Exemples de workflows à copier
Les quatre modèles prêts à l'emploi et trois recettes à reproduire : relance devis, rappel avant l'événement, formulaire client de la fiche de fonction.
Mis à jour le
Vous n'avez pas à inventer vos premiers workflows. Joinways livre quatre modèles déjà branchés sur le bon déclencheur, le bon délai et un email rédigé, pour les moments où un lieu perd le plus de temps.
Cet article décrit chaque modèle tel qu'il est livré, puis trois recettes à reproduire vous-même, dont deux autour de la fiche de fonction. Tout se modifie ensuite.
Ce que vous allez apprendre
- Ce que contient chacun des quatre modèles.
- Construire une relance du formulaire client de la fiche de fonction.
- Prévenir l'équipe quand la fiche de fonction n'est pas partie.
- Adapter un modèle sans vous tromper.
Prérequis
- Offre Pro ou essai, rôle Propriétaire ou Administrateur.
- Pour les emails : la boîte du responsable de l'événement connectée dans « Réglages » > « Ma boîte mail ».
- Pour les recettes fiche de fonction : un formulaire client créé sur le lieu. Voir Préparer une fiche de fonction.
1. Où trouver les modèles
« Réglages » > « Automatisations », onglet « Workflows » : les modèles sont dans le bloc « Modèles prêts à l'emploi », sous la liste. Un clic crée le workflow en pause et l'ouvre dans l'éditeur. La séquence de relance devis crée ses trois workflows d'un coup et reste sur la liste.
2. Feedback J+2 post-événement
Deux jours après la fin d'un événement confirmé, le client reçoit un message court qui demande comment cela s'est passé, pendant que le souvenir est frais.
- Déclencheur : « Fin d'un événement », statut Confirmé.
- Délai : 2 jours.
- Condition : « Email du contact » « est renseigné ».
- Action : un email qui reprend le titre de l'événement, le nom du client et le nom du lieu.
3. Rappel avant événement
Une semaine avant un événement confirmé, le client est invité à transmettre ses derniers détails : nombre d'invités définitif, horaires, contraintes.
- Déclencheur : « Événement à venir », statut Confirmé.
- Délai : 7 jours avant le début, à 9 h dans le fuseau du lieu.
- Condition : « Email du contact » « est renseigné ».
- Action : un email avec le titre et {event_date}, qui affiche la plage complète pour un événement sur plusieurs jours.
4. Accusé de réception à la création de l'événement
Dès qu'un événement est créé (demande convertie ou saisie à la main), le client reçoit la confirmation que sa demande est bien prise en compte.
- Déclencheur : « Événement créé », statut En option.
- Délai : aucun. L'envoi part au passage horaire suivant, entre 8 h et 21 h heure locale.
- Condition : « Email du contact » « est renseigné ».
- Action : l'email d'accusé de réception.
Il surveille les événements, pas les Demandes : une demande non convertie ne le déclenche pas.
5. Relance devis (séquence)
Le seul modèle qui crée plusieurs workflows. Il suit un devis envoyé toujours en attente, puis rend la main à un humain.
- J+3, à 10 h : un premier email, si le contact a une adresse.
- J+7, à 10 h : un second email, même condition.
- J+12 : une tâche de priorité Haute sur l'événement, échéance le lendemain, et une notification au responsable.
Dès que le client accepte, signe ou refuse, que le devis est remplacé par un avenant ou que l'événement passe en Perdu ou Annulé, la séquence s'arrête d'elle-même. Sur une demande venue d'une plateforme qui garde la relation client (Kactus, Funbooker), les emails sont « Ignoré » ; la tâche et la notification du J+12 restent.
Astuce : réécrivez les trois emails avec vos mots avant d'activer la séquence. Un modèle qui se lit comme un modèle convainc moins qu'une relance écrite par vous.
6. Recette : relancer le formulaire client de la fiche de fonction
Le client doit remplir son formulaire (menus, régimes, horaires) avant que vous finalisiez la fiche de fonction. Ce workflow le relance seulement s'il ne l'a pas encore fait.
- Déclencheur : « Événement à venir », statut Confirmé.
- Délai : 21 jours avant le début, à 9 h.
