Notes et fichiers d'un événement

Un mariage, c'est mille détails : la couleur des nappes, l'allergie de la grand-mère, le plan de table. Entre une visite, un appel et un échange de mails, ces informations risquent de se perdre dans des carnets éparpillés ou des boîtes mail personnelles. Les notes et fichiers de l'événement gardent tout cela à portée de main, au même endroit, pour toute l'équipe.

Les notes consignent les informations écrites (demandes spéciales, comptes-rendus, consignes) tandis que les fichiers stockent les documents (plans, contrats, photos d'inspiration, menus, devis signé, BEO). Ensemble, ils constituent la mémoire complète du dossier.

Prérequis

Avant de consigner des notes et de stocker des fichiers, réunissez les éléments suivants.

• Un compte Joinways actif avec accès à votre espace de travail.
• Un événement créé, qui sert de dossier d'accueil pour vos notes et vos documents.
• Les documents à importer prêts sur votre appareil (plans, contrats, photos, menus).
• Les membres de votre équipe invités dans l'espace, pour qu'ils accèdent au contexte partagé.

Ce que vous allez apprendre

• Ajouter des notes à un événement
• Téléverser et organiser des fichiers
• Savoir ce que contiennent notes et fichiers
• Comprendre ce qui reste privé à l'équipe
• Partager le contexte avec votre équipe

Ajouter une note

Les notes sont l'endroit où consigner tout ce qui se dit et se décide autour de l'événement : une demande spéciale du client, un compte-rendu de visite, une consigne pour l'équipe. Elles vivent dans le dossier de l'événement et restent accessibles à tous.

1. Ouvrez l'événement puis l'onglet Notes.
2. Rédigez la note (demande spéciale, compte-rendu de visite…).
3. Enregistrez : elle reste visible par toute l'équipe dans le dossier.

Téléverser un fichier

Les fichiers rassemblent tous les documents du dossier. Plutôt que de chercher un plan dans vos mails ou un contrat dans un dossier partagé externe, vous les retrouvez attachés à l'événement, accessibles en un clic le jour J.

1. Ouvrez l'onglet Fichiers.
2. Glissez vos documents : plans, contrats, photos d'inspiration, menus.
3. Ils sont stockés dans le dossier de l'événement, accessibles à toute l'équipe.

Organiser et nommer vos documents

Un dossier bien rangé fait gagner un temps précieux le jour de l'événement. La clé est la cohérence des intitulés et le bon réflexe d'importer au fil de l'eau.

1. Donnez à chaque fichier un nom explicite (« Devis signé », « Plan de salle », « Inspiration cliente »).
2. Importez les documents dès leur réception pour éviter d'oublier.
3. Complétez par une note de contexte si le document mérite une explication.

Référence : ce que contiennent notes et fichiers

Les notes accueillent toutes les informations écrites liées au dossier. Voici les usages les plus courants.

• Demandes spéciales : allergies, coin enfants, contraintes d'accès, souhaits de décoration.
• Comptes-rendus de visite : ce qui a été dit, montré et décidé lors d'un rendez-vous.
• Consignes pour l'équipe : instructions logistiques, points de vigilance, rappels.

Les fichiers stockent quant à eux les documents du dossier. Les plus fréquents sont les suivants.

• Plans : plans de salle, plans de table, schémas annotés.
• Contrats : documents contractuels et pièces administratives.
• Photos d'inspiration : références visuelles transmises par le client.
• Menus : propositions et menus validés par le traiteur.
• Devis signé : le PDF du devis accepté, conservé avec le dossier.
• BEO : la fiche de fonction qui détaille le déroulé opérationnel.

Comment ça marche

Notes et fichiers sont rattachés à l'événement et stockés dans son dossier. Dès qu'un membre de l'équipe ajoute une note ou importe un document, l'information devient immédiatement disponible pour les autres, sans envoi ni partage manuel.

