et BEO

Le logiciel BEO qui part du devis signé

La feuille de fonction (BEO) est le document que cuisine, salle et prestataires lisent le jour J. Joinways la génère depuis le devis signé de l'événement : vous passez votre temps à orchestrer, pas à recopier des lignes dans un modèle.

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L'essentiel : ce qu'est un BEO

Un BEO (Banquet Event Order), ou feuille de fonction, est le document opérationnel d'un événement : il précise qui fait quoi, à quelle heure, avec quel matériel et quelles prestations, pour que cuisine, salle, technique et prestataires externes travaillent sur la même partition. Joinways le génère depuis le devis signé ou un document importé : vous relisez, complétez et partagez.

Une feuille de fonction par événement, générée avec l'IA depuis le devis signé ou un PDF importé
Trois blocs pré-remplis : le déroulé horaire (arrivée, service, fin), les lignes de prestation, et les notes opérationnelles pour les équipes
Données par jour pour les événements multi-jours : un séminaire avec des salles et des menus différents chaque jour a une feuille qui le reflète
Partage par export PDF ou lien public : le traiteur voit le contenu opérationnel, jamais vos données financières ni votre CRM
Inclus dès le plan Basic (49 € par lieu et par mois en facturation annuelle) ; inbox, événements et CRM sont sur le plan gratuit

Méthodologie : produire des BEO qui tiennent le jour J

Les lieux dont les jours J se déroulent sans accroc traitent le BEO comme un document piloté, pas comme une formalité : il part d'une source validée, il sort selon un calendrier connu, et chaque changement est répercuté avant que les équipes exécutent.

Partir du devis signé, pas de mémoire : le devis est l'accord validé, ses lignes sont donc les lignes de la feuille. Ce qui s'ajoute à la main doit être du détail opérationnel, pas une nouvelle prestation

Diffuser selon un calendrier : une version de travail aux équipes internes environ une semaine avant, puis une version finale confirmée avec la cuisine et les opérations dans les derniers jours, une fois les effectifs figés

Discipline de version : une seule feuille qui fait foi, mise à jour dès que le devis ou l'effectif change, rediffusée à tous ceux qui avaient la précédente. Un BEO périmé est pire que rien, parce que les équipes lui font confiance

À vérifier avant chaque événement

Chaque ligne clé a un responsable et un horaire, pas seulement une description
Le BEO correspond au dernier devis signé et au dernier effectif, vérifié dans les derniers jours avant l'événement
Chaque partie prenante (cuisine, salle, technique, prestataires externes) a la version à jour, et sait que c'est la bonne

Ce qui distingue les lieux qui maîtrisent leurs feuilles de fonction

La différence ne tient pas au modèle de document, mais au processus : une source de vérité unique par événement, un calendrier de diffusion connu, et le réflexe de mettre la feuille à jour dès que l'accord change. L'outil aide parce qu'il supprime l'étape de re-saisie où naissent les erreurs, et donne à chaque lecteur la même version à jour. C'est autour de cette discipline que la fonctionnalité BEO de Joinways est construite.

Ce qu'on observe sur le terrain

Le BEO existe déjà, mais c'est un copier-coller périmé le jour J

La plupart des lieux produisent déjà une forme de feuille de fonction. Le problème, c'est la méthode : quelqu'un retape le devis signé dans un modèle Word, le client change le menu, le document ne suit pas, et le jour J la cuisine travaille sur la version 2 pendant que la salle imprime la version 3. Un BEO n'est utile que s'il est juste et que tout le monde lit le même.

La feuille est retapée à la main depuis le devis : chaque prestation recopiée ligne par ligne, avec les erreurs de transcription qui vont avec
Les avenants au devis n'atteignent pas la feuille : le client décale le cocktail ou ajoute vingt convives, et le BEO affiche encore les anciens chiffres
Plusieurs versions circulent : une par email, une imprimée, une sur un drive partagé, et personne n'est sûr de laquelle fait foi
Les prestataires externes reçoivent le dossier interne complet, données financières comprises, faute d'un moyen propre de ne partager que le contenu opérationnel
Les événements multi-jours sont compressés dans un modèle d'une journée : les différences par jour (salles, menus, effectifs) restent dans la tête de quelqu'un

Comment Joinways répond

Un BEO par événement, généré depuis une source déjà validée

Dans Joinways, le BEO vit dans l'événement, à côté des emails, du devis et du calendrier. Vous le générez avec l'IA depuis le devis signé ou un PDF importé, relisez le pré-remplissage, complétez horaires et responsables, puis le partagez en PDF ou par lien public. Si le devis change avant l'événement, vous régénérez ou corrigez les lignes.

Pages produit associées: Clients

Pré-remplissage IA depuis le devis signé : ses lignes correspondent déjà à votre catalogue, rien à retaper
Trois blocs éditables : déroulé horaire, lignes de prestation, notes opérationnelles. Tout reste modifiable après génération
Données par jour pour le multi-jours : menus, salles ou effectifs différents selon les jours sont saisis comme tels
Partage maîtrisé : export PDF pour les équipes internes, lien public pour les prestataires externes, sans compte Joinways et sans exposer vos données financières

Ce que ça change

Ce que ça change pour vos jours J

Ce que la fonctionnalité BEO est conçue pour changer. Jugez sur vos propres événements pendant l'essai gratuit.

