Questions fréquentes

Voici les réponses aux questions que se posent le plus souvent les professionnels de l'événementiel qui démarrent avec Joinways. Les questions sont regroupées par thème : parcourez la section qui vous intéresse, ou utilisez la recherche du centre d'aide pour aller plus vite.

Démarrage & prise en main

Combien de temps pour démarrer ?

Comptez environ 15 minutes : connectez votre boîte mail, créez votre lieu et ses espaces, puis générez votre premier devis. Le guide « Démarrer avec Joinways en 15 minutes » déroule le parcours complet.

Dois-je tout configurer avant de recevoir mes premières demandes ?

Non. Dès que vous connectez un canal, les demandes remontent dans les Demandes. Vous pouvez compléter votre catalogue et vos paramètres de facturation au fur et à mesure.

Puis-je importer mes contacts et événements existants ?

Oui. Importez vos contacts et événements depuis Paramètres > Import / Export pour démarrer avec votre historique déjà en place.

Demandes

Comment mes demandes arrivent-elles dans Joinways ?

Connectez vos canaux (Gmail, Outlook, Instagram, WhatsApp, formulaire). L'IA détecte les demandes d'événement et les fait remonter dans les Demandes unifiées.

Quels canaux puis-je connecter ?

L'email de votre entreprise (Gmail, Outlook / Microsoft 365, ou transfert automatique), Instagram (messages privés), WhatsApp Business, Aircall pour les appels, le formulaire de demande de chaque lieu, et les plateformes de réservation via l'extension Chrome. Chaque demande arrive au même endroit, déjà structurée.

Quelle différence entre une demande et un lead ?

Aucune : ce sont deux mots pour la même chose. « Lead » est le terme commercial, « demande » sa traduction. Dans les deux cas, il s'agit d'un message entrant capté par les Demandes, encore à qualifier, que vous pouvez convertir en événement.

Que faire d'une demande qui n'est pas pertinente ?

Cliquez sur « Rejeter » : vous choisissez de prévenir le contact par email ou de rejeter sans le notifier. La demande passe dans l'onglet « Rejetés », d'où « Restaurer » la remet dans la file.

IA & qualification

L'IA peut-elle se tromper ?

Oui, mais vous gardez le contrôle. Le panneau « Données extraites » se lit sans se modifier : cliquez sur « Convertir » et corrigez ce qui est faux dans le formulaire avant de valider. C'est la valeur que vous confirmez qui est enregistrée sur l'événement.

Qu'est-ce que l'IA extrait d'une demande ?

Elle lit vos emails, messages Instagram et WhatsApp pour en extraire les informations clés : type d'événement, dates, nombre de Participants (Pax), budget évoqué et coordonnées.

À quoi sert le scoring des demandes ?

L'IA évalue la qualité de chaque demande en arrière-plan pour vous aider à prioriser, et selon vos réglages, déclencher la génération d'un devis.

L'IA peut-elle rédiger mes réponses ?

Oui. Dans l'onglet « Échanges » d'un événement, le bouton « Rédiger avec l'IA » du composeur rédige un brouillon à partir de vos consignes. Vous relisez, ajustez puis envoyez.

L'IA peut-elle transcrire mes appels ?

Oui. Vous obtenez la transcription et un résumé automatique de vos appels clients, gardés dans le CRM pour ne rien oublier.

L'IA enrichit-elle mes fiches entreprise ?

Oui. À la création d'une fiche entreprise, Joinways recherche l'entreprise à partir de son nom et complète les champs vides : site web, téléphone, adresse, n° SIREN et n° TVA.

Devis & signature

Comment créer un devis rapidement ?

Piochez dans votre catalogue de prestations et tarifs, ou laissez l'IA rédiger un premier devis à partir des détails de l'événement, puis ajustez-le en quelques clics.

La signature électronique est-elle valable ?

Elle a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite dans la plupart des juridictions.

Comment le client signe-t-il ?

Vous lui envoyez un lien public : il consulte le devis et signe en quelques clics, sans avoir besoin de créer un compte. La suite (notification, conversion en facture) peut se déclencher automatiquement.

Puis-je modifier un devis signé ?

Oui, via un avenant tracé et soumis à validation du client, sans perdre l'historique de la version d'origine.

Facturation & paiement

Comment passer d'un devis à une facture ?

En un clic depuis le devis accepté ou signé ; un numéro légal est généré automatiquement.

Puis-je encaisser en ligne ?

Oui, en connectant Stripe. Vous encaissez acomptes et soldes directement depuis vos devis et factures.

