Tâches et relances

Dans l'événementiel, les ventes se gagnent à la relance. Entre la visite d'un couple de mariés, l'envoi d'un devis et la confirmation d'un séminaire, ce sont des dizaines de petits engagements qui s'accumulent — et un seul oubli peut faire basculer un client vers un concurrent. Les tâches de Joinways transforment vos « il faut que je rappelle » en actions datées, assignées et impossibles à oublier, directement rattachées au dossier de l'événement concerné.

Plutôt qu'un carnet de notes ou une boîte mail saturée, vous disposez d'une liste de tâches centralisée où chaque action a un titre, une échéance, un responsable, une priorité et un statut. Toute l'équipe voit qui fait quoi, et rien ne tombe entre les mailles du filet.

Prérequis

Avant de créer vos premières tâches, assurez-vous de réunir les éléments suivants.

• Un compte Joinways actif avec accès à votre espace de travail.
• Au moins un événement créé, si vous souhaitez rattacher la tâche à un dossier précis.
• Les membres de votre équipe invités dans l'espace, afin de pouvoir leur assigner des tâches.
• Vos notifications activées si vous voulez être alerté à l'approche des échéances.

Ce que vous allez apprendre

• Créer une tâche rattachée à un événement
• L'assigner à un membre de l'équipe et lui donner une échéance
• Définir une priorité et faire évoluer son statut
• Filtrer et retrouver vos tâches du jour
• Automatiser les relances récurrentes

Créer une tâche

Une tâche peut être créée seule ou rattachée à un événement. Le rattachement est la pratique recommandée : la tâche apparaît alors dans le dossier de l'événement, à côté du devis, des notes et des fichiers, ce qui donne une vision complète de l'avancement du dossier.

1. Ouvrez l'événement concerné, puis rendez-vous dans sa section Tâches.
2. Saisissez un intitulé clair décrivant l'action attendue (par exemple « Relancer le devis »).
3. Choisissez une échéance : la date à laquelle l'action doit être réalisée.
4. Désignez un responsable parmi les membres de l'équipe.
5. Définissez une priorité (faible, moyenne, haute ou urgente) pour aider chacun à arbitrer.
6. Enregistrez : la tâche apparaît avec le statut À faire, prête à être suivie jusqu'à sa réalisation.

Assigner et prioriser

L'assignation répond à une question simple : qui agit ? Sans responsable désigné, une tâche risque de rester orpheline. La priorité, elle, indique à l'équipe l'ordre dans lequel traiter les actions lorsqu'une journée est chargée.

1. Sélectionnez le membre responsable : il devient le propriétaire de la tâche.
2. Choisissez la priorité adaptée à l'enjeu commercial : une relance de devis chaud passe en haute ou urgente.
3. Le responsable retrouve la tâche dans sa propre liste et reçoit une alerte à l'approche de l'échéance.

Faire évoluer le statut

Le statut reflète l'avancement réel de la tâche. Le faire évoluer permet à toute l'équipe de savoir, d'un coup d'œil, ce qui est en cours, ce qui attend une réponse et ce qui est terminé.

1. Passez la tâche En cours quand vous commencez à la traiter.
2. Basculez-la en En attente si elle dépend d'une réponse du client ou d'un fournisseur.
3. Marquez-la Terminée une fois l'action réalisée, ou Annulée si elle n'a plus lieu d'être.

Référence : champs et états d'une tâche

Une tâche Joinways s'appuie sur un ensemble de champs structurés. Les connaître permet de remplir vos tâches de façon cohérente et de les filtrer efficacement.

• Intitulé : le titre de la tâche, qui décrit l'action attendue.
• Échéance : la date (et heure) à laquelle la tâche doit être réalisée.
• Responsable : le membre de l'équipe à qui la tâche est assignée.
• Événement rattaché : le dossier auquel la tâche est liée, ce qui la fait vivre dans le contexte de l'événement.
• Priorité : faible, moyenne, haute ou urgente.
• Statut : À faire, En cours, En attente, Terminée ou Annulée.
• Description et notes : un complément libre pour préciser le contexte ou les consignes.

Côté priorités, l'échelle complète va de la plus basse à la plus haute.

• Faible : action sans urgence, à traiter quand le temps le permet.
• Moyenne : priorité par défaut, niveau standard.
• Haute : action importante à traiter en priorité dans la journée.
• Urgente : action critique à ne pas reporter, comme une relance sur un devis chaud.

Côté statuts, le cycle de vie complet est le suivant.

• À faire : la tâche est créée et attend d'être prise en charge.
• En cours : le responsable a commencé à la traiter.
• En attente : la tâche est bloquée par un tiers (client, fournisseur, validation).
• Terminée : l'action a été réalisée.
• Annulée : la tâche n'a plus de raison d'être et est écartée du flux actif.

Retrouver et filtrer vos tâches

Au-delà du dossier de chaque événement, vous pouvez consulter l'ensemble de vos tâches et les filtrer pour vous concentrer sur l'essentiel.

