Notes & fichiers d’un événement
Vous voulez noter une info ou attacher un document à un événement. Voici comment faire.
Notes & fichiers d'un événement
Chaque événement dispose d'un onglet Notes & fichiers qui vous permet de centraliser les informations internes : notes d'équipe, documents transmis par le client, plans de salle, photos du lieu, etc.
Ajouter une note
- Ouvrez l'événement et accédez à l'onglet Notes & fichiers.
- Cliquez sur Ajouter une note.
- Saisissez le contenu (un titre optionnel et le corps de la note).
- Enregistrez.
Les notes sont visibles par tous les membres du workspace ayant accès à l'événement.
Téléverser un fichier
- Dans le même onglet, cliquez sur Ajouter un fichier.
- Sélectionnez un fichier depuis votre ordinateur.
- Le fichier est téléversé et accessible depuis la fiche événement.
Formats acceptés : PDF, images (JPEG, PNG), documents bureautiques. Vous pouvez ajouter un libellé pour organiser vos fichiers.
Bon à savoir
- Les PDF des devis signés sont automatiquement archivés dans cette section.
- Les notes et fichiers ne sont pas visibles via le lien d'accès public de l'événement.
- Seuls les membres du workspace ayant accès à l'événement peuvent consulter les notes et fichiers.
Bien organiser vos notes
Les notes d'un événement sont un outil de communication interne puissant. Utilisez-les pour documenter les échanges téléphoniques, les décisions prises en réunion, ou les demandes spéciales du client. Chaque note est horodatée et identifie son auteur, ce qui crée un fil chronologique fiable.
- Une note par sujet — séparez les informations par thème (logistique, décoration, restauration) pour retrouver facilement l'information.
- Mentionner les dates clés — notez les deadlines importantes directement dans les notes : date de réponse du traiteur, date limite de confirmation, etc.
- Joindre les fichiers associés — plans de salle, menus, contrats fournisseurs — tout doit être accessible depuis la fiche événement.
Types de fichiers recommandés
- Plans de salle et configurations d'espace (PDF ou image)
- Contrats signés et devis fournisseurs
- Menus et fiches techniques du traiteur
- Photos d'inspiration envoyées par le client
- Planning détaillé du jour J
💡 Nommez vos fichiers de manière descriptive (ex: « Plan-salle-Martin-Mariage-2026.pdf ») pour les retrouver facilement.
Dépannage
L'upload du fichier a échoué ?
Vérifiez la taille du fichier (max 50 Mo) et le format (PDF, JPEG, PNG ou documents bureautiques). Les fichiers volumineux peuvent prendre plus de temps sur les connexions lentes. Essayez un autre navigateur si le problème persiste.
La note a disparu après la sauvegarde ?
Les notes sont sauvegardées par événement. Assurez-vous de consulter la bonne page d'événement. Rafraîchissez le navigateur si la page semble obsolète.
FAQ
Y a-t-il une limite de taille pour les fichiers ?
Les fichiers volumineux sont supportés, mais nous recommandons de ne pas dépasser quelques dizaines de Mo par fichier pour des raisons de performance.
Mon client peut-il voir les notes ?
Non, les notes sont internes. Le client n'y a pas accès, même via le lien public.
Puis-je rechercher dans les notes ?
Pas directement. Les notes sont affichées par ordre chronologique sur la page de l'événement. Utilisez des titres descriptifs pour retrouver rapidement la note recherchée.
Voir aussi
- Créer un événement
- Emails liés à un événement
- Fiche de fonction (BEO)
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