El cartel de la puerta anuncia una jornada de puertas abiertas, pero dentro la lista de invitados tiene veinte apellidos.
Son dos jornadas distintas. Un fam trip atrae a agencias y compradores de empresa cuando la visita la organiza el propio espacio y cada asiento tiene nombre. No cierra contratos antes del café, pero deja el recuerdo de unas salas montadas y un expediente que se reabre cuando llega un brief.
Qué llama fam trip el sector
El diccionario de IAPCO traduce familiarization trip como tour informativo: un viaje organizado para evaluar instalaciones, emplazamientos o servicios. MPI añade el corte útil: la site visit inspecciona un espacio antes de firmar; el FAM trip ayuda al planner a valorar un destino, un hotel o una sala, a menudo con reuniones de proveedores. Aquí hablamos de la jornada a la que invita el espacio; la visita del espacio con un brief concreto es otro trabajo.
Antes de la primera invitación, anota dos cifras: cuántas fichas técnicas saldrán hacia un destinatario concreto y cuántas peticiones podrás atribuir a la jornada a los seis y a los doce meses. No hay una tasa de referencia, porque ninguna lista se parece a otra y el seguimiento a veces se mantiene y a veces no.
Puertas abiertas, otro público
El fam trip es solo con invitación, para diez a veinte profesionales, mientras que las puertas abiertas reciben a más gente: empresas del barrio, colaboradores, a veces parejas que buscan fecha de boda. Sirven para una apertura o una reforma. El seguimiento se diluye porque los motivos no coinciden.
No mezcles los dos a la misma hora, porque el discurso no sirve para ambos públicos.
Quién merece la silla
El gasto en catering se justifica si en la sala hay gente que ya recomienda o compra. Las agencias de eventos, que guardan una lista corta. Las cuentas locales, por la asistente de dirección, comunicación o compras. Las oficinas de turismo y convention bureaux, que desvían peticiones de destino hacia salas que han pisado. El Spain Convention Bureau coordina, para sus destinos asociados, presentaciones o fam trips. Un espacio suelto no espera ese programa: escribe a la persona de relaciones con venues de tu bureau local.
El archivo de captación no basta. Hay que saber qué eventos coloca cada persona y cuándo se le habló por última vez. Una dirección genérica de reservas no ocupa un asiento. En la práctica, una parte de los confirmados no se presenta, así que se invita a más gente de la que cabe. La invitación continúa una prospección saliente ya empezada.
| Perfil | Por qué viene | Qué se lleva |
|---|---|---|
| Agencia | Recomienda salas cada mes cargado | Ficha y respuesta a su pregunta |
| Empresa local | Organiza seminarios y cenas | Un off-site condensado |
| Convention bureau | Orienta demandas de destino | Visita corta y disponibilidad |
Cómo se escribe el correo
Sale de quien va a acompañar, nombra a los demás, resume las dos horas y dice por qué ese edificio encaja con lo que esa persona ya organiza. Una propuesta de fecha sin programa se descarta de un vistazo.
Tres semanas llegan para un desayuno de asistentes. Las agendas de agencia, por lo que vemos, se cierran mucho antes: seis semanas para ellas y para las grandes cuentas. A los diez días se llama a quien no ha contestado, por pura rutina. Con menos de tres semanas de antelación, la sala se queda medio vacía.
El programa en tiempo real
El café se sirve donde esperan los clientes; después, veinte minutos en la sala grande con la megafonía real, un taller breve en una sala anexa y una degustación montada como para un grupo de pago, con dos minutos de presentación. Luego llegan las preguntas: accesos, aforos, horarios, qué va en el alquiler y qué es extra.
Entre noventa minutos y media jornada, de martes a jueves, de 9:30 a 12:30 o por la tarde con una copa; si dura más, las agencias dejan de mandar a nadie. Fotografía las salas mientras están montadas. Esas imágenes pasan al banco de fotos del espacio, pero colgar el retrato de alguien en la portada de la web exige otro consentimiento, por escrito.
Comida, IVA, horas
La comida es lo que más mueve el presupuesto. Un almuerzo sentado lo encarece, mientras que una degustación de pie del catering que ya trabaja en las salas enseña la misma cocina por menos. El técnico y el florista a veces reparten la partida: ven a los mismos compradores. Con veinte invitados y degustación, la salida de caja suele quedar por debajo de una jornada de reunión confirmada entre semana. El tiempo, en cambio, no aparece en ninguna factura, aunque se vayan en ello varias tardes repartidas en dos meses.
El IVA sobre lo que se ofrece no es un apunte menor. La Agencia Tributaria excluye de la deducción, salvo excepciones tasadas, las cuotas soportadas en alimentos y bebidas y en bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o terceros. Las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor no tienen esa consideración. Habla con el asesor antes de dar por recuperable el impuesto. El coste de la jornada se cuenta en euros y en horas.
Fotos y propia imagen
La Ley Orgánica 1/1982 trata como intromisión ilegítima, salvo los casos del artículo 8.2, la captación, reproducción o publicación de la imagen de una persona, y también el uso del nombre, la voz o la imagen para fines publicitarios o análogos. Un consentimiento para estar en la sala no autoriza un uso publicitario. El consentimiento ha de ser expreso; la ley permite revocarlo, así que guarda ese consentimiento por escrito.
En un grupo, el plano general sin caras aisladas da menos fricción. Para poner el retrato de un planner en la portada de la web, hace falta su autorización firmada.
Qué contar a los doce meses
En menos de cuarenta y ocho horas, cada asistente recibe un mensaje que retoma la pregunta que hizo en el pasillo y adjunta aforos, plano, accesos y tarifas orientativas. La procedencia se anota el mismo día. Una herramienta de seguimiento de peticiones como Joinways deja esa fuente en el contacto si la escribes en caliente.
Una fecha que mencionaron se retoma al mes. A los tres, nada si no hay novedad: una sala libre, un montaje nuevo, una reseña de un seminario recién celebrado. Quien reserva después entra en la fidelización desde el primer evento.
Tres cuentas, a seis y a doce meses: invitados que respondieron al menos una vez; peticiones suyas o de alguien a quien enviaron; eventos confirmados y su importe. Pregunta en cada petición nueva cómo conocieron el espacio. Y anótalo, porque en eventos de empresa el brief tarda meses en llegar y el organizador compara varios espacios a la vez: el fam trip sirve para estar en esa lista con un recuerdo concreto.
Si un correo menciona la jornada, no entra en la cola general: se contesta en cuanto se lee.
Dos dudas que llegan después del primer fam trip
- ¿Se puede publicar en la web la cara de un planner que vino al fam trip?
- La Ley Orgánica 1/1982 trata como intromisión la publicación de la imagen, y también su uso publicitario. Haber estado en la sala no autoriza un retrato en la home. Hace falta un consentimiento expreso, que la ley permite revocar, así que conviene guardarlo por escrito. El plano general del grupo, sin caras aisladas, da menos fricción.
- ¿Existe una tasa de conversión típica de un fam trip?
- No hay una tasa de referencia. Depende de la lista y de si el seguimiento sigue a los tres meses. Cuenta contactos activos, peticiones atribuibles y valor confirmado frente al coste, tiempo incluido. Si a los doce meses no hay peticiones, la causa suele ser la lista o el silencio posterior, no el canapé.
