Créer et utiliser des modèles d'email

Une première réponse à une demande, l'email qui accompagne un devis, l'envoi du formulaire de la fiche de fonction au client : ces messages se ressemblent d'un événement à l'autre. Les retaper prend du temps, et un prénom oublié ou une date mal recopiée se voit tout de suite.

Les modèles d'email sont partagés par toute l'équipe. Leurs variables ({{contact_first_name}}, {{event_date}}, {{quote_link}}…) se remplissent avec la demande ou l'événement au moment de rédiger, et un lien peut pointer vers le devis, la facture ou la fiche de fonction sans coller d'adresse.

Ce que vous allez apprendre

• Lire la page « Modèles d'email » et partir des modèles suggérés.
• Créer un modèle avec des variables et des liens.
• Choisir le modèle par défaut de chaque catégorie.
• Savoir où chaque modèle est repris.

Prérequis

• Un rôle propriétaire ou administrateur pour créer et modifier les modèles. Les autres rôles les utilisent sans pouvoir les modifier.
• Pour envoyer les emails : une boîte connectée, la vôtre ou une boîte partagée par un coéquipier.

1. Ouvrir les modèles

Allez dans « Réglages » > « Modèles d'email » (groupe « Suivi commercial »). La page liste « Vos modèles » par catégorie ; chaque catégorie rappelle où elle est reprise, par exemple « Pré-remplit l'email qui accompagne un devis ». Le badge « Par défaut » marque le modèle utilisé automatiquement dans sa catégorie.

Sous la liste, « Modèles suggérés » propose les modèles qui vous manquent : « Personnaliser » en crée une copie modifiable. Sans aucun modèle, la page explique ce qu'un modèle pré-remplit et liste directement les suggestions, avec l'endroit où chacune est reprise ; toute la ligne est cliquable.

2. Créer un modèle

1. Cliquez sur « Nouveau modèle ».
2. Renseignez le « Nom », la « Catégorie » et l'« Objet ».
3. Rédigez le « Message ». Cliquez sur une pastille de « Insérer une variable » pour l'ajouter au curseur ; les variables sont surlignées dans l'éditeur.
4. Passez sur « Aperçu » pour relire le message avec des informations d'exemple.
5. Cliquez sur « Créer le modèle ».

Une variable mal orthographiée est signalée sous l'éditeur (« Variables inconnues, elles resteront vides dans l'email : »). Une variable sans valeur au moment de rédiger reste vide : elle n'arrive jamais telle quelle chez le client.

3. Ajouter un lien vers un devis ou une fiche de fonction

Sélectionnez un texte (ou placez le curseur), puis cliquez sur le bouton de lien de la barre d'outils ou appuyez sur Cmd+K (Ctrl+K sous Windows). Le panneau propose :

• « Texte » : le texte affiché dans l'email, par exemple « compléter le formulaire ».
• « Lien vers » : une variable de lien, « Lien du devis », « Lien de la facture », « Lien du formulaire client (fiche de fonction) », « Lien équipe de la fiche de fonction » ou « Lien client de la fiche de fonction ». Elle est remplacée par le vrai lien au moment de rédiger l'email.
• « Ou une adresse web » : une URL fixe.

« Appliquer » pose le lien ; sur un lien existant, le même panneau le modifie ou « Retirer le lien » le supprime. Le lien équipe de la fiche de fonction est destiné au staff et aux prestataires, jamais au client.

4. Les variables disponibles

• Contact : {{contact_name}}, {{contact_first_name}} (retombe sur le nom complet si le prénom manque), {{contact_last_name}}, {{contact_email}}, {{contact_phone}}, {{company_name}}.
• Événement : {{event_title}}, {{event_date}}, {{event_start_date}}, {{event_end_date}}, {{event_time}}, {{event_location}}.
• Liens : {{quote_link}}, {{invoice_link}}, {{beo_form_link}}, {{beo_team_link}}, {{beo_client_link}}.
• Autres : {{subject}} (objet d'origine), {{current_date}}.

Sur un événement de plusieurs jours, {{event_date}} s'écrit en plage, par exemple « 01 au 03 avril 2026 » ; une soirée qui finit après minuit reste sur un seul jour. Pour n'afficher qu'un bout, utilisez {{event_start_date}} ou {{event_end_date}}. Les dates suivent le fuseau du lieu, et le lieu, le prénom et le téléphone du contact sont remplis dans tous les composeurs.

5. Choisir le modèle par défaut

Dans chaque catégorie, le modèle par défaut est celui qui est rédigé pour vous automatiquement ; les autres restent à un clic dans l'éditeur. Ouvrez le menu « ⋯ » d'un modèle et choisissez « Définir par défaut ». Le même menu permet de modifier, de « Dupliquer » ou de supprimer un modèle. Si vous supprimez le modèle par défaut, le dernier modèle modifié de la catégorie prend le relais.

Où les modèles sont repris

• « Demande d'infos » : la pastille « Répondre » du composeur, dans « Demandes ».
• « Rejet » : la pastille « Rejeter » du composeur, qui envoie et rejette la demande.
• « Devis » et « Facture » : l'email qui accompagne l'envoi d'un devis ou d'une facture.
• Toutes les catégories : le champ « Modèle » de « Nouvel email », dans l'onglet « Échanges » d'un événement, et les emails de vos automatisations.

Exemple : envoyer le formulaire de la fiche de fonction

Un domaine crée un modèle « Votre fiche de fonction » en catégorie « Personnalisé » : « Bonjour {{contact_first_name}}, pour votre événement du {{event_date}}, merci de compléter ce formulaire. » Il sélectionne « compléter ce formulaire » et le relie à « Lien du formulaire client (fiche de fonction) ». Pour un séminaire du 1er au 3 avril, le client reçoit « Bonjour Camille, pour votre événement du 01 au 03 avril 2026… » avec un lien qui ouvre son formulaire.

Dépannage

Une variable reste vide dans l’email

Cause : l'information manque sur la demande ou l'événement (pas de lieu, pas de devis pour {{quote_link}}), ou la variable est mal écrite. Solution : complétez l'événement, ou corrigez la variable signalée sous l'éditeur.

Je ne peux pas modifier un modèle

Cause : votre rôle permet d'utiliser les modèles, pas de les modifier. Solution : demandez à un propriétaire ou un administrateur de l'espace.

Le mauvais modèle se charge automatiquement

Cause : un autre modèle est « Par défaut » dans la catégorie. Solution : choisissez « Définir par défaut » sur le bon modèle.

Questions fréquentes

Insérer un modèle envoie-t-il l'email ?

Non. Le modèle pré-remplit le brouillon ; vous relisez et envoyez vous-même.

Les modèles sont-ils propres à chaque membre ?

Non, ils sont partagés avec toute l'équipe de l'espace. La signature, elle, dépend de la boîte d'envoi et de votre signature personnelle.

Puis-je mettre un lien vers le devis sans coller son adresse ?

Oui : utilisez {{quote_link}}, ou reliez un texte à « Lien du devis » dans le panneau de lien.

Voir aussi

• Traiter une demande entrante
• Gérer les échanges d'un événement
• Préparer une fiche de fonction
• Répondre plus vite avec l'assistant email IA