Comment configurer ma numérotation et ma TVA ?

Renseignez vos informations légales, votre numérotation et vos taux de TVA dans les paramètres de facturation pour des devis et factures conformes.

Puis-je suivre le revenu d'un événement avant signature ?

Oui. Vous suivez le budget évoqué, le revenu attendu et le montant signé d'un événement pour piloter sa rentabilité dès la première discussion.

Lieux, espaces & disponibilités

Puis-je gérer plusieurs lieux ?

Oui. Configurez chaque lieu, ses espaces, son catalogue de prestations et son profil de facturation pour des devis cohérents lieu par lieu.

Comment éviter les doubles réservations ?

Le calendrier de l'écran « Événements » montre chaque événement sur son lieu, avec le détail par espace. Bloquez des dates et importez vos jours de fermeture : Joinways refuse alors de créer un événement quand le lieu est fermé. Deux événements sur le même espace ne sont pas bloqués, vérifiez donc le calendrier avant de confirmer.

Qu'est-ce qu'une fiche de fonction ?

C'est la feuille de route opérationnelle du jour J : timing, espaces, couverts, prestations et consignes pour vos équipes. L'IA peut la pré-remplir à partir d'un devis signé.

CRM, tâches & automatisation

Comment relier un contact et une entreprise ?

Un même client peut apparaître comme contact (la personne) et être rattaché à une entreprise (l'organisation). Ce lien vous donne une vue à 360° et fait ressortir vos clients récurrents.

Puis-je créer des tâches et des relances ?

Oui. Créez des tâches rattachées à vos événements, assignez-les à votre équipe et ne laissez plus une relance vous échapper.

Qu'est-ce qu'un workflow d'automatisation ?

Une séquence « déclencheur → condition → action » qui agit à votre place : relances, confirmations, rappels et remerciements envoyés au bon moment, sans intervention manuelle.

Existe-t-il des modèles prêts à l'emploi ?

Oui, une bibliothèque de workflows prêts à copier est disponible, ainsi que des modèles d'email réutilisables pour garder un ton cohérent dans toute l'équipe.

Rapports & pilotage

Quels indicateurs puis-je suivre ?

Trois vues : Demandes (volume, taux d'acceptation, temps de réponse), Commercial (pipeline, taux de conversion, CA signé) et Comptable (CA HT confirmé, CA par participant, prévisionnel), par lieu, par canal et par commercial.

Les rapports sont-ils inclus dans tous les plans ?

Oui. Les trois vues de « Rapports » (Demandes, Commercial, Comptable) sont disponibles sur tous les plans.

Intégrations

Puis-je synchroniser mon agenda ?

Oui. Synchronisez vos événements avec Google Agenda ou Outlook / Microsoft 365 pour garder une vue unique de votre planning. Par défaut, les options et les événements confirmés sont synchronisés ; les statuts se règlent lieu par lieu.

Joinways propose-t-il une API ?

Oui. Générez des clés API pour connecter Joinways à vos outils via l'API REST, et gérez leurs permissions et leur révocation en toute sécurité.

Puis-je connecter Joinways à Claude ?

Oui, via le connecteur MCP : interrogez et pilotez vos données Joinways depuis Claude pour des analyses et actions en langage naturel.

Données & sécurité

Mes données sont-elles en sécurité ?

Les connexions utilisent OAuth2 et vos identifiants ne sont pas stockés en clair. Gérez les accès depuis les Paramètres.

Puis-je exporter mes données ?

Oui, depuis Paramètres > Import / Export, quand vous en avez besoin.

Comment protéger mon compte ?

Soignez vos mots de passe, gérez les accès de votre équipe et déconnectez les intégrations dont vous ne vous servez plus. La page « Sécurité et accès » détaille les bonnes pratiques.

Équipe & accès

Puis-je travailler à plusieurs ?

Oui, invitez votre équipe, attribuez des rôles et assignez les dossiers pour travailler à plusieurs sans vous marcher dessus.

Mon client a-t-il besoin d'un compte pour suivre son événement ?

Non. Donnez-lui un accès public par lien : il consulte son devis, signe et suit son événement, sans avoir à créer de compte.

Comment être alerté des nouveautés ?

Choisissez ce qui vous alerte et comment, pour réagir vite aux nouvelles demandes et signatures sans être noyé sous les notifications.

Voir aussi

Démarrer avec Joinways en 15 minutes

Les notions clés de Joinways

Glossaire : tous les mots-clés de Joinways

Sécurité et accès