Exemples de workflows à copier
Une bibliothèque de workflows prêts à copier pour votre lieu de réception : relances, confirmations, rappels et remerciements.
Une automatisation suit toujours la même structure : un déclencheur, une condition optionnelle, une action, et parfois un délai. Plutôt que de partir d'une page blanche, cet article vous donne cinq workflows éprouvés que vous pouvez recréer tels quels pour votre lieu de réception, puis adapter à votre activité. Chaque recette est décrite brique par brique, avec la raison pour laquelle elle fonctionne et la marche à suivre pour la construire.
Prérequis
Avant de copier une recette, assurez-vous d'avoir réuni les éléments suivants. Ils garantissent que le workflow se déclenche au bon moment et envoie le bon message.
- Disposer d'un accès aux automatisations dans votre espace de travail Joinways.
- Avoir une adresse d'envoi connectée pour les emails sortants.
- Connaître la structure de base déclencheur → condition → délai → action.
- Avoir préparé le contenu des emails dans votre ton, avant d'activer le workflow.
- Disposer d'un dossier de test (demande, devis ou événement réel) pour vérifier le comportement.
Ce que vous allez apprendre
- Le détail de chacune des cinq recettes : son déclencheur, sa condition éventuelle, son délai et son action.
- Pourquoi chaque recette est utile et à quel moment du dossier elle intervient.
- Comment construire chaque workflow étape par étape.
- Comment adapter une recette existante à votre propre processus.
- Comment dépanner un workflow qui ne se déclenche pas ou envoie au mauvais moment.
1. Relancer une demande sans réponse
C'est la recette la plus rentable : un client à qui vous avez envoyé un devis l'oublie souvent dans sa boîte de réception. Une relance automatique après 48 h le ramène dans le dossier sans que vous ayez à y penser. Voici comment elle se compose.
Déclencheur — un devis a été envoyé au client.
Condition — aucune réponse du client.
Délai — 48 h après l'envoi.
Action — envoyer un email de relance courtois.
- Choisissez le déclencheur « devis envoyé ».
- Ajoutez la condition « aucune réponse du client » pour éviter de relancer quelqu'un qui a déjà répondu.
- Réglez le délai sur 48 heures après l'envoi.
- Rédigez l'email de relance, court et poli, puis activez le workflow.
2. Confirmer après signature
Dès qu'un client signe, plusieurs gestes doivent suivre immédiatement : le rassurer, déclencher la facturation et prévenir l'équipe. Cette recette enchaîne ces trois actions sans délai, pour que rien ne traîne après la décision du client.
Déclencheur — un devis est signé par le client.
Action — envoyer un email de confirmation, générer la facture et notifier l'équipe.
- Choisissez le déclencheur « devis signé ».
- Aucune condition n'est nécessaire : la signature suffit à lancer la suite.
- Laissez le délai à zéro pour une réaction immédiate.
- Enchaînez les actions : email de confirmation, génération de facture, notification d'équipe.
3. Rappel d'acompte
Un acompte non réglé fait dériver la trésorerie et le planning. Cette recette envoie un rappel courtois quelques jours avant l'échéance, mais seulement si l'acompte n'a pas encore été reçu — vous n'ennuyez jamais un client déjà à jour.
Déclencheur — une facture est émise.
Condition — l'acompte n'est pas encore réglé.
Délai — quelques jours avant l'échéance.
Action — envoyer un rappel courtois avec le montant et la date limite.
- Choisissez le déclencheur « facture émise ».
- Ajoutez la condition « acompte non réglé ».
- Réglez le délai pour qu'il tombe quelques jours avant la date limite.
- Rédigez le rappel en incluant le montant et la date d'échéance, puis activez.
4. Remerciement après l'événement
Le lendemain de l'événement est le meilleur moment pour remercier le client, alors que l'expérience est encore fraîche. C'est aussi l'occasion idéale de solliciter un avis, qui nourrira votre réputation pour les demandes futures.
Déclencheur — la date de l'événement est passée.
Délai — J+1 (le lendemain de l'événement).
Action — envoyer un email de remerciement et inviter le client à laisser un avis.
- Choisissez le déclencheur basé sur la date de l'événement passée.
- Réglez le délai sur J+1.
- Rédigez un email chaleureux qui remercie et invite à laisser un avis.
- Activez le workflow et vérifiez sur un événement récent.
5. Alerter sur une demande à fort potentiel
Toutes les demandes ne se valent pas. Cette recette repère les demandes à fort potentiel — gros budget ou date premium — et prévient l'équipe en interne pour qu'elles soient traitées en priorité, avant la concurrence.
Déclencheur — une nouvelle demande est reçue.
Condition — budget élevé ou date premium.
Action — notifier l'équipe en interne pour un suivi prioritaire.
- Choisissez le déclencheur « nouvelle demande reçue ».
- Ajoutez la condition sur le budget ou la date premium.
- Choisissez l'action de notification interne plutôt qu'un email client.
- Activez et confirmez que l'équipe reçoit bien l'alerte.