- Conditions : « Email du contact » « est renseigné » ; « Formulaire client de la fiche de fonction » « n'est pas encore rempli ».
- Action : un email avec {beo_form_link} et {event_date}.
La condition est vérifiée au moment d'agir : un client qui remplit son formulaire entre-temps ne reçoit rien. Dupliquez la règle à J-14 et J-7 pour une seconde et une troisième relance.
7. Recette : prévenir l'équipe que la fiche de fonction n'est pas partie
Cinq jours avant l'événement, si la fiche de fonction n'a jamais été envoyée, le responsable reçoit une tâche pour la finaliser.
- Déclencheur : « Événement à venir », statut Confirmé.
- Délai : 5 jours avant le début, à 9 h.
- Condition : « Fiche de fonction » « n'a jamais été envoyé ».
- Action : « Créer une tâche », priorité Haute, échéance « Dans N jours » à 0, avec {beo_team_link} dans la description pour ouvrir la fiche complète.
{beo_team_link} donne accès aux notes internes : gardez-le pour les tâches et les notifications, jamais pour un email au client.
8. Recette : un message de bienvenue après la signature
- Déclencheur : « Événement confirmé », statut Confirmé (pas de délai).
- Condition : « Email du contact » « est renseigné ».
- Action : un email de bienvenue, éventuellement avec {beo_client_link} pour que le client suive sa fiche de fonction.
La signature du devis confirme l'événement, sauf si « Confirmer l'événement à la signature » est désactivé dans l'onglet « Intégrées » : le message part alors quand vous cliquez sur « Valider la réservation ».
Adapter un modèle
Une fois créé, un modèle est un workflow ordinaire : chaque étape se modifie, et plus rien ne le relie à l'original.
- Changez le délai et l'« Heure d'exécution préférée ».
- Resserrez avec une condition sur le type d'événement, le lieu, le nombre de participants ou le responsable.
- Réécrivez l'objet et le message, ou activez « Rédaction par IA ».
- Ajoutez une action : une tâche, une notification ou un webhook.
Ce qu'aucune recette ne peut faire
Il n'y a pas de déclencheur sur une facture émise ou un paiement, ni de condition sur un montant ou un acompte : une relance d'acompte ne s'automatise pas ici. Pour préparer des relances que vous validez une à une, demandez plutôt une tâche programmée à l'Agent Joinways.
Exemple : un domaine de mariages
Un domaine active l'accusé de réception, la séquence devis et la relance du formulaire client à J-21. Chaque couple reçoit un accusé dans l'heure, ses devis sont relancés deux fois, et le formulaire n'est réclamé qu'à ceux qui ne l'ont pas rempli. Le premier mois, personne n'a écrit une relance à la main.
Dépannage
Le modèle est créé mais rien ne part
Cause : un modèle arrive en pause, volontairement. Solution : relisez-le, puis activez-le.
L'email de feedback ne part jamais
Cause : le modèle ne couvre que les événements Confirmés. Solution : élargissez les « Statuts concernés » ou confirmez vos événements.
La relance du formulaire client est « Ignoré »
Cause : le client a déjà rempli le formulaire, ou le lieu n'a pas de formulaire client. Solution : rien à faire dans le premier cas ; dans le second, créez le formulaire dans les réglages du lieu.
La séquence devis s'est arrêtée après le premier email
Cause : le client a répondu (accepté, signé ou refusé). Solution : rien à faire ; regardez le statut du devis.
Questions fréquentes
Combien y a-t-il de modèles ?
Quatre : « Feedback J+2 post-événement », « Rappel avant événement », « Accusé de réception à la création de l'événement » et « Relance devis (séquence) ».
Pourquoi la séquence devis crée-t-elle trois workflows ?
Chaque étape a son propre délai. Vous pouvez en mettre une en pause sans toucher aux deux autres.
Les emails des modèles sont-ils dans ma langue ?
Dans la langue de votre interface au moment de la création. Réécrivez-les dans la langue de vos clients si elle diffère.
Puis-je utiliser un modèle deux fois ?
Oui. Recréez-le et resserrez chaque copie avec une condition, par exemple une par lieu.
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