Preguntas frecuentes

Aquí están las respuestas a las preguntas que más se hacen los profesionales de eventos al empezar con Joinways. Las preguntas están agrupadas por tema: recorre la sección que te interesa o usa el buscador del centro de ayuda para ir más rápido.

Primeros pasos

¿Cuánto se tarda en empezar?

Unos 15 minutos: conecta tu correo, crea tu sede y sus espacios y genera tu primer presupuesto. La guía «Empezar con Joinways en 15 minutos» recorre el camino completo.

¿Debo configurarlo todo antes de recibir mis primeras solicitudes?

No. En cuanto conectas un canal, las solicitudes aparecen en las Solicitudes. Puedes completar tu catálogo y tu configuración de facturación sobre la marcha.

¿Puedo importar mis contactos y eventos existentes?

Sí. Importa tus contactos y eventos desde Configuración > Importar / Exportar para empezar con tu historial ya en su sitio.

Solicitudes

¿Cómo llegan mis solicitudes a Joinways?

Conecta tus canales (Gmail, Outlook, Instagram, WhatsApp, formulario). La IA detecta las solicitudes de evento y las muestra en las Solicitudes unificadas.

¿Qué canales puedo conectar?

El email de tu empresa (Gmail, Outlook / Microsoft 365 o reenvío automático), Instagram (mensajes directos), WhatsApp Business, Aircall para las llamadas, el formulario de solicitud de cada lugar y las plataformas de reservas mediante la extensión de Chrome. Cada solicitud llega al mismo lugar, ya estructurada.

¿Qué diferencia hay entre una solicitud y un lead?

Ninguna: son dos palabras para lo mismo. «Lead» es el término comercial, «solicitud» su equivalente. En ambos casos, es un mensaje entrante captado por las Solicitudes, aún por calificar, que puedes convertir en evento.

¿Qué hago con una solicitud que no es relevante?

Haz clic en « Rechazar »: eliges avisar al contacto por email o rechazar sin notificarle. La solicitud pasa a la pestaña « Rechazados », desde donde « Restaurar » la devuelve a la cola.

IA y cualificación

¿La IA puede equivocarse?

Sí, pero tú mantienes el control. El panel « Datos extraídos » es de solo lectura: haz clic en « Convertir » y corrige lo que esté mal en el formulario antes de confirmar. El valor que confirmas es el que se guarda en el evento.

¿Qué extrae la IA de una solicitud?

Lee tus emails y mensajes de Instagram y WhatsApp para extraer los datos clave: tipo de evento, fechas, número de Asistentes (Pax), presupuesto mencionado y datos de contacto.

¿Para qué sirve la puntuación de solicitudes?

La IA evalúa la calidad de cada solicitud en segundo plano para ayudarte a priorizar y, según tu configuración, generar un presupuesto.

¿La IA puede redactar mis respuestas?

Sí. En la pestaña « Conversaciones » de un evento, el botón « Escribir con IA » del editor redacta un borrador a partir de tus indicaciones. Tú lo revisas, lo ajustas y lo envías.

¿La IA puede transcribir mis llamadas?

Sí. Obtienes la transcripción y un resumen automático de tus llamadas con clientes, registrados en el CRM para no olvidar nada.

¿La IA enriquece mis fichas de empresa?

Sí. Al crear una ficha de empresa, Joinways busca la empresa por su nombre y completa los campos vacíos: sitio web, teléfono, dirección, n.º de registro y n.º de IVA.

Presupuestos y firmas

¿Cómo creo un presupuesto rápido?

Usa tu catálogo de prestaciones y tarifas, o deja que la IA redacte un primer presupuesto a partir de los datos del evento, y ajústalo en pocos clics.

¿La firma electrónica es válida?

Tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita en la mayoría de las jurisdicciones.

¿Cómo firma el cliente?

Le envías un enlace público: consulta el presupuesto y firma en pocos clics, sin necesidad de cuenta. Lo que sigue (notificación, conversión en factura) puede desencadenarse automáticamente.

¿Puedo modificar un presupuesto firmado?

Sí, mediante una enmienda trazable y firmable sometida a la aprobación del cliente, sin perder el historial de la versión original.

Facturación y pago

¿Cómo paso de un presupuesto a una factura?

Con un clic desde el presupuesto aceptado o firmado; se genera un número legal automáticamente.

¿Puedo cobrar en línea?

Sí, conectando Stripe. Cobras anticipos y saldos directamente desde tus presupuestos y facturas.