Ces éléments sont internes : ils restent privés à votre équipe et ne sont pas montrés au client. Ils constituent ainsi un espace de travail sûr où consigner remarques et documents sensibles sans risque d'exposition.

Le jour de l'événement, l'équipe opérationnelle ouvre le dossier et retrouve, au même endroit, le contexte écrit et les documents de référence nécessaires à une exécution sans accroc.

Cas particuliers

Quelques situations méritent une attention particulière.

• Document confidentiel : notes et fichiers étant privés, c'est le bon endroit pour les informations sensibles non destinées au client.
• Plusieurs versions d'un même document : nommez clairement chaque version (« Plan v1 », « Plan final ») pour éviter toute confusion.
• Demande exprimée oralement : notez-la immédiatement plutôt que de la garder en mémoire, sous peine de l'oublier.
• Accès public à l'événement : ne confondez pas ces notes internes avec ce qui peut être partagé via l'accès public, qui suit ses propres règles.

💡 Astuce : centralisez ici le PDF du devis signé et le BEO pour que tout soit retrouvable au même endroit, sans avoir à fouiller vos mails le jour J.

Bonnes pratiques

• Notez chaque demande spéciale dès qu'elle est évoquée, sans attendre.
• Nommez clairement vos fichiers pour les retrouver instantanément.
• Faites un point écrit après chaque visite, tant que les détails sont frais.
• Centralisez les documents clés (devis signé, BEO, plan) dans le dossier.
• Rédigez des notes lisibles par n'importe quel collègue, pas seulement par vous.
• Mettez à jour le dossier dès qu'un élément change pour garder une source fiable.

Dépannage

Problème : je ne retrouve pas une note ou un fichier que j'avais ajouté.

Cause : l'élément a été ajouté sur un autre événement que celui ouvert.

Solution : vérifiez que vous êtes bien dans le bon dossier d'événement, puis dans l'onglet Notes ou Fichiers.

Problème : je crains que le client voie mes notes internes.

Cause : confusion entre les notes internes et les informations partagées via l'accès public.

Solution : rassurez-vous, notes et fichiers internes restent privés à l'équipe et ne sont jamais exposés au client.

Problème : un collègue ne distingue pas la bonne version d'un document.

Cause : plusieurs fichiers portent des noms similaires ou peu explicites.

Solution : renommez les fichiers avec une version claire et supprimez les versions obsolètes.

Exemple concret

Après la visite, l'organisateur ajoute une note (« souhaite un coin enfants »), téléverse le plan annoté et la photo d'inspiration de la cliente. Le jour J, l'équipe ouvre le dossier, lit la note et place le coin enfants au bon endroit grâce au plan : rien n'est oublié.

Autre exemple

Pour un séminaire, le commercial centralise dans les fichiers le devis signé et le BEO, et consigne dans une note l'allergie aux fruits à coque d'un participant. Le jour de l'événement, le traiteur consulte la note et adapte le buffet, tandis que le responsable salle suit le BEO — tout le monde travaille à partir de la même source.

FAQ

Le client voit-il ces notes ? Non, notes et fichiers internes restent privés à votre équipe.

Quels types de fichiers puis-je stocker ? Plans, contrats, photos d'inspiration, menus, devis signé, BEO et tout document utile au dossier.

Toute l'équipe voit-elle les notes ? Oui, une note ajoutée reste visible par tous les membres de l'équipe.

Comment importer rapidement un fichier ? Ouvrez l'onglet Fichiers et glissez-déposez vos documents.

Où conserver le devis signé ? Dans les fichiers de l'événement, aux côtés du BEO, pour tout centraliser.

Puis-je noter une demande après coup ? Oui, ajoutez une note à tout moment ; l'idéal reste de le faire dès qu'elle est évoquée.

Les notes remplacent-elles les tâches ? Non : les notes consignent l'information, les tâches portent les actions à réaliser.

Voir aussi

• Créer un événement
• Préparer une fiche de fonction (BEO)
• Accès public à un événement