Adapter une recette à votre processus
Une recette n'est qu'un point de départ. Vous pouvez modifier n'importe lequel de ses blocs pour coller à votre fonctionnement, à condition de garder la structure déclencheur → condition → délai → action cohérente.
- Changez le délai pour relancer plus tôt ou plus tard que les valeurs proposées.
- Ajoutez ou retirez une condition pour cibler plus finement les dossiers concernés.
- Remplacez le contenu de l'email par votre propre texte et votre signature.
- Combinez plusieurs actions dans une même recette, comme dans la confirmation après signature.
Référence : briques disponibles
Chaque recette se construit à partir de quatre briques. Voici leur rôle en une ligne.
Déclencheur — l'événement qui démarre le workflow (devis envoyé, devis signé, facture émise, date passée, nouvelle demande).
Condition — un filtre optionnel qui décide si l'action a lieu (absence de réponse, acompte impayé, budget élevé, date premium).
Délai — le temps d'attente avant l'action (immédiat, 48 h, quelques jours avant l'échéance, J+1).
Action — ce qui est exécuté (envoyer un email, générer une facture, notifier l'équipe).
Comment ça marche
Lorsqu'un déclencheur se produit, le workflow vérifie d'abord la condition s'il y en a une. Si la condition est remplie, il attend le délai configuré, puis exécute l'action. Tout cela se déroule en arrière-plan, sans intervention de votre part une fois le workflow activé.
Si la condition n'est pas remplie au moment de la vérification, l'action n'a pas lieu : c'est ce qui évite de relancer un client qui a déjà répondu ou de réclamer un acompte déjà payé.
Cas particuliers
Certaines situations méritent votre attention avant d'activer une recette.
- Si le client répond pendant le délai de relance, la condition « aucune réponse » empêche l'envoi : le workflow respecte la réalité du dossier.
- Si l'acompte est payé juste avant l'échéance, le rappel ne part pas, car la condition « acompte non réglé » n'est plus vraie.
- Pour la confirmation après signature, l'enchaînement d'actions s'exécute en une fois ; vérifiez que chaque action est bien configurée avant d'activer.
💡 Astuce : commencez par un seul workflow, testez-le sur une vraie situation, puis ajoutez les suivants. Vous garderez ainsi le contrôle sur ce que reçoivent vos clients.
Bonnes pratiques
- Activez les recettes une par une plutôt que toutes en même temps.
- Adaptez systématiquement le ton des emails à votre marque avant d'activer.
- Vérifiez chaque recette sur un dossier de test réel avant la mise en production.
- Documentez en interne quelles recettes sont actives pour que toute l'équipe le sache.
Dépannage
Problème — le workflow ne se déclenche pas.
- Cause : le déclencheur choisi ne correspond pas à l'événement réel, ou le workflow n'est pas activé.
- Solution : vérifiez que le bon déclencheur est sélectionné et que le workflow est en statut actif.
Problème — l'email part au mauvais moment.
- Cause : le délai est mal réglé ou calculé à partir d'une date inattendue.
- Solution : revérifiez la valeur du délai et la date de référence (envoi, échéance, date d'événement).
Problème — un client déjà à jour reçoit quand même un rappel.
- Cause : la condition est absente ou mal configurée.
- Solution : ajoutez ou corrigez la condition (aucune réponse, acompte non réglé) pour filtrer ces cas.
Exemple concret
Vous envoyez un devis pour un mariage le lundi matin. Aucun retour mardi. Mercredi, 48 h après l'envoi, la recette de relance détecte l'absence de réponse et envoie un email courtois. Le client, qui avait oublié, répond dans l'heure et la conversation reprend.
Autre exemple
Un client signe son devis vendredi soir. Immédiatement, la recette de confirmation envoie l'email de confirmation, génère la facture et notifie l'équipe. Le lundi, tout le monde sait déjà que le dossier est confirmé et la facturation est lancée, sans aucune saisie manuelle.
FAQ
Puis-je activer plusieurs recettes en même temps ?
Oui, mais il est conseillé d'en activer une à la fois au début, le temps de vérifier chaque comportement.
Que se passe-t-il si je modifie un email après activation ?
Les envois suivants utilisent la nouvelle version ; les envois déjà partis ne sont pas affectés.
La relance part-elle si le client a déjà répondu ?
Non : la condition « aucune réponse » bloque l'envoi dès qu'une réponse est détectée.
Puis-je changer le délai d'une recette ?
Oui, le délai est entièrement modifiable, plus court ou plus long que la valeur proposée.
La recette de confirmation génère-t-elle vraiment la facture ?
Oui, la génération de facture fait partie de l'action de cette recette, en plus de l'email et de la notification.
Comment tester une recette sans gêner un vrai client ?
Utilisez un dossier de test (votre propre adresse ou un dossier interne) avant de l'appliquer aux clients.
Puis-je désactiver une recette temporairement ?
Oui, vous pouvez désactiver un workflow à tout moment ; il cessera de se déclencher jusqu'à réactivation.
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