El historial del calendario guarda una entrada que pocos clientes ven: Opción 2 activada · tanteo enviado 05/06 · plazo 48 h. Esa línea decide si el sábado vuelve a estar en venta o si seguís esperando sin saber quién debe moverse primero.
Mantener, recordar y liberar un bloqueo de fechas es fijar duración, jerarquía (primera y segunda opción), seguimiento antes del vencimiento y liberación el mismo día si no llega firma ni pago. No tratamos aquí la doble reserva con dos contratos firmados: eso va en nuestro artículo sobre eliminar la doble reserva.
Opción comercial frente a contrato
La opción reserva la fecha para el organizador sin compromiso económico, durante un tiempo acotado. Para el espacio es cortesía, no venta. Hasta que no haya contrato y anticipo, la fecha sigue en tierra de nadie salvo que la política por escrito diga lo contrario.
El Código Civil, en su artículo 1454, describe las arras o señal en la compraventa: el contrato puede rescindirse con el comprador perdiéndolas o el vendedor devolviéndolas duplicadas. Un alquiler de espacio para eventos no es una compraventa; la palabra « señal » en un presupuesto no activa sola ese régimen. Lo que transforma la intención en reserva confirmada es contrato claro más anticipo, con la calificación que expliquen vuestras condiciones.
Sin regla escrita, la opción vive en la memoria de quien la puso. En la práctica, un espacio sin política arrastra varias opciones dormidas a la vez, a veces de semanas, mientras el organizador ya cerró en otro sitio.
El texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios regula los contratos con consumidores y usuarios : el régimen previsto debe permitir comprobar condiciones, reclamar y hacer valer garantías una vez existe contrato. Una opción por correo no sustituye ese contrato ; un evento corporativo B2B queda fuera de este marco. Conviene que lo prometido en la opción sea coherente con lo que luego firmáis.
Cuánto mantener la opción
La duración correcta sigue el tiempo real de decisión, no el plazo que pide el cliente por comodidad. A menos de treinta días del evento, en los espacios con los que trabajamos suele imponerse una opción corta, del orden de dos días laborables. Bodas lejanas y congresos aguantan más. Sábados calientes, menos.
| Formato | Duración habitual | Recordatorio | Al vencer |
|---|---|---|---|
| Reunión o formación | 2 a 5 días laborables | Víspera | Liberar + aviso |
| Conferencia de un día | 1 a 2 semanas | Mitad y víspera | Prórroga única o liberar |
| Boda o recepción | 2 a 3 semanas | Mitad y víspera | Anticipo o liberar |
| Fecha a < 30 días | ~2 días laborables | Llamada previa | Liberar sin prórroga |
El bloqueo encaja en la anatomía del ciclo de venta, normalmente tras enviar presupuesto. Acortar opciones en fechas escasas enlaza con el yield management en eventos.
Primera opción, segunda opción, tanteo
Primera petición: opción 1. Segunda: opción 2. Nunca más de dos sobre el mismo espacio. Si la segunda opción está lista para firmar y pagar, avisáis al titular de la primera: suele quedar una ventana de veinticuatro a cuarenta y ocho horas para confirmar con papeles y dinero o ceder.
- Decir el rango al poner la opción.
- Registrar el tanteo en el historial del calendario.
- Una sola prórroga, con nuevo vencimiento por escrito.
Seguimiento, liberación y anticipo
Programad el seguimiento al crear la opción. Mensaje factual: fecha, vencimiento, qué falta, qué pasa después. El tono sin presión está en nuestro artículo sobre seguimiento comercial sin acosar. Oldroyd, McElheran y Elkington, en el artículo The Short Life of Online Sales de Harvard Business Review, señalan que muchas empresas tardan demasiado en responder a solicitudes entrantes. El espacio, esta vez, es quien espera: caducar un bloqueo sin recordatorio deja al organizador en la misma niebla.
Liberar es el mismo día del vencimiento: estado disponible en el calendario de eventos y correo al organizador. Sin aviso, creerá que la fecha sigue bloqueada.
Reserva confirmada cuando hay presupuesto o contrato firmado y anticipo cobrado. En los espacios con los que trabajamos, el anticipo a la firma ronda el 30 % del presupuesto estimado. Cancelaciones y cambios de fecha pertenecen al contrato: cláusulas de anticipo y cancelación.
Joinways concentra vencimientos de opción y tareas de seguimiento en el CRM de demandas entrantes, alineado con los presupuestos, para que la fila del correo coincida con lo que ve recepción.
Preguntas habituales sobre bloqueos de fecha
- ¿Puedo cobrar por mantener una opción?
- Sí, si se anuncia antes y se imputa al presupuesto al confirmar. Muchos espacios mantienen opción gratuita breve; lo crítico es el vencimiento y el seguimiento.
- ¿Qué hago si vuelven tras liberar la fecha?
- Si sigue libre, nueva opción corta y reglas claras. Si ya está confirmada, decirlo y proponer otra fecha.
- ¿La firma del presupuesto basta?
- No para tratar la fecha como cerrada al resto del mercado. Firma más anticipo, y limpieza de la segunda opción el mismo día.