1 source

Zéro re-saisie

Le devis signé devient les lignes de la feuille. Vous relisez et ajustez au lieu de recopier les prestations une à une dans un modèle.

Par jour

Événements multi-jours

Un séminaire de trois jours a trois jours de données : salles, menus et effectifs jour par jour, au lieu d'une feuille moyennée.

1 lien

Tout le monde lit la même feuille

PDF pour les équipes internes, lien public pour le traiteur. Une version à jour, pas trois impressions concurrentes.

Chiffres donnés à titre illustratif : ils décrivent ce qu'un processus structuré est conçu pour permettre, et non des résultats clients mesurés par Joinways. Les résultats réels varient selon l'établissement.

Pensé pour les événements que les lieux gèrent vraiment

Mariages, séminaires, tournages : la même logique de feuille, un contenu différent.

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Mariages et réceptions privées

Cocktail à 18 h, dîner à 20 h, installation du groupe, lignes traiteur et son : le BEO transforme le devis signé en déroulé minuté que le maître d'hôtel et le traiteur suivent.

Séminaires d'entreprise multi-jours

Plénière, ateliers, pauses et déjeuners changent chaque jour. Les données par jour gardent salles, menus et effectifs justes pour chaque journée au lieu de les moyenner.

Tournages et productions

Les productions envoient leur propre feuille de journée. Importez le PDF : l'IA extrait les créneaux et les lignes de matériel, vous attribuez les responsables côté technique.

Scénario illustratif

Un lieu de réception qui a arrêté de retaper ses devis

Point de départ

Un château de réception accueille mariages et dîners d'entreprise. Chaque feuille de fonction était retapée depuis le devis signé dans un modèle Word : environ une heure par événement, plus les corrections à chaque changement de menu. Les prestataires recevaient le dossier interne complet par email.

Ce qui a été mis en place

L'équipe génère le BEO dans Joinways depuis chaque devis signé. L'IA pré-remplit le déroulé et les lignes ; la coordinatrice ajuste deux ou trois horaires, désigne le maître d'hôtel et le chef, puis envoie le PDF en interne et un lien public au traiteur.

Ce que ça donne

Dans ce scénario, la feuille est produite en quelques minutes au lieu d'une heure, suit le devis quand il change, et le traiteur lit le contenu opérationnel sans voir les prix ni l'historique client. Le gain n'est pas que du temps : c'est la même version dans toutes les mains.

Coordinatrice événementiel

Scénario illustratif : lieu de réception

Scénario illustratif fondé sur des résultats types observés en établissement, et non sur un client nommément identifié.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un BEO (Banquet Event Order) ?

Un BEO, ou feuille de fonction, est le document opérationnel qu'un lieu produit pour un événement donné. Il liste le déroulé horaire (arrivée, installation, service, fin), les prestations et lignes (traiteur, matériel, espaces) et les consignes opérationnelles, pour que cuisine, salle, technique et prestataires externes exécutent la même partition. On parle aussi de fiche technique événementielle ou de feuille de service.

Que doit contenir une feuille de fonction ?

Une feuille complète couvre trois blocs : le déroulé avec horaires précis et responsables ; les lignes de prestation (menus, boissons, matériel, configuration des salles) avec les quantités ; et les notes opérationnelles (régimes alimentaires, contraintes d'accès, contacts du jour J). L'effectif, la date et les espaces utilisés cadrent l'ensemble. Le financier reste sur le devis, pas sur le BEO.

Qui reçoit le BEO ?

Tous ceux qui exécutent l'événement : la cuisine, la salle, la technique et les prestataires externes comme le traiteur ou le prestataire son. Dans Joinways, les équipes internes reçoivent le PDF et les prestataires externes un lien public qui n'affiche que le contenu opérationnel, sans compte Joinways et sans données financières.

L'IA peut-elle générer le BEO ?

Oui. Dans Joinways, vous ouvrez l'onglet BEO de l'événement, choisissez une source (le devis signé ou un PDF à importer) et l'IA pré-remplit le déroulé, les lignes et les notes opérationnelles. Le devis signé donne le meilleur résultat : ses lignes correspondent déjà à votre catalogue. Tout reste modifiable : vous relisez, ajustez les horaires, désignez les responsables et enregistrez.

Comment ça marche pour un événement sur plusieurs jours ?

Le BEO gère des données par jour. Un séminaire de trois jours avec une configuration de salle, un menu ou un effectif différents chaque jour est saisi jour par jour, au lieu d'être compressé dans un modèle d'une seule journée. Le déroulé et les lignes de chaque journée restent distincts sur la feuille.

Le BEO est-il partagé automatiquement ? Où sont hébergées les données ?

Non, le partage reste votre décision : le BEO reste dans l'événement tant que vous n'exportez pas le PDF ou ne générez pas de lien public. Le lien n'affiche que le contenu opérationnel, ni vos tarifs ni votre CRM. Les données sont hébergées dans l'Union européenne, conformité RGPD par conception.