¿Cómo configuro mi numeración y mi IVA?

Configura tus datos legales, tu numeración y tus tipos de IVA en la configuración de facturación para presupuestos y facturas conformes.

¿Puedo seguir los ingresos de un evento antes de la firma?

Sí. Sigue el presupuesto mencionado, los ingresos previstos y el importe firmado de un evento para gestionar su rentabilidad desde la primera conversación.

Sedes, espacios y disponibilidad

¿Puedo gestionar varias sedes?

Sí. Configura cada sede, sus espacios, su catálogo de servicios y su perfil de facturación para presupuestos coherentes, sede por sede.

¿Cómo evito las dobles reservas?

El calendario de la pantalla « Eventos » muestra cada evento en su lugar, con el detalle por espacio. Bloquea fechas e importa tus días de cierre: Joinways no permite entonces crear un evento cuando el lugar está cerrado. Dos eventos en el mismo espacio no se bloquean, así que revisa el calendario antes de confirmar.

¿Qué es una orden de servicio (BEO)?

Es la hoja de ruta operativa del día: horarios, espacios, cubiertos, servicios e instrucciones para tus equipos. La IA puede rellenarla a partir de un presupuesto firmado.

CRM, tareas y automatización

¿Cómo vinculo un contacto y una empresa?

Un mismo cliente puede aparecer como contacto (la persona) y estar vinculado a una empresa (la organización). Ese vínculo te da una vista de 360° y hace destacar a tus clientes recurrentes.

¿Puedo crear tareas y seguimientos?

Sí. Crea tareas vinculadas a tus eventos, asígnalas a tu equipo y no vuelvas a dejar escapar un seguimiento.

¿Qué es un workflow de automatización?

Una secuencia «disparador → condición → acción» que actúa por ti: seguimientos, confirmaciones, recordatorios y agradecimientos enviados en el momento adecuado, sin trabajo manual.

¿Hay plantillas listas para usar?

Sí, hay una biblioteca de workflows listos para copiar, además de plantillas de email reutilizables para mantener un tono coherente en todo el equipo.

Informes y pilotaje

¿Qué indicadores puedo seguir?

Tres vistas: Solicitudes (volumen, tasa de aceptación, tiempo de respuesta), Comercial (pipeline, tasa de conversión, facturación firmada) y Contabilidad (facturación neta confirmada, ingreso por asistente, previsión), por lugar, canal y comercial.

¿Los informes están incluidos en todos los planes?

Sí. Las tres vistas de « Informes » (Solicitudes, Comercial, Contabilidad) están disponibles en todos los planes.

Integraciones

¿Puedo sincronizar mi agenda?

Sí. Sincroniza tus eventos con Google Calendar u Outlook / Microsoft 365 para mantener una vista única de tu agenda. Por defecto se sincronizan las opciones y los eventos confirmados; los estados se configuran lugar por lugar.

¿Joinways ofrece una API?

Sí. Genera claves API para conectar Joinways a tus herramientas vía la API REST, y gestiona sus permisos y revocación de forma segura.

¿Puedo conectar Joinways a Claude?

Sí, vía el conector MCP: consulta y controla tus datos de Joinways desde Claude para análisis y acciones en lenguaje natural.

Datos y seguridad

¿Mis datos están seguros?

Las conexiones usan OAuth2 y tus credenciales no se almacenan en texto plano. Gestiona los accesos desde Configuración.

¿Puedo exportar mis datos?

Sí, desde Configuración > Importar / Exportar, cuando lo necesites.

¿Cómo protejo mi cuenta?

Cuida tus contraseñas, gestiona los accesos de tu equipo y desconecta las integraciones que ya no uses. La página «Seguridad y acceso» detalla las buenas prácticas.

Equipo y acceso

¿Puedo trabajar en equipo?

Sí, invita a tu equipo, asigna roles y reparte los expedientes para trabajar en equipo sin pisaros.

¿Mi cliente necesita una cuenta para seguir su evento?

No. Dale un acceso público por enlace: consulta su presupuesto, firma y sigue su evento, sin necesidad de cuenta.

¿Cómo me aviso de las novedades?

Elige qué te avisa y cómo, para reaccionar rápido a nuevas solicitudes y firmas sin ahogarte en notificaciones.

Véase también

Empezar con Joinways en 15 minutos

Los conceptos clave de Joinways

Glosario: todas las palabras clave de Joinways

Seguridad y acceso