Bienvenido a Joinways. Esta guía te acompaña paso a paso para crear tu primer evento, desde el primer contacto con el cliente hasta la firma del presupuesto. Tiempo estimado: 10 minutos para dominar lo esencial.
Paso 1: Crear un nuevo evento
Desde el panel de control, pulsa el botón «Nuevo evento» arriba a la derecha. También puedes crear un evento directamente desde una solicitud entrante en tu bandeja de entrada unificada.
La información esencial que debes rellenar
Nombre del evento: utiliza un formato claro como «Convención Empresa XYZ – Marzo 2026». Fecha(s): selecciona la fecha o fechas en el calendario. Número de asistentes: una estimación basta en esta fase. Tipo de evento: convención, team building, conferencia, boda, cóctel de empresa, etc.
Consejo: Si creas el evento desde una solicitud, queda vinculado automáticamente al contacto y a la empresa. Si no, podrás asociarlos en un segundo paso sin perder información.
Paso 2: Asociar un contacto y una empresa
Cada evento debe asociarse a un contacto principal y a una empresa. Si el contacto aún no existe, pulsa «Crear contacto». Joinways enriquece automáticamente la ficha (empresa, cargo, LinkedIn) gracias a la IA, sin que tengas que copiar manualmente cada dato.
Por qué importa: Asociar correctamente los eventos te permite seguir el historial del cliente, identificar cuentas recurrentes y personalizar las comunicaciones. Detectar a un cliente que ya te ha contratado tres veces — y tratarlo en consecuencia — es la diferencia entre eventoplus y un CRM hecho para tu propio espacio.
Paso 3: Elegir el espacio y los servicios
Selecciona el espacio (o espacios) que acogerá el evento. Joinways verifica automáticamente la disponibilidad en todos los salones y te avisa al instante en caso de conflicto — se acabaron las dobles reservas enterradas en una hoja de Excel compartida.
Después añade los servicios desde tu catálogo: alquiler de sala, catering, equipamiento técnico y AV, alojamiento. Cada servicio tiene un precio unitario que puedes ajustar para este presupuesto concreto — útil para negociaciones, promociones puntuales o un cliente fiel al que quieres aplicar un 10% de cortesía.
Paso 4: Generar y enviar el presupuesto
Una vez configurados los servicios, pulsa «Generar presupuesto». Joinways crea automáticamente un documento profesional con tu identidad visual, el detalle de los servicios y las condiciones generales. La presentación es consistente cada vez — ya no hay PDF montado a las 23h en Word antes de enviarlo.
Opciones de envío
Email directo: el presupuesto se envía al contacto con un enlace de visualización y firma. PDF descargable: para enviar manualmente o imprimir. Enlace para compartir: práctico cuando varios decisores deben consultar el presupuesto — compras, finanzas y el responsable del evento ven la misma versión al mismo tiempo.
Paso 5: Seguir y reactivar
Tras el envío, el evento pasa automáticamente al estado «Presupuesto enviado». Puedes ver: si el presupuesto se ha abierto (y cuántas veces), el tiempo dedicado a cada sección y la fecha de la última consulta. Es el tipo de señal que no te dan ni Bodas.net ni un hilo de emails en eventoplus.
Joinways te sugiere automáticamente reactivaciones basadas en ese comportamiento. ¿Un presupuesto abierto 3 veces sin firmar? Es el momento perfecto para llamar — ni una semana después, ni con un email genérico de «sigo pendiente».
Paso 6: Firma electrónica
Cuando el cliente está listo, firma directamente online. La firma electrónica es legalmente válida y recibes una notificación instantánea. El evento pasa automáticamente al estado «Confirmado» — sin actualizaciones de estado manuales, sin escaneos, sin perseguir una copia impresa al asistente del cliente.
Bueno saber: Los presupuestos firmados electrónicamente tienen una tasa de conversión 34% superior a los que requieren impresión y escaneo. Eliminar fricción en el último paso es la mejora comercial más barata que puedes hacer.
Los estados del evento explicados
Nuevo: solicitud recibida, todavía sin gestionar. En curso: intercambios con el cliente, presupuesto en preparación. Presupuesto enviado: propuesta comercial enviada, a la espera de respuesta. Confirmado: presupuesto firmado, evento validado. Finalizado: evento ya celebrado. Perdido: oportunidad no convertida — dato valiosísimo para analizar tasas de ganancia y revisar precios.
Trucos para ir más rápido
Crea plantillas de presupuesto: para solicitudes recurrentes (convención de un día, jornada de trabajo, cóctel corporativo), prepara templates y tendrás el grueso del trabajo listo antes incluso de recibir la solicitud. Usa los atajos de teclado: Ctrl+N para nuevo evento, Ctrl+S para guardar. Pequeños hábitos, gran ahorro de tiempo a lo largo de la semana. Activa las notificaciones: te avisa en cuanto se abre o firma un presupuesto y actúas mientras la atención del cliente sigue puesta en ti.
¿Necesitas ayuda?
Nuestro equipo de soporte está disponible de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00. Usa el chat en la esquina inferior derecha de la app o envía un email a support@joinways.com. Tiempo medio de respuesta: menos de 2 horas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se crea un evento en Joinways?
Desde el panel de control, pulsa «Nuevo evento» arriba a la derecha, o créalo directamente desde una solicitud entrante de tu bandeja unificada. Rellena lo esencial: nombre, fecha o fechas, número estimado de asistentes y tipo de evento. Si lo creas desde una solicitud, queda vinculado automáticamente al contacto y a la empresa.
¿Cómo se genera y envía un presupuesto?
Tras elegir el espacio y añadir los servicios desde tu catálogo, pulsa «Generar presupuesto»: Joinways crea un documento profesional con tu identidad visual, el detalle de los servicios y las condiciones generales. Puedes enviarlo por email con enlace de firma, descargarlo en PDF o compartir un enlace para que varios decisores vean la misma versión.
¿Cómo hago el seguimiento y la firma del presupuesto?
Tras el envío, el evento pasa al estado «Presupuesto enviado» y puedes ver si se ha abierto y cuántas veces, el tiempo dedicado a cada sección y la última consulta. Joinways te sugiere reactivaciones según ese comportamiento. Cuando el cliente esté listo, firma online: la firma electrónica es legalmente válida y el evento pasa automáticamente a «Confirmado».
¿Qué significan los estados de un evento?
Nuevo: solicitud recibida, todavía sin gestionar. En curso: intercambios con el cliente y presupuesto en preparación. Presupuesto enviado: propuesta a la espera de respuesta. Confirmado: presupuesto firmado y evento validado. Finalizado: evento ya celebrado. Perdido: oportunidad no convertida, un dato valioso para analizar tasas de ganancia y revisar precios.