Félicitations ! Vous venez de rejoindre Joinways. Ce guide vous accompagne pas à pas pour créer votre premier événement, du premier contact client jusqu'à la signature du devis. Temps estimé : 10 minutes pour maîtriser les bases.
Étape 1 : Créer un nouvel événement
Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton « Nouvel événement » en haut à droite. Vous pouvez aussi créer un événement directement depuis une demande entrante dans votre boîte de réception unifiée.
Les informations essentielles à renseigner
Nom de l'événement : utilisez un format clair comme « Séminaire Entreprise XYZ - Mars 2026 ». Date(s) : sélectionnez la ou les dates dans le calendrier. Nombre de participants : une estimation suffit à ce stade. Type d'événement : séminaire, team building, conférence, etc.
Astuce : L'événement sera automatiquement lié au contact et à l'entreprise si vous le créez depuis une demande. Sinon, vous pourrez les associer ensuite.
Étape 2 : Associer un contact et une entreprise
Chaque événement doit être associé à un contact principal et une entreprise. Si le contact n'existe pas encore, cliquez sur « Créer un contact ». Joinways enrichira automatiquement les informations (entreprise, poste, LinkedIn) grâce à l'IA.
Pourquoi c'est important : Associer correctement vos événements vous permet de suivre l'historique client, d'identifier les clients récurrents, et de personnaliser vos communications.
Étape 3 : Choisir l'espace et les prestations
Sélectionnez l'espace (ou les espaces) qui accueillera l'événement. Joinways vérifie automatiquement les disponibilités et vous alerte en cas de conflit.
Ajoutez ensuite les prestations depuis votre catalogue : location de salle, restauration, équipements techniques, hébergement. Chaque prestation a un prix unitaire que vous pouvez ajuster pour ce devis spécifique.
Étape 4 : Générer et envoyer le devis
Une fois les prestations configurées, cliquez sur « Générer le devis ». Joinways crée automatiquement un document professionnel avec votre charte graphique, le détail des prestations, et les conditions générales.
Options d'envoi
Email direct : le devis est envoyé au contact avec un lien de visualisation et signature. PDF téléchargeable : pour envoyer manuellement ou imprimer. Lien de partage : pratique quand plusieurs décisionnaires doivent consulter le devis.
Étape 5 : Suivre et relancer
Après l'envoi, l'événement passe automatiquement en statut « Devis envoyé ». Vous pouvez suivre : si le devis a été ouvert (et combien de fois), le temps passé sur chaque section, la date de dernière consultation.
Joinways vous suggère automatiquement des relances basées sur ce comportement. Un devis ouvert 3 fois sans signature ? C'est le moment idéal pour appeler.
Étape 6 : Signature électronique
Quand le client est prêt, il peut signer directement en ligne. La signature électronique est légalement valide et vous recevez une notification instantanée. L'événement passe automatiquement en statut « Confirmé ».
Bon à savoir : Les devis signés électroniquement ont un taux de conversion 34% supérieur aux devis nécessitant impression et scan.
Les statuts d'événement expliqués
Nouveau : demande reçue, pas encore traitée. En cours : échanges avec le client, devis en préparation. Devis envoyé : proposition commerciale envoyée, en attente de réponse. Confirmé : devis signé, événement validé. Terminé : événement passé. Perdu : opportunité non convertie (utile pour l'analyse).
Astuces pour aller plus vite
Créez des modèles de devis : pour les demandes récurrentes (séminaire 1 jour, journée d'étude...), préparez des templates. Utilisez les raccourcis clavier : Ctrl+N pour nouvel événement, Ctrl+S pour sauvegarder. Activez les notifications : soyez alerté dès qu'un devis est ouvert ou signé.
Besoin d'aide ?
Notre équipe support est disponible du lundi au vendredi, 9h-18h. Utilisez le chat en bas à droite de l'application ou envoyez un email à support@joinways.com. Temps de réponse moyen : moins de 2 heures.