• Par responsable : pour voir uniquement vos tâches ou celles d'un collègue.
• Par échéance : pour isoler les tâches du jour ou de la semaine.
• Par statut : pour ne voir que ce qui est encore À faire ou En attente.
• Par priorité : pour faire remonter les actions urgentes et hautes.
• Par événement : pour rassembler toutes les actions d'un même dossier.

Comment ça marche

Chaque tâche est un enregistrement structuré relié à votre espace de travail et, le plus souvent, à un événement. Lorsque vous renseignez une échéance et un responsable, Joinways s'appuie sur vos paramètres de notification pour déclencher des alertes à l'approche de la date.

Le changement de statut est instantané et visible par toute l'équipe : dès qu'une tâche passe de En cours à Terminée, elle sort de la liste des actions à traiter. Les filtres s'appuient sur ces mêmes champs pour vous offrir, à tout moment, une vue ciblée de votre charge de travail.

Enfin, les automatisations peuvent créer des tâches à votre place selon des règles : par exemple générer une relance datée après l'envoi d'un devis. La tâche ainsi créée se comporte exactement comme une tâche manuelle, avec son échéance, son responsable et son statut.

Cas particuliers

Quelques situations méritent une attention particulière dans la gestion des tâches.

• Tâche non rattachée : une tâche peut exister sans événement (action interne, administrative) ; elle reste alors dans votre liste générale.
• Tâche sans échéance : elle reste valide mais ne déclenchera aucun rappel ; pensez à dater les actions importantes.
• Échéance dépassée : une tâche non terminée dont la date est passée apparaît en retard pour signaler le risque.
• Tâche en attente : utilisez ce statut plutôt que de la laisser En cours quand vous dépendez d'un tiers, pour distinguer l'attente d'un vrai blocage.

💡 Astuce : créez une automatisation qui génère une tâche « relancer le devis » 48 h après l'envoi si rien n'est signé. Vous ne reposez plus sur votre mémoire pour relancer au bon moment.

Bonnes pratiques

• Transformez chaque promesse client en tâche datée, dès la fin de l'appel ou de la visite.
• Revoyez vos tâches du jour chaque matin, filtrées par échéance et par priorité.
• Donnez toujours un responsable : une tâche sans propriétaire est une tâche oubliée.
• Rédigez des intitulés orientés action (« Relancer », « Confirmer », « Envoyer ») plutôt que vagues.
• Automatisez les relances standards pour libérer votre attention pour les cas complexes.
• Mettez à jour le statut en temps réel pour que l'équipe garde une vision fiable.

Dépannage

Problème : je ne reçois aucun rappel pour mes tâches.

Cause : soit la tâche n'a pas d'échéance, soit vos notifications sont désactivées.

Solution : ajoutez une date d'échéance et vérifiez vos paramètres de notifications.

Problème : une tâche n'apparaît pas dans le dossier de l'événement.

Cause : la tâche a été créée sans rattachement à l'événement.

Solution : modifiez la tâche pour la relier à l'événement concerné.

Problème : un collègue ne voit pas la tâche que je lui ai assignée.

Cause : le responsable sélectionné n'est pas le bon membre, ou le collègue filtre sa liste.

Solution : vérifiez le responsable assigné et demandez-lui de retirer ses filtres de statut ou de priorité.

Exemple concret

Après une visite, l'organisateur crée 3 tâches rattachées au dossier : envoyer le devis (J+1, priorité haute, responsable lui-même), relancer (J+4, priorité moyenne), confirmer le menu avec le traiteur (J+10, priorité moyenne, responsable la cheffe de cuisine). Chaque échéance déclenche une alerte, et aucune étape ne passe à la trappe.

Autre exemple

Pour un séminaire d'entreprise, le commercial assigne une tâche « Valider le plan de salle » au responsable technique avec une priorité urgente et une échéance à J-3. Le responsable la passe En attente le temps que le client confirme le nombre de participants, puis En cours, puis Terminée une fois le plan figé — l'équipe suit l'avancement sans relancer personne.

FAQ

Reçoit-on un rappel ? Selon vos notifications, vous êtes alerté à l'approche de l'échéance, à condition que la tâche ait une date.

Une tâche doit-elle obligatoirement être liée à un événement ? Non, le rattachement est optionnel, mais il est recommandé pour garder le contexte du dossier.

Quelles sont les priorités disponibles ? Faible, moyenne, haute et urgente.

Quels statuts peut prendre une tâche ? À faire, En cours, En attente, Terminée et Annulée.

Puis-je réassigner une tâche ? Oui, modifiez la tâche et changez le responsable à tout moment.

Comment retrouver uniquement mes tâches du jour ? Filtrez par responsable et par échéance pour isoler les actions de la journée.

Les automatisations peuvent-elles créer des tâches ? Oui, vous pouvez configurer des règles qui génèrent automatiquement des relances datées.

Voir aussi

• Créer un événement
• Créer votre premier workflow
• Paramètres de notifications